Como usar seus aplicativos de mensagens no local de trabalho com mais eficiência

Os aplicativos de mensagens mudaram, sem dúvida, a forma como nos comunicamos no local de trabalho, principalmente durante nossa transição para o trabalho remoto e longe do e-mail, que tem sido a ferramenta de comunicação de fato para grandes.

Apesar dos inúmeros recursos de aumento de produtividade que muitos desses aplicativos oferecem, também podemos argumentar que eles tendem a fazer o oposto.

Os aplicativos de mensagens estão matando sua produtividade? Ou, talvez, é como você os usa? Vamos mergulhar mais fundo.

5 maneiras diferentes de aplicativos de mensagens no local de trabalho podem limitar sua produtividade

1. Sobrecarga de informação

Até parece sobrecarga de e-mail não era um problema grande o suficiente, agora você tem que lidar com o fluxo constante de mensagens em seus aplicativos de bate-papo, que, na maioria das vezes, se tornaram as novas caixas de entrada. Como todos os e-mails indesejados em sua caixa de entrada, nem todas as mensagens em seus aplicativos de bate-papo merecem sua atenção.

Você provavelmente se viu em um canal do Slack em que não deveria estar ou em um canal lotado com muitos participantes, ou você tem colegas discutindo as últimas fofocas de celebridades em um canal destinado a assuntos relacionados ao trabalho questões.

O resultado é a sobrecarga de informações, que pode ser tão debilitante quanto uma caixa de entrada de e-mail lotada, levando à fadiga de decisões, estresse e, em última análise, à redução da produtividade.

2. Informações vitais se perdem

Um dos efeitos colaterais da sobrecarga de informações é que algumas informações vitais se perdem na confusão. Se você não adotar os processos corretos, as informações relacionadas ao trabalho podem rapidamente ser enterradas sob uma pilha de conversas sobre bebedouros ou discussões fora do tópico.

Você acaba gastando a maior parte do seu dia de trabalho vasculhando um mar de mensagens de um canal ou aplicativo de comunicação para outro na esperança de encontrar aquela informação crítica que você precisa. Isso pode ser um exercício de futilidade e uma enorme perda de tempo no local de trabalho.

3. Muitos aplicativos de comunicação

Qual ferramenta de comunicação interna você usa para se comunicar com seus colegas remotos? Equipes da Microsoft? Folga? E-mail? Whatsapp?

Talvez uma mistura de todos os itens acima?

Em sua busca pelo aplicativo de mensagens no local de trabalho mais novo e repleto de recursos, você pode ter instalado muitos deles, o que pode rapidamente se transformar em um pesadelo de produtividade.

Se você está constantemente pulando de um aplicativo para outro ao longo do dia, está perdendo tempo e fragmentando sua atenção, dificultando o foco em qualquer tarefa.

Dito isso, você pode querer encontrar maneiras de evite o uso excessivo de aplicativos de comunicação e colaboração em seu local de trabalho.

4. Você está "sempre ligado"

A conectividade constante e as expectativas de estar sempre disponíveis para responder às mensagens tornaram-se a norma no local de trabalho de hoje. No entanto, essa cultura de estar sempre "ligado" e trabalhar fora dos limites das horas de trabalho tradicionais pode levar a várias consequências indesejadas.

Primeiro, trabalhar mais horas não significa necessariamente ser mais produtivo. Na verdade, muitas vezes tem o efeito oposto. Se você estiver trabalhando até tarde da noite ou nos fins de semana, é provável que se esgote rapidamente, o que levará à redução da qualidade e do desempenho do trabalho.

Mas não se trata apenas de sua vida profissional, pois sua vida pessoal também pode começar a sofrer rapidamente. Há pouco tempo para relaxamento e rejuvenescimento quando você está sempre "ligado", levando a problemas de saúde mental e física.

5. Notificações intermináveis

Em sua busca para estar mais conectado na esperança de aumentar sua produtividade, você pode ter se inscrito inadvertidamente em um fluxo interminável de notificações de seus aplicativos de bate-papo. À primeira vista, esses pequenos pop-ups e dings vermelhos podem parecer inócuos, mas podem rapidamente se tornar uma grande distração, levando involuntariamente para mudança de contexto e produtividade reduzida.

Às vezes, apenas ver esses pop-ups vermelhos (mesmo que você não leia as mensagens) pode ser suficiente para fazer com que você perca o foco e interrompa seu fluxo.

Então, o que você pode fazer para evitar essas armadilhas de produtividade?

Principais estratégias para alcançar a comunicação produtiva no local de trabalho

1. Abrace a comunicação assíncrona

Colocar muita ênfase em respostas imediatas e comunicação em tempo real, especialmente quando os membros da equipe trabalham em fusos horários diferentes, pode acabar fazendo mais mal do que bem.

Em vez de esperar (ou pior, exigir) respostas instantâneas, aceite comunicação assíncrona. Esse estilo de comunicação permite que você responda às mensagens no seu próprio tempo, reduzindo as interrupções e permitindo que você se concentre em tarefas mais importantes.

Você nem sempre precisa adicionar outro aplicativo de comunicação ao seu arsenal quando encontrar um novo. Leva tempo para que todos em sua equipe se acostumem com uma nova ferramenta, então muitas vezes é melhor ficar com o que você tem, especialmente quando ela já oferece os recursos que você precisa.

Em vez de se inscrever em outro aplicativo, reserve um tempo para avaliar suas ferramentas existentes para ver se você pode integrá-las aos outros aplicativos que está usando para otimizar seu fluxo de trabalho. Dessa forma, você não precisará trocar de aplicativo com tanta frequência e poderá evitar a perda de produtividade associada.

3. Criar um Wiki Interno

A wiki interno é um repositório central para o conhecimento e as informações de sua equipe. É uma ótima maneira de manter todas as suas informações vitais organizadas e acessíveis em um só lugar.

Um wiki pode ajudar a reduzir a necessidade de comunicação constante, tornando mais fácil para os membros da equipe encontrar respostas para suas perguntas. Você também pode aproveitar seu wiki interno para criar um manual de comunicação com sua equipe para documentar as melhores práticas e diretrizes para toda a empresa.

Isso pode incluir qualquer coisa, desde como e quando usar ferramentas específicas, até definir o que você considera comunicação “urgente” e o tempo de resposta ideal.

A maneira como você usa suas ferramentas de comunicação e colaboração pode afetar significativamente sua produtividade. Se você for constantemente interrompido por notificações, tente personalizar suas configurações para minimizar as distrações.

Por exemplo, você pode desativar as notificações para canais ou conversas específicos, configurar o horário de Não perturbe ou até mesmo adiar as notificações completamente durante o tempo de foco programado. Ao personalizar suas ferramentas para atender melhor às suas necessidades, você pode retomar o controle de sua produtividade.

Além disso, se você estiver usando o Slack, poderá adicionar o Extensão @Must-Read ao seu espaço de trabalho para garantir que as mensagens urgentes sempre sejam vistas. Este aplicativo do Slack permite que você marque mensagens específicas como leituras obrigatórias, e os membros da equipe terão todas as mensagens críticas em um lote para evitar perder tempo percorrendo o histórico de bate-papo.

Use seus aplicativos de mensagens da maneira certa para maximizar a produtividade

Embora os aplicativos de bate-papo possam ser uma ótima maneira de aumentar a produtividade, eles também podem ser uma distração significativa se não forem usados ​​corretamente. Podemos concluir que depende principalmente de como você usa essas ferramentas.

Ao seguir as estratégias acima, você pode retomar o controle de sua produtividade e evitar essas armadilhas de produtividade.

Como superar a sobrecarga de colaboração em seu local de trabalho

Leia a seguir

Sobre o autor