As 6 melhores ferramentas para superar os desperdiçadores de tempo comuns no local de trabalho

Alguns blips ocasionais durante o seu dia de trabalho são inevitáveis. Mas, se essas distrações se tornarem hábitos consistentes, podem prejudicar a qualidade do seu trabalho e a produtividade.

Enquanto alguns assassinos de produtividade são aparentes, outros se disfarçam como tarefas necessárias. Se você não tomar cuidado, esses desperdiçadores de tempo podem facilmente se infiltrar no seu dia e desperdiçar horas. Reconhecer essas atividades e usar as ferramentas apropriadas para combatê-las pode ajudá-lo a recuperar o controle sobre seu tempo.

1. Espigão para reduzir a sobrecarga de e-mail

Ler e responder a e-mails é uma daquelas atividades de trabalho que podem parecer inócuas, mas podem consumir seu tempo rapidamente se não forem gerenciadas corretamente. Sobrecarga de e-mail pode ser causado por vários fatores, como caixa de entrada lotada, falta de organização ou não utilização de ferramentas de comunicação interna adequadas. Se não for verificado, a sobrecarga de e-mail também pode se tornar uma fonte significativa de estresse e ansiedade.

Entre no Spike, uma ferramenta de e-mail colaborativa amigável e robusta que pode ajudá-lo a obter uma lidar com sua caixa de entrada transbordando e aumentar sua produtividade. Para começar, o Spike permite unificar todas as suas contas de e-mail em um só lugar, para que você possa gerenciar facilmente todas as suas mensagens no mesmo painel. Ele também fornece uma série de recursos para ajudá-lo a organizar e priorizar seus e-mails, como Caixa prioritária, que separa as mensagens importantes dos e-mails não prioritários, permitindo que você se concentre na comunicação mais importante.

Além disso, você tem controle total sobre suas notificações por e-mail. Você também pode aproveitar os recursos de soneca e lembrete do Spike para reservar um tempo para ler e responder a e-mails (agrupe sua atividade de e-mail), em vez de deixá-los desperdiçar as horas produtivas do seu Dia De Trabalho.

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Um resumo dos desperdiçadores de tempo mais comuns no local de trabalho não estaria completo sem mencionar as mídias sociais. O fascínio de verificar o Facebook, Twitter ou TikTok pode ser difícil de resistir, mas essas atividades podem rapidamente consumir seu dia de trabalho sem que você perceba quanto tempo perdeu.

Se você está lutando para manter o foco no trabalho, o Unpluq é uma ferramenta que pode ajudá-lo a superar aplicativos que distraem, dificultando o uso deles. Tudo o que você precisa fazer é adicionar o aplicativo que deseja bloquear e selecionar sua barreira de distração, por exemplo, digitalizar um código QR, agitar o telefone por 5 segundos ou tocar em 7 botões. Você também pode personalizar os níveis de dificuldade dessas barreiras.

O Unpluq bloqueará todas as notificações do aplicativo e impedirá que você o abra até que o tempo definido termine ou você execute conscientemente a barreira de distração. O objetivo é ajudá-lo a quebrar o hábito de percorrer sem pensar seus feeds de mídia social e, em vez disso, concentrar-se em seu trabalho.

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3. IFTTT para automatizar tarefas repetitivas

Assim como sua atividade de e-mail, tarefas repetitivas podem se tornar os lobos em pele de cordeiro do seu dia de trabalho, entrando furtivamente e devorando seu tempo sem você perceber. Repetir as mesmas tarefas pode ser uma fonte significativa de desperdício de tempo e tédio no local de trabalho, especialmente se você puder automatizar esses processos para usar seu tempo e habilidades em tarefas de alto valor.

O IFTTT é uma plataforma que permite conectar diferentes aplicativos e dispositivos para criar “receitas” que automatizam tarefas. Você não precisa ser um programador para usar o IFTTT; tudo que você precisa é um compreensão básica da criação de uma receita.

Por exemplo, você pode usá-lo para postar automaticamente lembretes diários no seu canal do Slack ou adicionar tarefas Asana concluídas a uma planilha do Google, em vez de ter que fazê-lo manualmente. Você pode usar uma das várias receitas já criadas ou criar a sua própria com base em suas necessidades específicas.

Essa ferramenta automatiza efetivamente tarefas mundanas e repetitivas que, de outra forma, consumiriam seu tempo e energia.

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4. Yac para reduzir o tempo gasto em reuniões

As reuniões podem ser uma parte essencial do local de trabalho, mas também podem rapidamente se tornar uma perda de tempo se você não as gerenciar bem. Os trabalhadores remotos são particularmente afetados por reuniões desnecessárias, pois se tornaram uma maneira comum de as equipes permanecerem informadas.

Um dos principais problemas com reuniões, principalmente em locais de trabalho remotos com equipes espalhadas por todo o mundo, é que elas exigir que todos os participantes estejam online e disponíveis simultaneamente, o que pode ser um desafio devido ao fuso horário diferenças. Além disso, a comunicação síncrona nem sempre é a maneira mais produtiva de trabalhar, pois pode levar a distrações e interrupções.

Você pode usar ferramentas de comunicação assíncrona como o Yac para reduzir o tempo gasto em reuniões. Yac é um aplicativo de bate-papo que permite gravar e compartilhar mensagens de voz com sua equipe.

Deseja fornecer feedback sobre um projeto ou explicar um processo? Em vez de iniciar outra reunião do Zoom, você pode gravar uma mensagem rápida do Yac e aproveitar seus recursos de compartilhamento de tela para ajudar a ilustrar seu ponto.

Enviar uma mensagem de voz é mais rápido do que digitar, e sua natureza assíncrona significa que as pessoas podem ouvi-la conforme sua conveniência, ajudando a evitar reuniões desnecessárias e economizando tempo.

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5. RecueTime para evitar multitarefa e detectar outros desperdiçadores de tempo

A multitarefa é frequentemente apontada como um impulsionador da produtividade, mas o pesquisa conta uma história diferente. A multitarefa pode realmente levar à diminuição da produtividade devido à sobrecarga cognitiva. Além disso, a multitarefa pode ser uma fonte significativa de distrações, levando você a perder o foco e gastar mais tempo em tarefas que não precisa.

RecueTime é um aplicativo de rastreamento de tempo que pode ajudá-lo a controlar como você gasta seu tempo e bloquear suas maiores distrações para ajudá-lo mestre monotarefa. Ele é executado em segundo plano em seus dispositivos para rastrear os aplicativos e sites que você mais usa, bem como quanto tempo você gasta em cada um deles.

Essas informações podem ajudá-lo a identificar quais tarefas estão ocupando mais tempo e quais atividades estão fazendo com que você perca o foco. Você pode usar essas informações para detectar e eliminar outros desperdiçadores de tempo. RescueTime também tem um Trabalho de foco recurso que permite que você se concentre em seu trabalho por um período definido.

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6. Fone de ouvido ANC para reduzir o ruído de fundo

Encontrar um espaço tranquilo para se concentrar em seu trabalho nos escritórios abertos de hoje pode ser um desafio. Os trabalhadores remotos também podem ter problemas com o ruído de animais de estimação, crianças ou outras pessoas ao redor. O ruído de fundo pode ser uma distração significativa que impede você de entrar na zona.

Os fones de ouvido ANC (cancelamento ativo de ruído) podem ser uma ótima maneira de reduzir o ruído de fundo e melhorar seu foco. Ao cancelar o som do ambiente, os fones de ouvido ANC criam um espaço de trabalho sem ruído, permitindo que você mantenha o foco na tarefa em mãos.

Recupere o controle do seu tempo para melhorar sua produtividade

Colocar-se em uma posição forte que lhe permita fazer mais em menos tempo é a chave para o sucesso em qualquer campo. Para recuperar o controle de seu tempo e melhorar sua produtividade, você precisa ser proativo ao reconhecer os desperdiçadores de tempo comuns no local de trabalho e encontrar ferramentas e estratégias para eliminá-los. As ferramentas que mencionamos neste artigo podem ajudá-lo a fazer exatamente isso.

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