Como facilitar uma reunião de equipe remota de forma eficaz

Se você é um gerente, tem uma função de liderança em sua empresa ou está trabalhando em um projeto, é provável que precise facilitar as reuniões de equipe. Uma grande vantagem aqui é que você pode organizar sua própria reunião como achar melhor.

No entanto, existem algumas grandes diferenças entre reuniões presenciais e remotas, que podem aumentar ou diminuir sua eficácia. Aqui, analisamos algumas dificuldades para facilitar as reuniões de equipe remotas e como você pode superá-las para executá-las com eficiência.

Prós e contras de facilitar reuniões remotamente

Aplicativos de videoconferência como Google Meet, Zoom e Microsoft Teams tornaram a realização de reuniões online muito populares. Com um clique de um botão, você está pronto para ir. Há muitos benefícios em realizar reuniões de equipe virtualmente, incluindo:

• Fácil acesso a materiais digitais que você precisa compartilhar.
• Capacidade de gravar sessões.
• Não são necessárias considerações de tempo para viajar.
• Sem dificuldades com a reserva de salas para reuniões.
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• Você pode se reunir com colegas e partes interessadas externas de todo o mundo.

E muito mais. No entanto, também existem algumas barreiras com esse método, que podem prejudicar a produtividade. Alguns exemplos podem ser:

• Problemas técnicos com áudio e vídeo.
• Fadiga de videoconferência.
• A comunicação é difícil quando há muitos participantes.
• Atraso ou falta de resposta da equipe devido ao atraso visual e auditivo normal.
• Interrupção de pistas visuais e linguagem corporal.

Existem alguns aspectos da conversa face a face que simplesmente não podem ser replicados virtualmente. A boa notícia é que você pode otimizar essa experiência com algumas dicas e truques eficazes.

1. Crie discussões orgânicas com uma agenda

Ter um plano para qualquer reunião de equipe é uma obrigação, independentemente de como ele é entregue. Uma agenda é simplesmente um resumo estruturado do que precisa ser discutido. Geralmente, eles são compartilhados com seus participantes antes da sessão. Isso pode ser feito por e-mail ou com aplicativos como o Google Workspace, você pode inclua a agenda em seu convite de calendário.

Mas, para realizar uma reunião remota eficaz, você deve evitar listar atualizações e lembretes para todos. Em vez disso, sua agenda precisa ser envolvente e suscitar discussão. Aqui estão algumas ideias:

• Reserve um tempo para um check-in da equipe que não esteja relacionado ao trabalho.
• Comece com um tópico de discussão aberto sobre o qual você sabe que sua equipe terá opiniões.
• Inclua apenas os pontos que você deseja que as pessoas comentem.
• Mantenha a agenda curta (as pessoas só podem se concentrar por um período finito de tempo).

Você não precisa fazer tudo isso todas as vezes, mas eles definitivamente incentivarão a conversa orgânica quanto mais você fizer.

2. Utilizar salas de descanso

Normalmente, as reuniões de equipe geralmente se concentram em uma agenda específica e se concentram em reunir a equipe como um todo. No entanto, é revigorante quebrar essas tradições às vezes e tentar algo novo.

Zoom, Microsoft Teams e Google Meet têm a capacidade de criar salas temáticas. São minisalas de reunião dentro de uma reunião, para que sua equipe possa discutir as coisas em grupos menores.

Isso é útil se você tiver uma equipe maior ou se reunir com várias equipes ao mesmo tempo. Também resolve o problema mencionado anteriormente sobre colegas com dificuldades de comunicação quando há muitos participantes.

As salas temáticas nem sempre são adequadas, por exemplo, se você tiver menos membros da equipe. Você também deve garantir que qualquer discussão que ocorra é necessária, e não apenas para preencher o tempo. Depois que todos retornarem à sala de reunião principal, você poderá solicitar feedback sobre as discussões de seus colegas. Isso é para que você possa reunir os pontos principais e levá-los adiante.

3. Apresentar informações usando a tela de compartilhamento

Uma dificuldade em compartilhar informações remotamente é que às vezes as pessoas simplesmente não entendem o que você está dizendo. Portanto, em vez de apenas dizer à sua equipe o que fazer, por que não mostrar a eles? Há vários benefícios em compartilhar sua tela em aplicativos de videoconferência, incluindo:

• Fornece um visual para sua equipe.
• Contas para diferentes estilos de aprendizagem.
• Dá à sua equipe a chance de observar os processos.
• Adiciona uma camada extra de informações, além de uma explicação auditiva.

No entanto, isso não significa que você deva apenas compartilhar sua agenda na tela, pois é improvável que isso chame a atenção de sua equipe. Em vez disso, considere quais itens da agenda precisam ser explicados com mais detalhes ou precisam de evidências complementares. Alguns exemplos podem ser:

• Se você descobriu que sua equipe não está realizando uma tarefa corretamente, mostre a eles como seguir um processo específico.
• Apresentando dados e pesquisas.
• Oportunidades de treinamento.

4. Quando organizar uma reunião vs. Enviando um e-mail

Tem havido inúmeros estudos realizados, que concluem que reuniões excessivas prejudicam a produtividade, o bem-estar e a motivação da equipe. Quantas vezes você participou de uma videochamada que poderia ser apenas um e-mail?

Quando você organiza uma reunião, está essencialmente interrompendo o fluxo de trabalho e a concentração de sua equipe. Por esse motivo, você precisa ter certeza de que o conteúdo é necessário. As videochamadas devem ser reservadas para discussões aprofundadas, colaboração e incentivo ao envolvimento da equipe. Só porque as reuniões virtuais são fáceis de agendar e participar, não significa que você deva confiar nelas.

Aqui estão alguns casos em que você pode optar por alternativas de videoconferência:

• Solicitando feedback por enviando um formulário do Google.
• Utilize um aplicativo de mensagens ou aplicativos de comunicação assíncrona para atualizações de status da equipe.
• Envie um e-mail com atualizações ou notícias recentes (que não precisam de discussão).

Às vezes, seus colegas querem apenas fazer uma pausa na digitação e conversar com as pessoas. Isso é definitivamente algo a ser considerado, mas não desperdice isso em reuniões onde todos estão mudos, ouvindo você falar.

Reuniões remotas eficazes exigem planejamento

A realização de reuniões por meio de aplicativos de videoconferência requer um planejamento um pouco diferente em comparação com os presenciais. As dificuldades surgem principalmente quando há uma falta de consideração pelos participantes.

No entanto, qualquer reunião remota pode ser eficaz com uma agenda completa que utiliza o tempo de forma produtiva. Isso significa explorar tópicos de discussão que realmente interessam a todos os envolvidos e simplesmente se ater ao que é necessário. Com as dicas exploradas aqui, você terá muitas maneiras práticas de hospedar suas reuniões remotas, mantendo-as eficientes e relevantes para todos os envolvidos.

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