Tarefas do Outlook vs. Microsoft para fazer: qual é melhor?

A Microsoft tem dois aplicativos de gerenciamento de tarefas. O Microsoft To Do vem pré-instalado em computadores Windows e também está disponível online. Seu cliente de e-mail e calendário, Outlook, também inclui um robusto recurso de Tarefas.

Mas o que é melhor para gerenciar sua lista de tarefas? A concorrência está mais perto do que você imagina. Este artigo compara o Microsoft To Do e o Microsoft Outlook como aplicativos de gerenciamento de tarefas para descobrir qual é a melhor escolha.

Mais acessível

O To Do, que costumava ser o Wunderlist, é um aplicativo gratuito incluído no Windows 10 e 11. Você também pode acessar o Microsoft To Do em seu navegador. Por Panorama, o recurso Tarefa só está disponível no aplicativo de desktop premium. Na versão web gratuita, ele se integra ao To Do.

Para deficiências, ambos são amigáveis Leitores de tela integrados do Windows. O texto e os ícones do Outlook são menores. Isso pode ser frustrante para pessoas com deficiência visual ou problemas de destreza. Mas você pode ampliá-los nas configurações do Windows.

Os padrões do To Do são mais claros e maiores. O uso de cores e gráficos sobre o texto também facilita o foco. Um bom benefício para aqueles com problemas de saúde mental que afetam a atenção. Os menus simplificados também tornam a navegação do leitor de tela mais rápida, porque há menos para percorrer.

Ambos os aplicativos têm versões móveis gratuitas para Android e iOS. Os aplicativos são os mesmos em termos de acessibilidade e contêm muitos dos mesmos recursos das versões para desktop. Ambos os aplicativos também incluem widgets de página inicial para acesso rápido.

Mas o aspecto Tarefas está faltando na versão do aplicativo do Outlook. Todos os itens criados em Tarefas são copiados para o Calendário como eventos. Você pode exibir esses eventos de calendário no aplicativo Outlook, mas não pode usar relatórios de progresso ou outros recursos específicos de tarefas.

Para facilitar o uso, o layout do Outlook tem muitas opções e menus de várias camadas. To Do é muito mais fácil de aprender e gerenciar. Seu design simplificado e funções simplificadas são fáceis de navegar. É simples, mesmo para um novato em computador.

Vencedora: Façam

Melhor para projetos em grupo

O Outlook é uma forte ferramenta de colaboração para gerenciamento de projetos. Integra-se com o Calendário do Outlook e o Outlook Mail. Isso simplifica a atribuição de contatos e o agendamento do trabalho.

Você também obtém muitos detalhes sobre o progresso de cada tarefa. Você pode acompanhar por horas trabalhadas, porcentagem concluída e status como "aguardando outra pessoa". Se você compartilhar a tarefa com apenas uma outra pessoa, será atualizado sobre as alterações dessa pessoa.

O Outlook também permite enviar solicitações de tarefas. É quando você envia um e-mail a um contato, solicitando que ele inicie uma tarefa e o atribui automaticamente a ela. A seu critério, você pode manter uma cópia da tarefa e obter uma atualização quando ela for marcada como concluída.

Por fim, o Outlook possui um botão rápido para enviar relatórios de status. Eles resumem as configurações de status da tarefa em um email. Você pode enviar este e-mail diretamente da janela de tarefas e anexar as notas extras que desejar.

O To Do também tem algumas boas ferramentas de colaboração. Você pode atribuir outras pessoas a uma tarefa por meio de um link compartilhável. Você pode compartilhar o acesso a uma lista criada ou apenas a uma tarefa específica. Isso facilita o controle de acesso.

Se as pessoas com quem você deseja compartilhar estiverem na sua lista de contatos, é ainda mais fácil. Quando você compartilha uma lista, o To Do gerará uma lista de seus contatos do Windows Mail. Você também pode pesquisar contatos do OneNote.

To Do também tem uma vantagem para projetos complexos. Ele permite que você divida uma tarefa em etapas. Isso pode melhorar a motivação e tornar a tarefa mais acionável. As Tarefas do Outlook não incluem um recurso de Etapas.

Vencedora: Tarefas do Outlook

A melhor organização

O recurso Tarefas do Microsoft Outlook fica realmente específico com sua organização. Se isso é uma coisa boa ou não depende de como você trabalha. O Outlook Tasks oferece suporte a pastas com subpastas e sistemas de classificação automatizados. To Do tem uma abordagem mais simples.

No Outlook, você pode usar Regras para enviar determinados emails ou eventos de calendário para uma pasta de Tarefas específica. Também permite definir níveis específicos de prioridade. Você também pode codificar tarefas com cores com categorias.

O To Do oferece todos os mesmos recursos do Outlook, mas os simplifica. To Do tem pastas, mas não subpastas. Ele permite que você marque a prioridade, mas está limitado a um sistema binário: itens com uma estrela são importantes, itens sem não são.

O To Do também suporta categorias na forma de hashtags pesquisáveis. Adicionar uma hashtag em qualquer lugar de uma tarefa cria uma categoria com o mesmo nome. O melhor recurso do To Do, que o Outlook não possui, é o Meu dia característica.

My Day é uma pasta inteligente no Microsoft To Do. É uma agenda de um dia que você pode preencher manualmente ou escolher entre as sugestões do To Do. As sugestões se concentrarão nas tarefas que devem ser concluídas em breve, marcadas como importantes ou nas que você não tocou por um tempo.

Essa agenda inteligente supera as tarefas do Outlook, mas está muito próxima. Se você quiser ou precisar de um nível extra de detalhes, use o Outlook.

Vencedora: Façam

A melhor personalização

Tanto o To Do quanto o Outlook permitem anexar arquivos e vincular a tarefa a um email. Em To Do, você deve sinalizar o e-mail e, em seguida, mover a tarefa de E-mails sinalizados para a lista que desejar. Ambos também permitem adicionar notas de texto à tarefa e anexar arquivos de mídia à tarefa.

Somente o Outlook permite que você use a formatação de rich text e imagens na descrição da tarefa. Mas esses elementos de design são estéticos, portanto, adicioná-los a todas as tarefas pode ser uma perda de tempo. Além disso, você deve clicar na tarefa para vê-los.

Anexar arquivos é mais útil. Somente o Outlook permite vincular tarefas entre si. Você faz isso com a opção Anexar Item do Outlook. Essa capacidade crucial de vincular tarefas relacionadas está ausente no To Do.

A personalização do To Do é principalmente estética. Você pode selecionar a cor de fundo de uma lista e criar Listas personalizadas. Você também pode selecionar padrões básicos de classificação, como por data de vencimento ou por data de criação.

O To Do também gera várias listas inteligentes, como E-mails sinalizados e Atribuídos a mim. Você pode ativá-los ou desativá-los. Para aqueles que precisam ajustar suas tarefas, o Outlook é o vencedor.

Vencedora: Tarefas do Outlook

O melhor aplicativo de produtividade da Microsoft

Para uso pessoal e projetos de pequena escala, o To Do funciona bem. Mas, no geral, a lista de recursos mais robusta do Outlook vence. O detalhe extra suporta um nível mais alto de profissionalismo e a personalização de alto nível não pode ser superada.

Especialmente se você estiver gerenciando um projeto complexo, o Microsoft Outlook é sua melhor aposta para um aplicativo de gerenciamento de tarefas.

Como usar o Microsoft Outlook para gerenciamento de projetos

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