5 dicas para escrever e-mails longos que os destinatários podem ler

O envio de e-mails longos para seus clientes e colegas de trabalho geralmente é desaprovado. No entanto, há momentos em que você só precisa enviar uma longa atualização ou visão geral.

Nesse caso, você vai querer fazer um favor a si mesmo e ao destinatário, indo direto ao ponto e garantindo que eles não precisem vasculhar longos parágrafos para obter informações.

Neste artigo, mostraremos algumas vezes que você pode usar para ajudar a tornar seus e-mails mais longos mais legíveis e fáceis de responder.

1. Use marcadores para resumir

Uma das coisas mais importantes a serem lembradas ao escrever um e-mail longo é que o destinatário provavelmente passará por ele. Ao fazer isso, eles podem perder informações ou perguntas importantes porque simplesmente havia muito para ler.

Ao escrever um e-mail longo, você quer garantir que seja fácil para o destinatário dar uma olhada e ainda encontrar as principais conclusões - em outras palavras, você quer ser preciso em seus e-mails. Dessa forma, eles obtêm as informações de que precisam e é provável que você obtenha uma resposta mais ponderada.

Cada uma das dicas deste artigo ajudará você a obter um e-mail mais fácil de ler e direto ao ponto, especialmente usando marcadores.

Escrever informações em forma de pontos não significa que você não pode ser conversador. Você pode estar em outras partes do seu e-mail, como a saudação e a aprovação. No entanto, resumir as informações em pontos fará com que a mensagem seja transmitida de forma rápida e eficaz.

Em vez de incluir todos os detalhes, identifique as principais informações de sua mensagem e evite ser prolixo. O destinatário não precisa de um play-by-play de cada tópico, ele só precisa dos pontos principais.

2. Use negrito para pontos importantes

Usar todas as letras maiúsculas em um e-mail não é profissional. No entanto, você pode dar ao seu leitor um aceno na direção certa com alguns negritos sutis. Claro, você não quer fazer isso para tudo, mas se houver uma determinada informação que você deseja garantir que eles vejam como uma data, lembrete ou ação, coloque em negrito.

O exemplo usa apenas negrito para os títulos e duas frases, ambas as quais o remetente deseja que o leitor tomar providências — procurando mais informações nas atas da reunião e não esquecendo encontro. Se ele estiver folheando o e-mail, é mais provável que isso chame sua atenção e ele possa ler o resto para contextualizar.

Como é apenas uma mudança sutil no texto, é menos provável que o destinatário sinta que você está gritando, como acontece com todas as letras maiúsculas.

3. Divida o e-mail em tópicos com títulos

Adicionar títulos aos seus e-mails pode parecer um pouco como enviar um romance ao seu destinatário, mas isso não significa que precisa haver uma tonelada de informações em cada um. Fazer isso simplesmente os ajuda a passar pelo e-mail mais rapidamente se houver certas informações que eles estão procurando ou precisarem consultar mais tarde.

Ao colocar o título em negrito e usar quebras de linha entre cada seção, você pode colocar espaço entre cada seção, facilitando a leitura, como em qualquer outro documento.

O uso de títulos é útil se você tiver vários tópicos que deseja abordar que não justifiquem e-mails separados, por exemplo, uma visão geral diária ou uma atualização de progresso.

4. Use formatação diferente para cotações

Se você precisar transmitir informações exatamente como alguém as escreveu, faça alterações sutis na formatação para ajudar a separá-las de sua própria narrativa. Dessa forma, não há confusão sobre onde sua mensagem termina e a outra começa.

As aspas podem fazer o truque, é claro, mas se você já tem muito texto antes e depois, pode crie um parágrafo longo que seja menos desejável para ler e mais desafiador para extrair informações rapidamente.

Outra coisa a ter em mente quando se trata de formatar texto em e-mails, você pode querer evitar o uso de várias fontes e cores, pois isso pode fazer com que um e-mail pareça pouco profissional.

5. Salvar perguntas até o final

Você já fez várias perguntas em um e-mail e obteve respostas para talvez metade? Isso pode acontecer mesmo nos e-mails ou mensagens mais curtos.

Tente salvar suas perguntas até o final e mantê-las curtas e diretas. Isso não apenas ajudará o leitor a vê-los, mas também não esquecerá o que você perguntou ao longo do caminho, porque você não apresentará mais informações depois.

Além disso, eles podem enviar uma resposta que responde às perguntas claramente na ordem em que você as fez.

Pode parecer bobo, mas pense em todos os e-mails, textos, mensagens e mídias digitais que são apresentados a você diariamente. É fácil se distrair com a sobrecarga de e-mail ou fazer com que uma informação se destaque sobre a outra.

Dica extra - seja específico em sua linha de assunto

Essa dica extra funciona para todos os emails em geral. Por ser específico em sua linha de assunto, você está ajudando o destinatário de várias maneiras: ele saberá exatamente do que se trata, poderá priorizá-lo e poderá encontrá-lo novamente mais tarde, se precisar consultá-lo.

Por exemplo, você pode usar palavras como acompanhamento, pergunta, lembrete, atualizar, ou relatório para que eles saibam o tipo de e-mail. Se for sobre uma reunião ou projeto específico, indique o nome. Se for um e-mail recorrente, inclua a data.

Enviando um e-mail com o assunto acompanhamento por si só não soa muito clicável ou importante, especialmente quando seu destinatário pode ter alguns outros e-mails com o mesmo título em sua caixa de entrada.

Você pode até informar as pessoas na linha de assunto se sua mensagem for urgente, mas certifique-se de reservar isso para assuntos que realmente são.

Comunicação é a chave

Enquanto alguns podem desaconselhar o envio de e-mails longos, às vezes você só precisa. A melhor coisa que você pode fazer para o seu destinatário é ir direto ao ponto e garantir que eles possam passar rapidamente. Isso não apenas os ajudará a encontrar as informações de que precisam inicialmente, mas também os ajudará a consultá-las novamente mais tarde.

Da próxima vez que você precisar enviar um e-mail longo, por que não tentar uma ou mais dessas dicas e ver como corre.

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