Como evitar o uso excessivo de ferramentas de comunicação e colaboração

As ferramentas de colaboração e comunicação são vitais para o sucesso de qualquer projeto, principalmente para equipes remotas. Eles ajudam a aumentar a produtividade e as conexões entre os funcionários, permitindo que eles acessem informações de qualquer lugar a qualquer momento.

No entanto, muitas opções podem se tornar estressantes, especialmente quando você precisa começar cada dia de trabalho fazendo malabarismos entre várias ferramentas para se manter atualizado. Este artigo explorará algumas dicas e ferramentas para ajudá-lo a usar as ferramentas de colaboração com mais eficiência.

Sobrecarregar sua equipe com colaboração ferramentas não é a solução para uma melhor produtividade; pelo contrário, pode levar a:

• Menor produtividade porque sua equipe passa mais tempo buscando informações em várias plataformas do que realizando tarefas.
• Projetos atrasados ​​porque a comunicação fica entre as rachaduras.
• Colaboração reduzida porque algumas pessoas podem ter dificuldades para se familiarizar com várias plataformas de colaboração.
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• Difícil acesso à informação quando você precisa.
• Fazer malabarismos entre vários aplicativos de colaboração pode levar a mudança de contexto e menor eficácia.
• Gastos desnecessários, pois muitas dessas soluções de software têm recursos sobrepostos e exigem uma taxa de assinatura.

Então, se as ferramentas de colaboração são cruciais para o trabalho em equipe, como você pode evitar esses problemas?

1. Priorize as necessidades da sua equipe e da empresa

É importante começar percebendo que a colaboração eficaz não é sobre tecnologia – é sobre seu pessoal e como eles interagem para alcançar objetivos comuns. As ferramentas de colaboração e comunicação vêm para possibilitar e facilitar isso.

Portanto, você deve começar avaliando as necessidades da sua empresa e que tipo de cultura deseja construir para sua equipe. Além disso, tenha uma visão clara de que tipo de tarefas sua equipe realiza no dia-a-dia e as melhores maneiras de interagir entre si.

Por exemplo, se você deseja promover a confiança e a liberdade de trabalhar em horários flexíveis, escolha soluções digitais que permitem a comunicação assíncrona e colaboração, como Torção e Yac, poderia funcionar melhor. Essas ferramentas capacitam seu pessoal a manter o foco durante sua linha do tempo mais produtiva.

Por outro lado, se sua equipe está em movimento e você valoriza a comunicação em tempo real, ferramentas que facilitam a comunicação síncrona e oferecem acesso desktop e móvel, como Folga, pode ser sua melhor opção.

Depois de ter uma ideia clara de suas necessidades e do tipo de cultura que deseja promover, é mais fácil restringir o número de opções que se alinham à sua abordagem de trabalho. Escolher uma ferramenta apenas porque ela é popular pode alterar inadvertidamente a cultura e o sistema operacional da sua empresa, levando a resultados improdutivos.

2. Aproveite as suítes de espaço de trabalho

Tendo avaliado as necessidades da sua empresa e na tentativa de reduzir o número de ferramentas de colaboração que você está usando, você Você pode começar analisando plataformas multifuncionais ou versáteis que oferecem uma variedade de recursos necessários para operar seu o negócio.

Essas soluções são projetadas especificamente para reunir tudo, combinando recursos essenciais e funcionalidades de vários aplicativos em uma única plataforma, eliminando o incômodo de abrir vários programas para acessar em formação.

Ao fazer isso, eles ajudam a economizar tempo e dinheiro, tornando mais fácil para todos fazerem as coisas sem perder nenhuma atualização. Eles são ideais para pequenas e médias empresas que não precisam necessariamente dos mais recentes sinos e assobios, mas sim de uma solução simples e direta que os ajuda a operar sem problemas.

Essas ferramentas permitem trocar mensagens, ligar, fazer anotações, atribuir tarefas e até planejar projetos – tudo em um único lugar. Alguns exemplos de melhores suítes de espaço de trabalho que fornecem vários recursos para otimizar seu fluxo de trabalho incluem Espigão ou Mesma página. Você pode usar uma dessas ferramentas para reunir todas as suas atividades.

Suponha que sua organização se especialize em uma linha de trabalho específica e sua plataforma multifuncional pareça ser um “pau para toda obra, mestre em Nenhum." Nesse caso, você deve considerar encontrar as melhores soluções adequadas para funções individuais que podem ser facilmente integradas a cada de outros.

Se o gerenciamento de projetos for seu foco principal, talvez você queira pesquisar ferramentas com recursos como criação de tarefas e atribuição, funcionalidades de pesquisa robustas, várias visualizações de painel, relatórios de status do projeto e modelos.

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No entanto, você também deve considerar soluções de gerenciamento de projetos que ofereçam oportunidades de integração com outras ferramentas, por exemplo, Colmeia, segunda-feira. com, ou Wrike. Dessa forma, você pode usar algumas ferramentas adequadas para fins específicos e conectá-las para obter resultados ainda melhores.

Além disso, essas ferramentas são fáceis de usar, tornando mais fácil para todos aprenderem e usá-las de forma eficaz.

4. Criar repositório de conhecimento centralizado

Como mencionamos acima, uma das principais desvantagens de usar muitas ferramentas de colaboração é que os funcionários perdem um tempo precioso pular de uma plataforma para outra para acessar informações ou incomodar outros colegas com perguntas que foram respondidas várias vezes.

Para evitar isso, você pode armazenar todas as informações essenciais em uma base de conhecimento centralizada e de fácil acesso de qualquer lugar. Você pode usar um wiki interno da empresa ferramenta como Tettra para manter tudo, desde políticas para toda a empresa e tutoriais de instruções até informações específicas sobre produtos. Qualquer pessoa com permissão pode adicionar e editar arquivos, criando uma plataforma de colaboração intuitiva que ajuda os funcionários a compartilhar informações entre si.

A ideia é que cada membro da equipe possa ir direto para essa base de conhecimento para encontrar informações e obter respostas para quaisquer dúvidas ou problemas que possam ter.

Comece sua jornada para uma comunicação e colaboração eficazes agora

Se você está lidando com muita confusão quando se trata de ferramentas de comunicação e colaboração, considere implementar as soluções acima.

Ao usar as melhores soluções e estratégias digitais de colaboração possíveis para o seu negócio, você está um grande passo para se tornar mais produtivo, economizar dinheiro a longo prazo e melhorar o desempenho geral.

À medida que você cresce e sua empresa se torna mais exigente, você sempre pode revisar seus processos para atender às suas necessidades em constante mudança.

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