5 ferramentas que você pode usar quando estiver ficando para trás no trabalho

Você está sobrecarregado com o número de tarefas que precisa terminar em um curto período de tempo?

Se sim, então as chances são de que você esteja preso em uma posição em que tudo é importante e tudo precisa ser feito agora. E você pode ter começado a pensar que viver de café, ficar acordado a noite toda e terminar o trabalho é a única opção que resta.

Felizmente, esse não é o caso. Aqui, listaremos as cinco principais coisas que você precisa fazer quando estiver atrasado no trabalho; e sobrecarregar-se não é um deles. Então, vamos começar.

1. Comunique-se abertamente e receba ajuda de Magia

A primeira coisa que você precisa fazer é comunicar abertamente com seu chefe e colegas de trabalho. Se seu chefe continua atribuindo novas tarefas a você, é hora de se reunir com ele e discutir o problema que está enfrentando atualmente.

No entanto, em vez de dizer a eles imediatamente que você tem muito trabalho e não pode mais trabalhar, discuta com eles os projetos em que está trabalhando no momento. Peça a eles para ajudá-lo a priorizar as tarefas nas quais eles querem que você trabalhe primeiro.

Sabendo disso, seu chefe entenderá a situação. As chances são de que eles atribuam as novas tarefas a outra pessoa. E se você tiver sorte, eles também podem estender os prazos para aqueles em que você está trabalhando atualmente. Além disso, você deve conversar com seus colegas sobre sua carga de trabalho, e eles poderão elaborar um plano de ação para terminar o trabalho no prazo.

Por fim, peça ajuda. A plataforma online Magic ajuda você a encontrar um assistente virtual, que você precisará pagar por minuto. Você pode delegar todas as coisas que precisa fazer a esse assistente, mas isso não requer sua experiência. Por exemplo, marcando compromissos, pesquisando algo ou até mesmo pedindo comida e café.

Além disso, você pode contratar assistentes a preços muito baratos em sites como Upwork ou Fiverr para tarefas mais complexas. Eles podem ajudá-lo a concluir algumas das subtarefas do projeto que você pode delegar facilmente, por exemplo, editar ou revisar um conteúdo.

2. Priorize tarefas com Trello

Quando você está com pouco tempo e tudo parece urgente, a priorização é a chave.

Assim, priorize as tarefas com base nos prazos e no tempo que levará para completá-los. Por exemplo, se você tiver quatro dias restantes para enviar uma tarefa que levaria de 4 a 5 horas para ser concluída e um prazo de uma semana para outro projeto que pode levar de 18 a 20 horas para terminar, priorize o antigo. Você também pode dividir a tarefa mais longa em várias subtarefas para facilitar para você.

Quando terminar de priorizar, use o Trello para obter essas subtarefas e tarefas em sua lista de tarefas com uma data de vencimento que você definiu para cada uma delas.

A plataforma é gratuita para uso individual e permite que você crie vários quadros e cartões e liste suas tarefas sob eles. Por exemplo, se você tiver que enviar um projeto X até esta semana e um projeto Y na próxima, considere criar dois cartões o quadro Kanban do Trello e liste todas as subtarefas que você precisa concluir com datas de vencimento antes do envio final Encontro: Data.

Você também pode adicionar outros membros da equipe à lista. Mencione-os, atribua tarefas e discuta as coisas na seção de comentários, se necessário. Se você contrate um assistente virtual, você pode atribuir tarefas diretamente a eles no Trello e saber se as coisas estão sendo executadas no prazo.

3. Redefina seu cérebro com meditação guiada

Quando você está atrasado no trabalho, ficar acordado até tarde da noite, tomar um café após o outro e trabalhar até que seus olhos simplesmente não consigam acompanhar pode intrigá-lo. Mas pense novamente; nosso cérebro e corpo precisam reabastecer. Tomando um noite inteira de sono irá ajudá-lo a atualizar e trabalhar na sua melhor velocidade. Por outro lado, não fazer isso pode resultar em desempenho medíocre.

No entanto, quando você está atrasado no trabalho, se estressar e não conseguir dormir parece justificável. Mas você pode consertar. Tudo o que você precisa fazer é chegar ao escritório duas horas mais cedo no dia seguinte para concluir sua tarefa pendente. Além disso, reserve algumas horas nos fins de semana para concluir o trabalho.

Com isso em mente, dormir sem ansiedade é possível. Para simplificar, faça meditação guiada. Baixe o aplicativo Calm ou salve o vídeo do YouTube abaixo e reproduza-o quando estiver na cama.

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4. Procrastinar Produtivamente com FocusMe

Quando você está sobrecarregado, você procrastina. É a fuga mais fácil de todos os problemas do mundo. Mas vem com um preço maior a pagar. Mas e se você pudesse procrastinar e ainda conseguir riscar coisas da sua lista de tarefas?

Apenas faça engenharia reversa de como a procrastinação funciona. Comece bloqueando coisas desnecessárias que podem tentá-lo enquanto procrastina e trabalhe nas subtarefas menores que você precisa fazer. A plataforma FocusMe pode ajudar a bloquear coisas desnecessárias do seu desktop ou Mac, e o Trello pode ajudar a listar os itens a serem feitos para uma procrastinação produtiva.

Dessa forma, você será produtivo e fará as coisas, mesmo procrastinando. A motivação vem da ação, e nunca é o contrário. Dessa forma, quando você começar a se sentir um pouco estranho trabalhando nas tarefas de baixa prioridade, sentirá vontade de voltar às mais importantes.

5. Faça pausas produtivas

Além de trabalhar horas extras e procrastinar, fazer pausas produtivas é igualmente importante. Você pode considerar fazer uma pausa a cada 90 minutos de trabalho ou depois de terminar uma tarefa completamente.

Durante esses intervalos, considere comer algo saudável, fazer algo que o relaxe, como ouvir música ou dar um passeio.

No entanto, você deve evitar desperdiçar essas pausas verificando seus e-mails ou mídias sociais. Para fazê-lo funcionar, considere gastar de 20 a 30 minutos respondendo a todas as conversas necessárias antes de iniciar seu trabalho. Em seguida, desative as notificações.

Além disso, você precisa garantir que você mantenha o controle do tempo enquanto estiver de folga. Portanto, defina um cronômetro no aplicativo Relógio normal do seu telefone e volte para sua mesa assim que seu tempo de lazer terminar.

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Não se estresse por ficar para trás no trabalho

Até agora, você deve ter entendido que é possível concluir seu trabalho sem ficar sobrecarregado. Tudo o que você precisa fazer é se comunicar abertamente, priorizar suas tarefas, garantir o sono e as pausas adequadas e aproveitar a procrastinação.

Essas dicas podem parecer pequenas, mas podem fazer maravilhas quando você as segue corretamente.

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