Como expressar reclamações comuns no local de trabalho em e-mails profissionais

Se você já trabalhou em um escritório, conhece os desafios de lidar com muitas pessoas diferentes. Um problema comum é ter medo de confrontar colegas de trabalho problemáticos e interromper seu comportamento, mas você pode se expressar profissionalmente, seja funcionário ou gerente.

Um dos métodos mais simples é colocar seus pensamentos em um e-mail. Analisamos o assunto por meio de exemplos de reclamações comuns no local de trabalho. Aprenda as formas mais construtivas de dizê-las e truques de e-mail adicionais que podem ajudá-lo.

1. Ainda estou esperando você terminar essa tarefa

Nem todo mundo trabalha no mesmo ritmo, mas é um problema quando uma pessoa paralisa um projeto de equipe. Se sua tarefa depende do envio de um colega de trabalho, você pode incentivá-lo a agir com algumas palavras em um e-mail.

Aqui estão algumas maneiras profissionais de abordar e expressar essa reclamação, que você pode adaptar às suas circunstâncias:

• Precisamos melhorar nosso fluxo de trabalho para não ficarmos atrasados. (data e hora) é um bom prazo para você? Então, posso cumprir meu prazo de (data e hora).
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• Precisa de ajuda com esta tarefa? Devemos concluir o projeto no prazo, então (nome do colega de trabalho) se ofereceu para ajudar com qualquer problema do seu lado.

O objetivo não é insultar seu colega de trabalho, mas definir metas e soluções, deixando bem claro que ambos fazem parte de uma equipe com interesse ativo em fazer as coisas.

Certifique-se de reunir o máximo dicas para cumprir prazos e terminar tarefas como você puder. Será mais fácil aconselhar as pessoas conforme necessário.

2. O prazo é amanhã

Aqui está outra reclamação comum que você pode ter queimando por dentro. Se o seu colega de trabalho está se aproximando demais, apesar de vários lembretes, você pode motivá-lo em um e-mail sem perder a paciência.

O motivo pelo qual você está entrando em contato com eles é urgente, portanto, as soluções que você oferece precisam de alguma franqueza, mesmo que apenas para fazer com que seu colega de trabalho leve o assunto a sério.

Tente estas alternativas:

• O projeto está previsto para amanhã, mas ainda há algumas pontas soltas. Vamos fazer uma videoconferência com a equipe esta tarde para discutir soluções.
• A gerência está esperando o projeto amanhã. Se for improvável que você cumpra o prazo, você poderia explicar o motivo em um relatório, que podemos enviar com todo o resto?

Embora os e-mails sejam uma maneira mais fácil de expressar pensamentos difíceis, eles não causam o mesmo impacto que discutir problemas pessoalmente. Portanto, ao tentar mudar os maus hábitos de fluxo de trabalho de alguém, seu e-mail precisa ser direto e inteligente para chamar a atenção deles.

3. Pare de procrastinar

A mesma abordagem construtiva é melhor para todas as suas reclamações no local de trabalho, apresentadas em uma linguagem calma e neutra. Afinal, um colega de trabalho procrastinador pode sobrecarregar o fluxo de trabalho de uma empresa, mas nem sempre o faz porque é preguiçoso.

Veja se há muitas distrações ou se eles estão sobrecarregados com tarefas. Encontre o problema e adapte seu e-mail de acordo com soluções e incentivos. Inspire-se nestes exemplos:

• O escritório pode ser uma distração. Se estiver dificultando o foco em seu trabalho, vamos discutir as mudanças e quais metas podemos definir para você.
• No final da semana, vamos revisar as tarefas concluídas e restantes de todos, para que possamos usar a próxima semana de forma mais produtiva.

4. Não tenho tempo para fazer todas essas tarefas

Sua estratégia de escrita de e-mail deve mudar um pouco ao tentar se proteger do esgotamento. O objetivo é demonstrar que você conhece suas obrigações, como priorizá-las e pelo que você não é responsável.

Defina limites educadamente, usando expressões como estas em seus e-mails:

• Ficarei feliz em ajudar nessa tarefa. Você se importaria de esperar até que eu termine minhas tarefas atuais? Eles são devidos mais cedo.
• Infelizmente, se eu aceitar mais tarefas, precisarei de horas extras. Você poderia passar por (nome do executivo) e discutir como funcionaria?

Se o seu local de trabalho usa software de gerenciamento de equipe, pode ser mais fácil compartilhar sua agenda completa. Você também pode organize suas tarefas na Asana, por exemplo, para deixar os trabalhos importantes à vista, incluindo seus prazos e colaboradores.

5. Eu não trabalho para você

Colegas de trabalho dominadores podem levar seu comportamento longe demais, esperando que você salte quando eles ligarem ou aceitarem trabalhos extras deles. Esta é outra situação que precisa desesperadamente de limites.

Antes de tomar medidas mais sérias, tente raciocinar com seu colega por meio de um e-mail bem elaborado. Deve ser educado, mas firme, pois estabelece seu pé de igualdade no local de trabalho. Aqui estão algumas frases para experimentar:

• Lamento saber que sua carga de trabalho é excessiva. Não poderei ajudá-lo devido às minhas próprias responsabilidades, mas se você entrar em contato com seu gerente, poderá elaborar um plano mais sustentável.
• Obrigado por pensar em mim para este trabalho, mas é mais adequado para outro departamento. Se eles tiverem tempo, eles podem colaborar com você.

6. Pare de falar sobre as pessoas

A competição no local de trabalho é inevitável. Infelizmente, isso faz com que os colegas se esforcem para se destacar, mesmo que isso signifique cortar conversas para oferecer seus próprios pensamentos. Algumas pessoas também interrompem inconscientemente e não percebem que é irritante.

Existem maneiras diplomáticas de incentivá-los a parar com esse comportamento. Como eles podem estar fazendo isso por atenção, apele para esse lado deles em seu e-mail, incentivando uma mentalidade mais de jogador de equipe.

Tente algo como estas expressões:

• Você frequentemente contribui com ideias valiosas. Sua abordagem proativa para encontrar soluções é observada. Cada membro da equipe é igualmente importante para a empresa e gostamos de ouvir a voz de todos no local de trabalho.
• O esforço da equipe é necessário para este projeto, bem como uma comunicação clara. Para garantir uma colaboração tranquila, qualquer pessoa que contribua para a discussão deve ter a mesma chance de falar.

Se você estiver tentando gerenciar um projeto de equipe com pessoas que tendem a falar umas com as outras, você pode definir regras básicas em um e-mail de grupo. Encontrar dicas que melhoram a comunicação escrita e usá-los para criar um ambiente amigável, mas produtivo.

7. Pare de me mandar mensagens fora do trabalho

Um colega de trabalho ou seu chefe entra em contato com você em seu tempo livre? Este é um problema comum que geralmente envolve mensagens de texto. É especialmente desconfortável quando você não está familiarizado, ou eles querem conversar enquanto você precisa relaxar.

Se ignorar essas pessoas não funcionar, ou elas forem longe demais, sua melhor solução é enviar um e-mail explicando sua posição. A mensagem deve destacar a importância dos limites profissionais e, principalmente, do seu tempo livre.

Veja essas opções e veja como você pode adaptá-las às suas necessidades:

• Por favor, esteja ciente de que posso não estar disponível para conversar fora do horário comercial devido a assuntos pessoais. Fico feliz em discutir assuntos relacionados ao trabalho quando estou de volta ao escritório.
• Por mais importante que meu trabalho seja para mim, ele sofre se eu não aproveitar ao máximo meu tempo livre. Portanto, espero que você aprecie minha necessidade de reservar comunicações relacionadas ao trabalho para o horário comercial.

8. Não Fale Assim

Os colegas de trabalho geralmente esquecem que estão em um ambiente profissional e podem dizer a coisa errada ou entrar em conversas inadequadas. Esse comportamento pode tornar um espaço de trabalho muito desconfortável, muito rapidamente.

Você precisa lidar com esses problemas antes que eles causem atrito e aumentem. Se você não puder chamar seus colegas de lado na hora, um e-mail rápido pode resolver o problema.

Tire ideias das seguintes expressões:

• Embora valorizemos muito a cooperação amigável, há tópicos de conversa que devem permanecer fora do local de trabalho. Por favor, ajude-nos a manter um ambiente pacífico e evite discutir (tópicos sensíveis).
• Uma interação ocorreu hoje cedo que deixou os funcionários desconfortáveis. Por favor, faça o seu melhor para manter uma atitude profissional e promover o trabalho em equipe amigável.

Pode ser útil especificar o que foi dito, para que seu colega saiba exatamente o que evitar no futuro. Além disso, considere compilar uma página da Web ou documento detalhando tópicos e comportamentos indesejados, que você pode anexar ou vincular em seu e-mail.

Dicas gerais para escrever e-mails para resolver problemas no local de trabalho

Os e-mails podem ser seus melhores amigos quando se trata de resolver situações difíceis no escritório sem confrontar os funcionários pessoalmente.

Aqui estão algumas dicas adicionais para ter em mente que podem tornar o processo mais eficaz.

• Equilibre a negatividade do e-mail com pontos positivos para incentivar a melhoria.
• Certifique-se de que sua linguagem formal não obscureça o que você está tentando dizer.
• Seja claro e conciso - valioso quando escrevendo e-mails longos.
• Mantenha os e-mails arquivados para referência futura caso as coisas não melhorem.

Esteja pronto para enfrentar diferentes desafios no local de trabalho

As equipes enfrentam problemas o tempo todo, especialmente quando estão sob estresse. Seja em um ambiente físico ou digital, seja você o chefe ou um funcionário, vale a pena conhecer as melhores formas de mudar hábitos para melhor.

A diplomacia por e-mail é uma boa estratégia, desde que você expresse reclamações de forma clara e profissional. Mas não negligencie outros recursos, como ferramentas digitais projetadas para facilitar o trabalho em equipe.

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