8 erros comuns de comunicação a serem evitados em equipes virtuais (e o que fazer em vez disso)

Tendo mudado a forma como sua organização opera, é vital que você reserve um tempo para promover uma boa cultura de comunicação em seu espaço de trabalho virtual. Isso porque a maneira como você costumava interagir com os colegas em um ambiente de escritório tradicional não se traduz necessariamente no mundo virtual.

Portanto, reescrever sua cartilha de comunicação é a chave para o sucesso em uma equipe virtual, e uma maneira de conseguir isso é saber o que não fazer.

1. Usando e-mail como seu principal modo de comunicação

Embora o e-mail ainda tenha um papel a desempenhar no local de trabalho remoto de hoje, não deve ser seu principal modo de comunicação. Você pode perder rapidamente o controle das mensagens quando elas estão enterradas em sua caixa de entrada, levando à diminuição da produtividade.

Você ainda pode usar o email para se comunicar com clientes e leads de destino. No entanto, existem outros ferramentas práticas de comunicação que são mais adequados para enviar mensagens e colaborar com seus colegas remotos.

Ferramentas de mensagens instantâneas como Folga são bons para conversas rápidas e para criar canais para tópicos ou projetos específicos. Você também pode aproveitar aplicativos de mensagens como Torção comunicar de forma assíncrona, enquanto ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello ou Asana permitem que você crie, atribua e rastreie tarefas.

2. Falha ao planejar as diferenças de fuso horário

Em um ambiente de escritório tradicional, as pessoas geralmente trabalham no mesmo espaço e durante o mesmo horário de trabalho. No entanto, quando você tem membros da equipe virtual em diferentes fusos horários, as coisas podem ficar mais complicadas, a menos que você planeje isso.

Você precisa estar ciente das diferenças de horário e encontrar horas sobrepostas para agendar reuniões. No entanto, você não precisa memorizar os fusos horários ou locais de seus colegas para conseguir isso. Você pode usar conversores de fuso horário como Fuso horário.io ou aplicativos de calendário compartilhados como Calendly para ajudar a agendar e gerenciar os horários das reuniões. Isso permite que você bloqueie o tempo que é conveniente para todos.

3. Confiar demais na comunicação somente de texto

A comunicação apenas com texto é desprovida de pistas não verbais, como linguagem corporal, contato visual e expressões faciais, que podem facilmente levar a interpretações errôneas e conflitos. Em um ambiente virtual, é essencial usar vários meios de comunicação para transmitir seu ponto de vista, incluindo ferramentas de videoconferência como Google Meet ou Zoom.

Considerando que você pode não conseguir se encontrar fisicamente, essas ferramentas oferecem a próxima melhor coisa, permitindo que você veja e ouça seus colegas. Além de criar conexões mais pessoais, as videochamadas também explicam melhor tarefas complexas.

No entanto, nem sempre você pode participar de uma videochamada, especialmente ao trabalhar com pessoas em outros fusos horários. Nesse caso, você pode usar uma ferramenta de vídeo assíncrona como Voodle para gravar e enviar mensagens de vídeo.

4. Esperando que todos estejam disponíveis o tempo todo

Como resultado de todas as ferramentas de comunicação ao nosso alcance e da adoção de políticas de trabalho remoto, as linhas entre trabalho e vida pessoal estão cada vez mais tênues. Isso deu origem ao cultura de trabalho “sempre ativa”: as expectativas irreais de que as pessoas devem estar sempre disponíveis para responder a mensagens relacionadas ao trabalho ou a demandas de trabalho.

Para evitar isso, você precisa definir alguns limites. Isso inclui criando um horário de trabalho remoto personalizado, definindo sua disponibilidade nas ferramentas de comunicação do local de trabalho e desativando notificações para mensagens não urgentes fora do horário de trabalho.

5. Não estar atento às diferenças culturais/religiosas

Como o trabalho remoto permite recrutar talentos de várias partes do mundo, você precisa estar ciente das diferenças culturais e religiosas que podem afetar negativamente a comunicação e a equipe dinâmica.

Por exemplo, pessoas de culturas e religiões distintas podem observar feriados específicos e podem não estar disponíveis para trabalhar ou ter horários de trabalho diferentes durante esses períodos. Portanto, talvez seja necessário acompanhar esses dias e ajustar os prazos ou os planos de comunicação de acordo.

6. Não criar espaço para conversas casuais

Em um ambiente de trabalho em casa, pode ser fácil ignorar a necessidade de interação social entre colegas. No entanto, trabalho remoto solidão é uma preocupação séria que pode diminuir a produtividade e a satisfação no trabalho.

Para combater isso, você precisa encontrar maneiras de incentivar conversas casuais. Você pode conseguir isso criando oportunidades de bebedouros virtuais. Por exemplo, criar um grupo distinto para conversas casuais em sua ferramenta de bate-papo no local de trabalho. É aqui que você fala sobre tópicos não relacionados ao trabalho, como seus planos de fim de semana, seu programa favorito ou hobbies.

Você pode aumentar ainda mais o engajamento em sua equipe com esses ideias de coffee break.

7. Tendo muitas reuniões

Embora seja importante fazer check-ins regulares com sua equipe, você não quer exagerar nas reuniões. A realidade é que algumas reuniões não valem o seu tempo e podem até ser prejudiciais à sua produtividade.

Portanto, antes de agendar mais uma reunião, pergunte-se se é realmente necessário e se não há outras formas de comunicar sua mensagem. Quando você optar por fazer uma reunião, tente garantir que ela seja o mais produtiva possível criando uma agenda e compartilhando-a com antecedência, mantendo-a breve e apenas com a participação das pessoas necessárias.

Além disso, designe alguém para documentar adequadamente as atas da reunião e salve-as em um local central onde todos possam acessá-las. Isso ajudará a reduzir a necessidade de reuniões futuras para discutir o que aconteceu nas sessões anteriores.

8. Não reconhecer marcos e comemorar sucessos

Reconhecer e celebrar os sucessos de sua equipe é essencial para aumentar o moral e o engajamento. Trabalhar em casa não é motivo para ignorar essa atividade vital de formação de equipe.

Você pode contar com ferramentas de reconhecimento de funcionários como Bônus para celebrar os sucessos de sua equipe e reconhecer as realizações individuais. Você também pode integrá-lo ao seu espaço de trabalho do Slack, para que os membros da equipe possam dar e receber elogios com mais facilidade.

Evite esses erros para melhorar a comunicação da equipe remota

Embora o ambiente de trabalho remoto tenha seus desafios, ele também oferece muitas oportunidades de crescimento e sucesso. Na maioria das vezes, ainda estamos aprendendo a melhor forma de navegar nessa nova maneira de trabalhar.

Conhecer essas armadilhas comuns pode ajudá-lo a evitá-las e criar um ambiente de trabalho remoto bem-sucedido para você e sua equipe.

5 ferramentas para superar os desafios de comunicação da equipe remota

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