As 4 melhores dicas para reduzir a sobrecarga de e-mail

Na maioria das vezes, gastar horas do seu dia de trabalho em comunicação não é o uso mais produtivo do seu tempo. Idealmente, ferramentas de comunicação como e-mail devem capacitá-lo a fazer o seu melhor trabalho, e não o contrário.

Infelizmente, o e-mail se tornou uma forma abrangente de comunicação que pode facilmente sugar seu dia, roubando seu tempo e produtividade.

Neste artigo, apresentaremos algumas estratégias e ferramentas práticas para combater a sobrecarga de e-mail.

O que é sobrecarga de e-mail e como isso afeta sua produtividade?

A sobrecarga de e-mail é a incapacidade de acompanhar o número de e-mails que você recebe ou envia. Ocorre quando você tem mais mensagens em sua caixa de entrada do que você pode lidar razoavelmente.

Então, quais são os sinais de que você está lutando com a sobrecarga de e-mail?

• Você sente que está constantemente atrasado em seu e-mail e parece que nunca consegue alcançá-lo.
• Você fica estressado toda vez que verifica seu e-mail porque tem muitas mensagens para lidar.
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• Você está recebendo muitos e-mails de acompanhamento porque luta para acompanhar suas mensagens.
• Você tem um forte desejo de verificar constantemente seu e-mail, mesmo quando está ocupado com outras tarefas ou mesmo quando está tentando relaxar em casa.

Você não está sozinho se estiver enfrentando alguns desses sintomas. A sobrecarga de e-mail é um problema comum que muitas pessoas enfrentam, mas como chegamos aqui? Existem muitas razões pelas quais a sobrecarga de e-mail se tornou uma preocupação, principalmente a ampla adoção do e-mail como o principal meio de comunicação interna no local de trabalho.

Isso piorou com a expansão da força de trabalho remota, pois as interações pessoais se transformaram em comunicação por e-mail. Por último, mas não menos importante, a cultura de trabalho em tempo real e sempre ativa significa que as pessoas devem estar sempre disponíveis para responder a e-mails, mesmo fora do horário de trabalho.

Todos esses fatores resultaram em uma situação em que as pessoas estão gastando cada vez mais tempo no e-mail, levando a várias consequências negativas, incluindo:

• Aumento dos níveis de estresse
• Dificuldade em manter o foco
• Dificuldade em cumprir prazos
• Aumento da sensação de opressão
• Reduzido produtividade devido à mudança de contexto.

Essas consequências não se limitam aos indivíduos, pois podem ter um efeito cascata na equipe ou na empresa. Então, como você pode combater a sobrecarga de e-mail e recuperar o controle de seu tempo e produtividade?

As melhores dicas para lidar com a sobrecarga de e-mail

1. Atividade de e-mail em lote

O agrupamento de tarefas é uma técnica de produtividade eficaz que envolve agrupar tarefas semelhantes e completá-las dentro dos prazos designados. Você pode aplicar essa abordagem ao e-mail agrupando todas as atividades relacionadas a e-mail em intervalos de tempo específicos.

Como ler ou responder a e-mails não é necessariamente uma tarefa mentalmente exigente, você pode definir o tempo fora de suas horas produtivas para fazer isso, por exemplo, no início da manhã ou no final da tarde, dependendo do seu cronótipo. Essa estratégia pode ajudá-lo a evitar a tentação de verificar constantemente seu e-mail e ser sugado para um vórtice de e-mail.

Você pode usar aplicativos de batelada de tempo Como calendário do Google para bloquear o tempo para atividades relacionadas a e-mail. Você também pode personalizar suas notificações por e-mail para serem recebidas apenas durante os intervalos de tempo de atividade de e-mail.

2. Cancelar assinatura de e-mails desnecessários

Todos aqueles boletins informativos irritantes e e-mails promocionais que você assinou anos atrás, mas nunca leu, podem ser uma fonte significativa de sobrecarga de e-mail. Cancelar a inscrição desses e-mails pode organizar sua caixa de entrada.

Existem muitas maneiras de cancelar a assinatura de e-mails, mas a mais comum é encontrar um link “cancelar assinatura” na parte inferior do e-mail. No entanto, se você se inscreveu em centenas de e-mails, cancelar a inscrição um de cada vez pode ser uma tarefa assustadora. Se este for o caso, há muitos ferramentas que podem ajudá-lo a organizar seus e-mails, Incluindo Unroll.me, que permite cancelar a inscrição em massa de e-mails com apenas alguns cliques.

Por fim, você também pode configurar uma conta de e-mail separada para mensagens promocionais para organizar sua caixa de entrada principal. Dessa forma, você limita o acesso ao seu endereço de e-mail principal/trabalho apenas a mensagens importantes.

3. Configurar filtros de e-mail

Os filtros gerenciam seu e-mail com eficiência, classificando automaticamente suas mensagens em pastas específicas com base em determinados critérios. Por exemplo, você pode configurar um filtro para excluir automaticamente e-mails de um remetente específico antes que eles cheguem à sua caixa de entrada.

Os filtros podem ajudá-lo a gerenciar seu e-mail com mais eficiência:

• Ajudando você a se manter organizado.
• Evitando que e-mails irrelevantes entupam sua caixa de entrada.
• Permitindo que você encontre rapidamente e-mails com base em critérios específicos.

Você pode configurar filtros em seu cliente de e-mail; por exemplo, você pode aproveitar esses filtros inteligentes do Gmail ou use um serviço de filtragem de e-mail como SaneBox.

Idealmente, o e-mail não deve ser o único meio de comunicação em seu local de trabalho. Você pode usar o email para propósitos específicos, por exemplo, para atualizar um cliente em um projeto ou entregar conteúdo de formato longo.

Em muitos casos, você pode usar outras ferramentas de comunicação interna, como:

• Folga é um aplicativo de mensagens de trabalho que permite que você se comunique com colegas de trabalho e equipes. Você pode usá-lo para várias finalidades, como compartilhar arquivos, ter conversas em grupo e criar canais para projetos específicos.
• Torção é um ferramenta de comunicação assíncrona que capacita os colegas a trocar mensagens sem a pressão ou expectativa de uma resposta instantânea. É ideal para equipes que desejam superar interrupções constantes de notificações e ter mais controle sobre seu tempo.
• Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite acompanhar o progresso das tarefas, compartilhar arquivos e comunicar-se com os membros da equipe. É uma excelente ferramenta para trabalho baseado em projetos ou equipes que precisam colaborar em tarefas.
• Espigão é uma solução de e-mail tudo-em-um que pode ajudá-lo superar a sobrecarga de e-mail e aumentar a produtividade. Você pode usar o Spike para integrar todas as suas contas de e-mail existentes, organizar sua caixa de entrada, colaborar com colegas e muito mais.

Recupere o controle sobre sua caixa de entrada de e-mail para aumentar sua produtividade

A sobrecarga de e-mail pode ser um grande assassino de produtividade. No entanto, aproveitando as estratégias e ferramentas descritas neste artigo, você pode reduzir a confusão em sua caixa de entrada e recupere o controle sobre suas comunicações por e-mail, aumentando sua produtividade no processo.

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