4 dicas de produtividade para verificar sua caixa de entrada

Todos nós já estivemos lá. Você está focado na tarefa em mãos quando recebe um e-mail de um colega de trabalho que desvia seu foco da tarefa em questão. Curioso, você clica nele para ver como pode ajudar, mas realmente não é algo que precise de uma resposta imediata.

Ainda assim, você pode se perguntar se deve voltar a eles agora ou tentar recuperar seu foco – o que pode ser especialmente desafiador quando ocorre com frequência ao longo do dia.

Neste artigo, mostraremos algumas dicas que podem ajudá-lo a se manter produtivo ao verificar seus e-mails.

1. Limite a quantidade de vezes que você verifica sua caixa de entrada diariamente

Se você está clicando em sua caixa de entrada cada vez que recebe um e-mail – ou está antecipando um – você está constantemente quebrando seu foco. Você também deve considerar o tempo que leva para voltar ao trabalho após ser interrompido, especialmente se estiver respondendo a cada e-mail imediatamente.

Embora você possa se sentir ocupado, esse vai e vem pode não ser a maneira mais produtiva de trabalhar. Você quer verificar o seu

caixa de entrada com a intenção de esvaziar sua lista de e-mails.

A menos que seu trabalho realmente exija uma resposta imediata a todos os e-mails, tente limitar o número de vezes que você verifica sua caixa de entrada diariamente. Como sugestão, você pode verificar e priorizar seus e-mails duas a três vezes ao dia – uma vez ao chegar ao trabalho, uma vez após o horário de almoço e talvez uma hora antes de terminar o dia.

No entanto, é melhor criar uma rotina que funcione com sua agenda e com aqueles com quem você trabalha. Embora você possa dar respostas imediatas, isso não significa que você sempre precise fazê-lo, especialmente se estiver focado em uma tarefa ou prazo importante.

Claro, você terá pessoas para quem precisa voltar mais cedo ou mais tarde, seja seu chefe, um cliente ou um colega de trabalho prioritário. Ao verificar sua caixa de entrada, priorize sua resposta. Você também pode ativar alertas para quando essa pessoa enviar um e-mail para você não perturbe ou simplesmente ajustar o número de vezes que sua caixa de entrada verifica se há novos e-mails.

Cabe a você se você deseja ajustar suas configurações de notificação para silenciar completamente certos e-mails. No entanto, para evitar perder algo super importante, você pode apenas dar uma olhada no destinatário e na linha de assunto da notificação e voltar rapidamente aos trilhos, se puder esperar.

2. Evite lidar com o mesmo e-mail duas vezes

Você já abriu e leu o mesmo e-mail várias vezes para se atualizar antes de agir? Isso pode ser um desperdício de seu tempo e foco.

Você pode evitar isso agindo cada vez que abrir um. Decida se requer uma resposta, você pode arquivar ou arquivar, ou se é lixo ou algo que você pode simplesmente excluir.

Decidir responder não significa que isso precisa acontecer imediatamente, mas adicione um sinalizador ou algum tipo de lembrete para que você saiba fazer isso na próxima vez que estiver lidando com seus e-mails.

Sua caixa de entrada também pode ter um recurso para lembretes por e-mail. Por exemplo, o Spark permite que você adie mensagens por um período de tempo e o lembrará delas em uma data e hora específicas. Ele também permite que você defina um lembrete para acompanhar um e-mail enviado se você ainda não recebeu uma resposta do destinatário.

Qualquer coisa em sua caixa de entrada que não exija uma resposta, arquivo, lixo ou lixo imediatamente – a maioria dos provedores de e-mail torna isso super fácil, então é melhor fazer e fazer.

Também ajuda criar algumas regras para você com base no volume de e-mails que você recebe. Por exemplo, quem é prioridade e seu tempo de resposta. Outros também se acostumarão com isso e saberão que você lhes dará uma ótima resposta, mas não imediatamente.

Se você descobrir que há um e-mail que está adiando, use o comer o método sapo para fazê-lo.

3. Cancelar a assinatura de boletins informativos e e-mails de marketing inúteis

É provável que você receba notificações suficientes durante o dia sem o ruído adicional de boletins informativos e e-mails de marketing. É fácil deixar passar e deixá-los se acumularem na sua caixa de entrada porque você está ocupado.

No entanto, peneirá-los é outra tarefa que tirará seu foco e produtividade. Isso é especialmente verdadeiro se o remetente escreveu o e-mail bem o suficiente para que você clique e leia sem realmente saber por que você está.

A menos que seja algo sobre o qual você realmente vai agir, como ler o conteúdo do criador ou aproveitar as vendas da empresa, cancele a inscrição. Economize o tempo e a energia que você colocaria nesses e-mails e os coloque em algo mais significativo ou relaxante.

Se você gosta de ler boletins informativos e e-mails de marketing, experimente um provedor de e-mail como o Spark, que oferece a Caixa de entrada inteligente.

O recurso Caixa de entrada inteligente separa boletins e mensagens de serviços de e-mails pessoais. Também silencia notificações de estranhos e mensagens automáticas.

4. Bloquear lixo eletrônico—endereços e domínios

Quando se trata de filtrar lixo eletrônico, alguns provedores de e-mail fazem um trabalho melhor do que outros. Mesmo uma escolha popular como o Outlook não é perfeita, permitindo que algum lixo eletrônico chegue.

No entanto, se alguém estiver enviando spam para você, você poderá bloquear o endereço de e-mail. Você também poderá bloquear todo o domínio se descobrir que está recebendo e-mails de nomes de usuário diferentes, mas do mesmo endereço da web.

Se você usa o Outlook, pode encontrar esse recurso no lixo eletrônico seção do Correspondência guia em Configurações e Exibir todas as configurações do Outlook. O Gmail é outro provedor que permite que você bloquear facilmente endereços de e-mail e empresas.

Se você usa outro provedor de e-mail, verifique esse recurso pesquisando bloquear domínio de e-mail e o nome do provedor que você usa.

Lembre-se de que é melhor não clicar em cancelar a inscrição em um e-mail de spam, pois isso pode levá-lo a um site incompleto que deseja obter suas informações pessoais. Na verdade, evite interagir com eles, a menos que você o marque como spam ou os exclua.

Aumente sua produtividade limitando e-mails

Um e-mail é uma ferramenta útil na comunicação. No entanto, também pode se tornar uma distração quando não estamos prestando muita atenção.

Se você acha que passa muito tempo em sua caixa de entrada, por que não tentar uma ou mais dessas dicas para ver se isso ajuda?

Como assumir o controle de sua caixa de entrada de e-mail e manter-se produtivo

A verificação contínua de seus e-mails pode levar muito tempo. Essas dicas ajudarão você a controlar sua caixa de entrada e fazer mais.

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