Como reduzir as reuniões no local de trabalho usando a documentação do fluxo de trabalho do Tango

As reuniões em tempo real estão consumindo seu dia? Essas interações podem ocupar desnecessariamente sua agenda quando você está trabalhando remotamente. É claro que algumas reuniões são valiosas e nunca argumentaríamos o contrário.

Mas se você já chegou ao final de uma videochamada e considerou uma perda de tempo, ou pior ainda, gostaria de ter feito mais anotações, você ficará satisfeito em saber que existe uma alternativa: a documentação do fluxo de trabalho do Tango ferramenta.

Como as reuniões em tempo real reduzem a produtividade?

As ferramentas de videoconferência se tornaram a norma nas culturas de trabalho remoto. Softwares como Zoom, Microsoft Teams e Google Meet são essenciais para manter as equipes distribuídas conectadas e engajadas. Mas eles estão funcionando? A pesquisa sugere o contrário.

Um estudo sobre o local de trabalho, "A pesquisa da webcam: exausto ou engajado?", analisou o impacto negativo do uso de software de videoconferência. 49% da força de trabalho dos EUA, ou 32 milhões de pessoas, sentiram-se

Esgotamento de zoom devido ao aumento das reuniões combinadas com a pressão para usar a webcam o tempo todo.

Voltar ao trabalho após uma videochamada também não é simples. Fortuna relata que leva 25 minutos para retomar o foco quando uma reunião fragmenta seu fluxo de trabalho.

E um estudo de Stanford revela que um terço dos trabalhadores não tem a referência mínima de 90% de conectividade à Internet necessária para participar de reuniões virtuais em primeiro lugar. Isso pode ser estressante para funcionários que não podem colaborar efetivamente com seus colegas de equipe.

Como a documentação do fluxo de trabalho alivia a pressão das videoconferências?

Você pode estar pensando: “se houvesse outra maneira”. E é aí que a ferramenta de documentação de fluxo de trabalho do Tango entra em ação. Tango é uma extensão gratuita do navegador Chrome que cria documentação de fluxo de trabalho, incluindo instruções e guias.

A documentação do fluxo de trabalho não é um substituto adequado para todas as reuniões virtuais. Mas se você estiver envolvido em interações em tempo real em que precisa compartilhe sua tela durante uma reunião Zoom ou explicar um processo para seus colegas de equipe, então o Tango é uma alternativa fantástica para usar de forma assíncrona.

Usando a extensão do navegador, você gravará seu fluxo de trabalho da área de trabalho e percorrerá as ações exatas que precisa executar. O software cria um resumo detalhado dessas ações, que você pode exportar e compartilhar com seu público. Eles revisarão isso de forma assíncrona em seu próprio tempo, sem o estresse de tentar agendar uma reunião em tempo real com você.

Que tipo de reuniões o Tango elimina?

O Tango é uma excelente alternativa aos seguintes tipos de reuniões:

1. Integração

Crie documentação de fluxo de trabalho do Tango para mostrar aos seus novos contratados como navegar em seus sistemas. Você fornecerá notas sobre tudo, desde o login em aplicativos pela primeira vez até a personalização do painel. Espere menos problemas iniciais e um processo de integração mais fluente com uma documentação consistente.

2. Passo a passo de treinamento

O Tango também pode criar documentação de treinamento interna para manter um recurso compartilhado para sua equipe acessar.

Exemplo: se você precisar ensinar sua equipe a usar uma nova ferramenta de dados, use o Tango para criar um guia passo a passo. Você também pode mostrar as melhores práticas de trabalho e como usar os recursos atualizados do produto.

3. Demonstrações de produtos

Se você tem um produto SaaS incrível para compartilhar com seus clientes, o Tango simplifica a demonstração exata de como usá-lo. Incorpore esta documentação de fluxo de trabalho em estudos de caso e compartilhe-a como parte de sua apresentação.

4. Discursos de vendas

Se você está enviando propostas frias para clientes ou parceiros em potencial, já sabe que conseguir que o destinatário abra seu e-mail é uma batalha por si só. Mas uma vez que eles estão lendo sua mensagem, eles não serão capazes de resistir a assistir a uma demonstração rápida como parte de seu discurso.

Como criar documentação sem reuniões usando o Tango

Pronto para começar? O primeiro passo é se inscrever em um conta tango gratise instale a extensão do navegador Tango Chrome.

1. Instale a extensão do navegador Tango Chrome

Baixe o Tango do Loja virtual do Google Chrome. Em seguida, fixe sua extensão acessando a barra do navegador e clicando no ícone Quebra-cabeça pedaço. Localize a extensão Tango e clique no pino para salvá-lo em seu navegador.

2. Capture seu fluxo de trabalho usando o Tango

Navegue até a guia onde você deseja começar a gravar seu fluxo de trabalho e clique no pino Tango na barra do navegador. Aperte o grande botão roxo para começar a capturar seu fluxo de trabalho quando estiver pronto e, em seguida, percorra as etapas que deseja gravar.

O Tango funcionará em segundo plano para capturar capturas de tela e gerar automaticamente descrições do seu fluxo de trabalho. Precisa fazer ajustes?

Use o controlador de fluxo de trabalho no canto inferior esquerdo da tela para pausar e retomar seu fluxo de trabalho, concluí-lo ou descartá-lo se estiver satisfeito com a primeira captura. Quando estiver satisfeito, clique na verificação verde para concluir seu projeto.

3. Edite seu fluxo de trabalho do Tango

Na tela do editor Tango, você verá seu fluxo de trabalho gerado automaticamente. Para fornecer contexto extra, tente adicionar texto, criar ou excluir etapas, fazer upload de capturas de tela adicionais ou reorganizar as etapas, se preferir.

Preocupado com a visibilidade de informações confidenciais? Atualize para a edição Tango Pro por US $ 16 por mês e você pode usar Desfoque ao vivo modo ou o Borrão seção no editor de imagem quando você estiver passando pelo fluxo de trabalho capturado.

Precisa dar atenção extra a algo? Adicione setas ou caixas úteis clicando em Anotar.

4. Compartilhe sua documentação de fluxo de trabalho

A etapa final na criação de documentação de fluxo de trabalho profissional é exportá-la e compartilhá-la. As etapas são as mesmas, quer você queira distribuí-lo para seu chefe, colegas de equipe ou clientes ou até mesmo publicá-lo nas mídias sociais ou no seu site.

Imprensa Compartilhar e exportar no canto superior direito e escolha as seguintes opções:

• Compartilhar: adicione um email com permissões de visualizador (ou editor com a versão Pro)
• Cópia mágica: cole o link no Google Docs, Notion, Confluence, etc., ou em qualquer coisa que suporte HTML.
• Download: exporte seu fluxo de trabalho como PDF.
• Embutir: copie um código de incorporação público e cole-o em sua ferramenta favorita.

Pivô da conferência para a captura

Na próxima vez que você estiver se preparando para uma reunião de videochamada remota, pergunte a si mesmo se você vai orientar seu público através de algum processo passo a passo. Se for esse o caso, você se beneficiará da criação de documentação de fluxo de trabalho em vez de tentar explicar suas ações em uma chamada ao vivo.

Use o Tango como uma ferramenta de comunicação assíncrona essencial em seu arsenal de produtividade para capturar seu fluxo de trabalho e distribuir conforme necessário.

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