Como parar de esquecer as coisas no trabalho

Imagine isto: é segunda-feira de manhã. Você fez uma anotação mental de todas as suas tarefas do dia e está animado para atingir seus objetivos. Mas, ao meio-dia, você esqueceu metade das coisas que deveria fazer, o que o deixa frustrado.

É um cenário que todos conhecemos muito bem. Ter um emprego geralmente significa ter uma tonelada de tarefas para realizar em um dia. E tentar lembrar de todas essas tarefas pode ser um trabalho em si.

Se você tem uma tendência a esquecer de fazer as coisas no trabalho, pode mudar isso. Este artigo lhe dará algumas dicas úteis para ajudá-lo a parar de esquecer as coisas no trabalho, para que você possa se sentir mais realizado até o final do dia. Veja como ficar por dentro do que você precisa fazer:

1. Usar listas de verificação

Crie listas de verificação para suas tarefas recorrentes e para tarefas pontuais. Para tarefas recorrentes, use um aplicativo que permita marcar e desmarcar itens para evitar criar uma lista sempre.

Para tarefas pontuais, crie uma lista manuscrita e mantenha-a em um local visível e de fácil acesso em sua mesa. Tente usar um bloco de notas e jogue fora todas as páginas com notas que você completou.

2. Crie uma lista de tarefas para o dia seguinte

As listas de tarefas não são novidade, mas o divisor de águas é criar sua lista de tarefas no dia anterior ao seu dia de trabalho. À noite, quando estiver relaxado, pense no que você tem que realizar no dia seguinte e anote.

Dica de bônus: crie uma lista de "cinco grandes" de seus cinco principais objetivos ou tarefas para o dia seguinte. Destaque ou separe essas tarefas do restante da sua lista, pois esses são os itens que você priorizará. Mesmo que surja algo, você saberá que não deve deixar que isso interfira nas tarefas dessa lista.

3. Confirme sua lista de tarefas

Antes de começar a trabalhar, revise a lista que você fez na noite anterior para refrescar sua mente sobre o que você estará trabalhando durante o dia.

E se você adicionar mais tarefas ao seu prato durante o dia, pergunte a si mesmo se as novas tarefas são mais importantes do que qualquer um dos itens da sua lista dos "cinco grandes". Em caso afirmativo, substitua esses itens pelas novas tarefas. Mas se não, basta adicioná-los à lista e você poderá acessá-los mais tarde.

4. Use marcadores (ou qualquer outro sistema de marcação) para acompanhar e-mails importantes

Marcar seus e-mails com marcadores ou categorias é uma maneira inteligente de acompanhar o andamento de seus e-mails. Se você conseguir adicionar várias tags a um e-mail, poderá marcá-lo de acordo com sua prioridade, progresso e os projetos e equipes aos quais pertence.

Por exemplo, se você estiver trabalhando em uma tarefa para o 'Projeto X', poderá adicionar quatro tags a um e-mail relacionado a essa tarefa: o primeiro rótulo seria para o projeto. O segundo rótulo seria para a equipe para a qual o projeto se destina. O terceiro indicaria a importância do e-mail e o quarto rótulo mostraria que ele está em andamento.

5. Automatize o que você pode

Aproveite a tecnologia para ajudá-lo a fazer as coisas no prazo. Por exemplo, você pode agendar emails no Outlook, para que possam ser enviados mais tarde. Se você é um gerente de mídia social, agende todas as suas postagens em um aplicativo.

Automatizar tarefas tira a pressão de você se lembrar de fazer as coisas no prazo, especialmente se você tiver várias tarefas urgentes para concluir.

6. Delegue o que puder

Você não deve fazer tudo sozinho se não precisar. Seus colegas estão lá para ajudá-lo a alcançar o objetivo comum. Aproveite os pontos fortes e as habilidades dos membros de sua equipe para ajudar a aliviar sua carga delegando determinadas tarefas.

Apenas certifique-se de se comunicar com os membros de sua equipe com antecedência para consolidar suas prioridades para o dia e avaliar se eles podem ajudá-lo.

7. Configurar lembretes em seu telefone ou laptop

Um aplicativo de lembretes é uma ferramenta inestimável para quem está esquecido ou ocupado. Use-o como uma etapa extra, além de sua lista de tarefas. Se você quiser evitar o download de mais aplicativos do que os que já possui, use os que acompanham o dispositivo.

Contanto que o aplicativo que você usa permita que você configure lembretes uma vez, diariamente ou semanalmente, de acordo com suas necessidades. Certifique-se de definir um alarme para tocar junto com seu lembrete, para que você não perca. E se você estiver com pressa, use o recurso de comandos de voz do seu telefone para definir um lembrete em segundos.

8. Use um aplicativo de rastreamento de hábitos

Para tarefas recorrentes, use um aplicativo de rastreamento de hábitos. Aplicativos de rastreamento de hábitos ajudar a mantê-lo responsável. Eles são os melhores para as prioridades diárias e semanais. O Habitica, por exemplo, tem um objetivo "Trabalhei na tarefa mais importante de hoje".

Exemplos de tarefas que você pode adicionar incluem atualizações semanais da equipe, verificação de e-mails todas as manhãs e até mesmo tirar um tempo para almoçar. Embora essas coisas possam parecer simples de lembrar, é fácil esquecer de fazê-las quando você está perseguindo um prazo.

Download: Habitica para iOS | Google Play (Livre)

9. Configurar recursos visuais

É difícil esquecer de fazer algo quando você tem notas adesivas brilhantes ao seu redor. É por isso que as notas adesivas coloridas são uma ótima maneira de manter as tarefas importantes em mente.

Cole-os em seu laptop ou calendário. Alinhe-os em ordem de importância e use sempre as mesmas cores para os mesmos projetos. Você pode até se tornar digital com o aplicativo de notas Post-it® para evitar sobrecarregar sua mesa com um monte de papel.

Download: Post-it® para Loja de aplicativos | Google Play (Livre)

10. Pare de multitarefa!

Quantas vezes você tentou fazer muito de uma só vez, apenas para esquecer de completar uma tarefa? Concentre-se em concluir uma tarefa e, em seguida, passe para a próxima. Comece com suas maiores prioridades primeiro, depois trabalhe para as tarefas menos importantes.

Isso garante que suas tarefas mais importantes sejam concluídas, mesmo se você ficar sem tempo ou se distrair com reuniões de última hora e chamadas não agendadas.

11. Mantenha sua mente ocupada

Dê às suas células cerebrais um impulso ao meio-dia com um jogo rápido para evitar a fadiga mental. Experimente jogos baseados em navegador simplesmente abrindo uma nova guia e jogando—como Wordle, o jogo de quebra-cabeça que faz você adivinhar uma palavra diferente a cada dia.

E se você estiver com pouco tempo, você pode jogar Pinball de E/S, o jogo de pinball personalizado e envolvente do Google que é uma reviravolta refrescante em um favorito da infância.

12. Dar um tempo

Seja intencional em fazer pausas para limpar sua mente e relaxar. Use essa oportunidade para revisitar sua lista de tarefas para determinar quais tarefas você deixou para concluir.

Tirar um tempo para fazer isso em um estado relaxado ajuda você a se lembrar melhor das coisas, ao contrário de quando você está sob pressão em sua mesa.

13. Definir alarmes

Defina alarmes únicos ou recorrentes para se lembrar de fazer uma pausa, fazer uma ligação ou participar de uma reunião. Apenas certifique-se de definir seu alarme para disparar alguns minutos antes do vencimento de uma tarefa, para que você possa se preparar para atendê-la.

Por exemplo, se você tem uma reunião chegando, você pode definir seu alarme para 15 minutos antes da reunião, para que você possa encerrar o que estiver ocupado no momento. Isso evitará que você fique ansioso quando chegar a hora de comparecer à reunião.

Seja proativo para parar de esquecer as coisas no trabalho

A chave para lembrar as tarefas que você precisa fazer é ser proativo. Tirar um tempo para se preparar para o seu dia faz toda a diferença.

Seja compilando uma lista de tarefas, agendando um e-mail ou definindo um alarme, reservar alguns minutos para se organizar ajudará você a assumir o controle do seu dia. Isso, por sua vez, ajudará você a parar de esquecer as coisas no trabalho.

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