Como definir marcos do projeto para aumentar a produtividade

Iniciar um projeto sem marcos é como trabalhar o dia todo sem pausas. Além de ficar exausto, você ficará entediado.

Os marcos do projeto lhe dão motivos para se empolgar com seu projeto, mesmo quando o final está longe. Eles mostram as recompensas de seus esforços e o inspiram a trabalhar mais.

Neste artigo, discutiremos a importância dos marcos do projeto e como definir marcos de projeto eficazes para o sucesso.

O que é um marco do projeto?

Os marcos do projeto são pontos específicos que indicam quando um evento, fase ou objetivo é concluído em um projeto. Marcos eficazes ajudam você a acompanhar um projeto e as coisas necessárias para completá-lo.

Os marcos do projeto abrangem toda a vida útil de um projeto, do início ao fim. Assim como os postes de sinalização na estrada, eles incitam você a terminar um projeto.

Alguns exemplos comuns de marcos do projeto são a aprovação do projeto, o financiamento do projeto e a montagem dos membros da equipe do projeto.

Por que os marcos do projeto são importantes?

Os marcos são os pilares que sustentam um projeto de sucesso. Sem marcos do projeto, seu projeto pode começar a parecer cansativo ou chato. Este é o caso, especialmente com grandes projetos que levam muito tempo para serem executados. Os marcos do projeto estão entre as coisas que mantêm sua equipe motivada durante toda a jornada.

Aqui estão alguns da importância dos marcos do projeto.

1. Colaboração eficaz

Ter marcos em um projeto ajuda você a delegar tarefas para marcar os marcos. Em vez de ter membros da equipe ociosos, eles estarão constantemente envolvidos, fazendo contribuições positivas para o projeto.

Haverá um aumento de produtividade quando houver colaboração dentro da equipe, e todos sabem o que precisam fazer em cada ponto. Os resultados serão evidentes em suas performances.

Os marcos que envolvem testes e inspeções incentivarão os funcionários a lidar com suas tarefas adequadamente para passar no teste.

2. Manter altos padrões

Qual padrão você deseja alcançar em seu projeto? Visar um padrão específico na saída final do seu projeto sem marcos não é viável. É mais fácil atender aos padrões acordados quando você os mede em diferentes marcos.

Certifique-se de que os marcos atinjam os padrões estabelecidos antes de marcá-los como concluídos. Você não pode atingir os padrões estabelecidos quando a qualidade de qualquer marco está abaixo das expectativas.

3. Tome decisões de gestão informadas

Definir marcos ajuda você a tomar melhores decisões em grupo para concluir seu projeto no prazo. Você saberá as etapas a serem seguidas, os recursos necessários e a quantidade de tempo necessária para o projeto. Estar ciente desses fatores importantes reduzirá a preguiça e o desperdício de tempo.

Sua equipe pode prosseguir com um projeto mesmo na sua ausência, porque eles sabem que têm os recursos para tomar as decisões certas. Isso também aumentará a produtividade e tornará sua equipe mais orientada para a ação.

4. Identificar possíveis desafios

Uma maneira eficaz de resolver um problema é identificar o problema de antemão, e os marcos ajudam você a fazer isso. Os desafios em seu projeto podem ser orçamento insuficiente, falta de recursos ou membros da equipe.

Você pode identificar os desafios que podem impedir a conclusão bem-sucedida de um marco e enfrentá-los imediatamente. Se você negligenciar esses desafios, as consequências podem surgir quando você menos espera.

5. Motive a equipe

A motivação da equipe é essencial para o sucesso de um projeto. Como gerente de projeto, você precisa motivar sua equipe para continuar empurrando, e você pode fazer isso com marcos.

Os marcos revelam o estágio atual de um projeto e incentivam a equipe a se esforçar mais para completá-lo. Na ausência de marcos, sua equipe não pode medir seu desempenho.

6. Monitorar prazos

Quer ter controle sobre os prazos do seu projeto? Os marcos informam quando você precisa iniciar e terminar uma tarefa específica. Acompanhar seu projeto permitirá que você cumprir o prazo e terminar as tarefas sem pressão desnecessária.

Não estar no controle de seus prazos pode levar a uma baixa produtividade e você acabará não concluindo o projeto.

5 dicas para definir marcos de projeto eficazes

Antes de finalizar os marcos do projeto, você precisa ter certeza de que eles são realistas e alcançáveis. Definir marcos para se excitar é contraproducente. Você ficará desapontado quando não conseguir cumprir os marcos, e isso afetará sua atitude em relação ao projeto inteiro.

Aqui estão algumas dicas para definir marcos de projeto eficazes.

1. Escolha o momento certo

Ter seus marcos muito próximos um do outro cria uma falsa sensação de progresso. Espace seus marcos bem o suficiente para que os resultados sejam significativos para todo o projeto.

Certifique-se de que seus marcos sejam desafiadores e leve um certo tempo para completá-los. No entanto, não os mantenha muito distantes, pois isso pode levar à perda de motivação.

Não tem certeza de como espaçar seu projeto? Use uma ferramenta como ProofHub para dividir seu projeto em vários marcos e acompanhar o tempo de execução.

2. Objetivo de progressão

Para que seus marcos sejam eficazes, você deve garantir que eles o aproximem vários passos do final do seu projeto. Um bom marco move você do ponto A para o ponto B. Se um marco deixa você no mesmo ponto, não é progressivo.

Para tornar seus marcos progressivos, você deve garantir que eles não se sobreponham. Cada marco deve ser independente de outro. Use ferramentas de gerenciamento de projetos como Brightpod para garantir que seus marcos não se sobreponham para manter o fluxo de trabalho em movimento.

3. Simplifique os marcos

Os marcos mais eficazes são simples e facilmente compreendidos por todos da equipe. Se os membros da equipe não entenderem os componentes de um marco e como alcançá-lo, eles terão dificuldade para fazê-lo.

Você pode aproveitar as ferramentas de gerenciamento de projetos, como Planejador de marcos para simplificar seus marcos em bits abrangentes para facilitar o entendimento.

4. Crie acessibilidade fácil

Como gerente de projeto, você deve sempre disponibilizar os marcos do projeto para os membros de sua equipe. Ocultar qualquer parte do marco causará um atraso no fluxo de trabalho. A menos que seja um projeto privado, mantenha seus marcos abertos para que os membros da equipe sigam a progressão. Eles exercerão mais pressão para atingir marcos próximos.

Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Kissflow para disponibilizar os marcos do seu projeto para os membros de sua equipe. Eles podem acessar o painel do seu projeto remotamente a qualquer momento em seu armazenamento baseado em nuvem.

Os marcos do seu projeto não serão eficazes se ninguém os levar a sério. Faça com que os membros de sua equipe entendam a importância de cumprir cada marco, responsabilizando-os.

Se a equipe não atingir um marco, alguém ou um grupo de pessoas deve ser responsabilizado por isso. Caso contrário, seus funcionários ficarão relutantes em fazer o trabalho.

Mantenha-se motivado com os marcos do projeto

A satisfação que vem com a conclusão de um projeto com sucesso não tem preço. Os membros da equipe se sentirão orgulhosos de si mesmos por fazerem um ótimo trabalho.

Os marcos do projeto são indicadores de que você e sua equipe estão no caminho certo. Quando o projeto fica difícil e você sente vontade de desistir, os marcos que você completou o motivarão a continuar. Se você pode cumprir esses marcos, você pode realizar os que estão à frente.

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