Como adicionar ou remover uma assinatura digital em arquivos do Microsoft Office

Todos assinamos documentos para diversos fins como ofícios, locações de nosso apartamento, documentos de projetos a serem compartilhados com colaboradores e pedidos de empréstimo.

No entanto, é mais simples e muitas vezes mais seguro colocar suas assinaturas em documentos se eles forem feitos digitalmente. Arquivos do Microsoft Office, como Word, Excel e PowerPoint, permitem adicionar assinaturas digitais facilmente. Vamos ver como é feito.

O que é uma assinatura digital e por que adicionar uma?

Uma assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica usada para validar a autenticidade e integridade de informações digitais, como e-mails, transações com cartão de crédito e documentos. Os arquivos do Microsoft Word e Excel podem ser assinados digitalmente e há muitas maneiras de assinar arquivos PDF também.

Se você estiver assinando digitalmente um documento, isso confirmará que as informações no documento foram originadas de você e não foram alteradas desde que você o assinou. Portanto, é como uma impressão digital virtual ou uma representação eletrônica de sua assinatura manuscrita.

Embora existam muitos aplicativos para assinar documentos online, o Microsoft Office permite que você crie assinaturas digitais em arquivos do Word, Excel e PowerPoint. Você não precisa imprimir um documento, assinar com uma caneta e depois digitalizá-lo e enviá-lo. Você pode simplesmente criar uma assinatura digital em um arquivo do Office e enviá-la por e-mail.

Adicionar uma assinatura digital ajuda a tornar o documento autêntico e oficial. Também garante o não repúdio, o que significa que comprova a todas as partes a origem do conteúdo assinado.

Além disso, de acordo com a Microsoft, assinaturas em arquivos do Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, que são carimbados por um servidor de carimbo de data/hora seguro, sob certas circunstâncias, têm a validade de um notarização.

Como fazer uma assinatura digital oficial

Você precisa ter um certificado de assinatura digital para confirmar sua identidade e torná-la oficial. Quando você envia um arquivo do Microsoft Office assinado digitalmente, o certificado digital é incluído junto com uma chave pública.

Os certificados digitais são emitidos por uma autoridade de certificação (CA). Um certificado geralmente é válido por um ano, após o qual o signatário deve renovar ou obter um novo certificado de assinatura para estabelecer a identidade.

Se você não deseja adquirir um certificado, ou precisa assinar o documento imediatamente, também pode criar seu certificado. No Windows, o processo de criação do certificado depende de qual versão do Windows você está usando: Windows 10, 8, 7, Vista ou XP.

Para saber mais sobre serviços de certificados digitais ou instruções sobre como criar seu certificado, visite esta página de suporte da Microsoft.

Como adicionar uma assinatura digital a um arquivo do Microsoft Office

Você pode adicionar assinaturas digitais a arquivos do Word, Excel e PowerPoint. Para adicionar uma assinatura digital, você precisa ter um arquivo de documento aberto do Word ou uma planilha do Excel. O processo para Word e Excel é semelhante, então vamos explorar como adicionar uma assinatura digital em um arquivo do Word.

1. No arquivo do Word aberto, por exemplo, no final onde você está assinando um documento, coloque o ponteiro onde deseja criar uma assinatura digital.
2. Clique no Inserir aba. A lista Linha de Assinatura estará no Grupo de Texto no canto superior direito.
3. Clique Assinatura do Microsoft Office Linha. Uma guia de configuração de assinatura é aberta para você preencher com alguns campos.
4. Adicione informações relevantes na caixa de diálogo Signature Setup: Signatário sugerido: (este seria o seu nome), Título do signatário: (sua designação), e Endereço de e-mail do signatário: (seu endereço de e-mail se você quiser dar).
5. Sob as instruções para o signatário, haverá uma instrução padrão: Antes de assinar este documento, verifique se o conteúdo que você está assinando está correto. Esta instrução pode ser alterada e abaixo haverá duas opções que você pode definir marcando o caixas de seleção: Permitir que o signatário adicione comentários na caixa de diálogo Assinar e Mostrar data de assinatura na assinatura linha.
6. Após preencher seus dados, clique em OK. Agora você poderá ver uma linha de assinatura com seu nome e título abaixo dela.

Agora vamos ver como adicionar uma assinatura na linha de assinatura.

1. Clique com o botão direito a linha de assinatura no arquivo. Em seguida, selecione Sinal do cardápio.
2. Você pode adicionar sua assinatura das três maneiras a seguir:
   • Se você quiser adicionar um sinal impresso seu, basta digitar seu nome próximo ao X símbolo.
   • Se você tiver uma imagem de sua assinatura, clique no botão Selecionar imagem de assinatura aba e clique Selecione a imagem— o Explorador de Arquivos será aberto e você poderá adicionar a imagem de sua assinatura navegando pelo computador.
   • Em terceiro lugar, se você tiver um tablet PC, também poderá adicionar uma assinatura manuscrita assinando ao lado de X na linha de assinatura.
3. Você também pode adicionar detalhes sobre o signatário (que seria você), como sua função e o endereço do local de produção, clicando no botão Detalhes botão.
4. Ao final, clique em Sinal no fundo.
5. Você receberá um prompt de confirmação de assinatura. Em seguida, sua assinatura aparecerá na linha de assinatura em seu documento. Agora você pode enviar seu documento assinado digitalmente.

Como remover uma assinatura digital

A remoção de uma assinatura digital é uma questão de alguns cliques.

1. Abra o arquivo do Microsoft Word ou Excel com uma assinatura digital.
2. Clique com o botão direito do mouse no Linha de assinatura.
3. Clique Remover assinatura. Um prompt será exibido solicitando que você confirme a exclusão da assinatura.

Sua assinatura digital será removida do documento. A edição do documento também removerá as assinaturas dele.

Como adicionar ou remover uma assinatura digital invisível

Ao contrário de uma assinatura visível, uma assinatura digital invisível não adiciona nenhuma marca ou texto ao documento. Em vez disso, uma assinatura invisível adiciona apenas metadados ao arquivo do documento para garantir a autenticidade do documento sem alterar seu conteúdo.

Você pode adicionar uma assinatura digital invisível a um arquivo do Microsoft Office com as seguintes etapas:

1. Abra o documento do Word, Excel ou PowerPoint e clique em Arquivo. O Informações seção será aberta.
2. Selecionar Proteger Documento.
3. Em seguida, no menu suspenso, selecione Adicionar uma assinatura digital.
4. A caixa de assinatura digital será aberta. Digite a finalidade para assinar o documento na caixa de diálogo.
5. Então clique Sinal.
6. O Informações seção mostrará que o documento foi assinado e marcado como final.

Depois que um arquivo for assinado digitalmente, ele se tornará um documento somente leitura para evitar outras alterações.

Também é fácil remover uma assinatura digital invisível.

1. Abra o arquivo com a assinatura digital invisível. Você verá duas mensagens na parte superior - uma que o documento está marcado como final e a segunda que diz que o documento contém assinaturas válidas.
2. No segundo Assinaturas linha de mensagem, clique em Ver assinaturas. O Assinaturas painel será aberto no lado direito do documento.
3. Clique no flecha ao lado do nome da assinatura.
4. Então clique Remover assinatura no menu suspenso.
5. Por fim, clique sim no prompt que aparece. E sua assinatura digital invisível será removida.

Dê autenticidade e segurança aos seus documentos de escritório com sua assinatura digital

As assinaturas digitais adicionam uma camada de confiança e autenticidade aos seus documentos. Transmite confiança aos seus colaboradores e aos destinatários dos seus documentos.

Além disso, você tem a tranquilidade de saber que seus documentos estão seguros e não podem ser adulterados. Portanto, torne suas transações oficiais e pessoais mais fáceis e seguras adicionando assinaturas digitais aos seus arquivos do Microsoft Office.

Como assinar digitalmente um documento do Microsoft Word

Leia a seguir

Sobre o autor