Como simplificar e limpar sua bagunça de armazenamento em nuvem

Graças à conveniência do armazenamento em nuvem, é fácil colocar todos os seus arquivos dentro dele sem pensar duas vezes. Mas em pouco tempo, seu Google Drive, Dropbox, OneDrive ou outra conta de armazenamento em nuvem se tornará uma bagunça sem uma estratégia de organização.

Se você precisa organizar seu armazenamento em nuvem e simplificar sua configuração, aqui está um guia para manter tudo sob controle.

1. Excluir arquivos grandes e desnecessários

Antes de começar a mover os arquivos, é uma boa ideia se livrar de todos os arquivos que você não precisa mais. O primeiro passo para manter seu armazenamento em nuvem limpo é remover arquivos que não pertencem mais.

Se você mantiver todos os seus arquivos na nuvem sincronizados com seu computador, uma maneira fácil de encontrar os maiores arquivos é usando um gerenciador de espaço em disco da área de trabalho. No Windows, TreeSize Grátis é uma ótima escolha. Se você usa um Mac, OmniDiskSweeper é uma opção gratuita sólida.

Usando esses aplicativos, selecione sua pasta de armazenamento em nuvem e classificará seus arquivos do maior para o menor. Se você encontrar vídeos antigos que não precisam mais ser sincronizados ou arquivos baixados que não sabia que estavam na nuvem, exclua-os ou mova-os para fora do armazenamento na nuvem conforme apropriado.

Se você não mantém todos os seus arquivos em nuvem sincronizados com seu desktop, a maioria das ferramentas de armazenamento em nuvem permite que você classifique por tamanho em seus aplicativos da web. Outra opção é usar suas ferramentas para mostrar seu uso de armazenamento, que normalmente destaca arquivos grandes.

Em uma etapa posterior, você pode encontrar mais arquivos desnecessários que você perdeu nesta passagem. Isso está ok; depois de se livrar das frutas mais fáceis, você pode passar para um novo plano de gerenciamento de armazenamento em nuvem.

2. Decida quais arquivos vão para qual serviço

Se você não precisar manter muitos arquivos no armazenamento em nuvem ou pagar por um plano atualizado com seu serviço favorito, provavelmente ficará com um serviço de armazenamento em nuvem. Nesses casos, você pode pular esta etapa.

Caso contrário, você deve pensar em organizar seus arquivos entre os serviços. Ao se inscrever em vários serviços gratuitos de armazenamento em nuvem, você não apenas terá mais espaço, mas também terá uma maneira fácil de dividir arquivos por tipo. Por exemplo, você pode decidir manter fotos no OneDrive, documentos no Dropbox e vídeos no Google Drive.

Instalar vários aplicativos para gerenciar esses arquivos não é muito inconveniente e você saberá onde procurar, dependendo do que precisar. Isso também ajuda a evitar que seu conteúdo salvo em qualquer serviço se torne esmagador.

Estamos nos concentrando em dicas gerais de organização neste guia, mas também abordamos como arrumar o Google Drive se você estiver procurando por ajuda mais específica.

3. Definir uma estrutura de pastas clara

Semelhante a quando você está gerenciar seus arquivos de computador, criar um sistema de pastas que funcione para você é uma etapa crucial no processo de limpeza do armazenamento em nuvem. Graças às poderosas funções de pesquisa, você pode procurar o que precisa a cada vez e renunciar à organização adequada. Mas para uma tranquilidade contínua em seu armazenamento em nuvem, as pastas são muito melhores.

Para encontrar a melhor abordagem para você, pense em como você tende a procurar arquivos e construa suas pastas para seguir uma progressão natural em torno disso.

Aqui estão algumas ideias para você pensar:

• Se você é aluno, crie uma pasta para cada ano de aula e, dentro delas, uma nova pasta para cada semestre. Cada pasta semestral pode ter uma pasta por turma.
• Se você estiver mantendo vários tipos de arquivos em um serviço de nuvem, comece com pastas raiz para cada tipo de arquivo (vídeo, fotos, documentos, áudio). Dentro delas, crie subpastas exclusivas para cada uma. Você pode organizar áudio por artista, vídeo por duração, fotos por assunto e documentos por data, por exemplo.
• Organizar por data e hora é um método eficaz se nada mais parecer certo para você. Crie uma pasta para cada ano e depois subpastas para meses. Para uma classificação adequada, use o formato AAAA-MM-DD.

Você pode adaptar sua configuração de pasta mais tarde, mas é importante decidir algo agora para saber onde colocar seus arquivos na próxima etapa. Veja nosso guia sobre o uso eficiente de categorias e tags de pastas para mais orientação.

Dicas ao criar pastas

Escolher o número certo de pastas é um jogo de equilíbrio. Você não quer ter muitas pastas com poucos arquivos, mas também não quer ter um pequeno número de pastas com muitos arquivos em cada uma. Você também não quer que as pastas tenham dezenas de níveis de profundidade, pois é fácil se perder nesses casos.

Isso é outra coisa que você provavelmente precisará ajustar ao longo do tempo. O saldo deve ficar mais claro assim que você mover seus dados para eles. Mude-o se algo parecer que não está funcionando.

É útil criar uma pasta chamada Velho dentro de qualquer diretório onde você queira arquivar dados. Qualquer coisa colocada nessa pasta ainda está disponível, mas não atrapalha a exibição principal.

Para ajustar por prioridade, você pode adicionar um sublinhado (_) antes do nome de uma pasta para colocá-la no topo da ordem ABC ou colocar “z” na frente de seu nome para forçá-la a ficar na parte inferior.

4. Mover arquivos para as pastas corretas e renomeá-los

Agora vem a parte demorada: examinar seus arquivos na nuvem existentes e escolher onde colocá-los. Nesta etapa, vasculhe tudo em seu armazenamento em nuvem e mova cada item para sua nova casa. Se você não tiver certeza sobre algo, crie uma pasta “Pendente” e faça outra passagem mais tarde. Sinta-se à vontade para excluir qualquer coisa que você perdeu no seu passe anterior.

Este também é um bom momento para garantir que seus arquivos tenham nomes claros. Certifique-se de que os arquivos contenham palavras que você usaria para pesquisá-los e altere os nomes padrão. Nomes genéricos como IMG-8275 não aparecerão em uma pesquisa e não significarão nada para você enquanto percorre seus arquivos. Tomando o tempo para mudar este nome para Formatura de John 2017 Vale a pena.

Para arquivos que você deseja classificar de forma limpa dentro de uma pasta, considere a convenção de nomenclatura como você fez com as pastas. Por exemplo, um formato de ## Artista — Faixa funciona bem para música.

Se você tiver centenas ou milhares de arquivos, isso pode demorar um pouco, então não tenha medo de espalhá-lo por alguns dias.

5. Marcar com estrela ou adicionar atalhos às pastas-chave

É provável que você trabalhe regularmente com um pequeno número de pastas. Para evitar ter que navegar para eles a cada vez, você pode marcá-los ou criar um atalho para acesso rápido.

Se você trabalha no armazenamento em nuvem por meio do site ou dos aplicativos, os arquivos e pastas com estrela permitem que você veja as informações mais importantes em um só lugar. Como eles não são traduzidos para o armazenamento do seu computador ao sincronizar arquivos, você deve criar um link rápido para eles na barra lateral do Explorador de Arquivos ou do Finder.

Com este sistema, você leva alguns cliques para acessar as pastas que você usa o tempo todo, enquanto todo o resto é organizado logicamente quando você precisa.

Atenha-se ao seu plano de organização para o sucesso

Parabéns por organizar sua bagunça de armazenamento em nuvem! Isso pode ser um trabalho assustador se você tiver anos de arquivos acumulados, mas seu trabalho não estará concluído quando você concluir a simplificação inicial.

Resista à tentação de começar a jogar seus arquivos em uma pilha novamente. Reserve um tempo para classificar cada item adequadamente em sua nova hierarquia assim que adicioná-lo, e isso não se tornará uma tarefa enorme novamente no futuro. A manutenção rápida em uma base semanal deve cuidar de qualquer retardatário.

Agora que você simplificou seus arquivos na nuvem, certifique-se de que essas contas de armazenamento em nuvem estejam protegidas com a segurança adequada.

10 dicas para manter seu armazenamento em nuvem seguro e protegido

Leia a seguir