Quer tornar suas reuniões de negócios muito mais interessantes? Execute-os em realidade virtual, o que é especialmente útil se você tiver membros de equipe remotos. As reuniões de RV podem ser divertidas, criativas e produtivas, mas você precisa se preparar bem. Caso contrário, você corre o risco de solucionar problemas de última hora, não fazer nada e desperdiçar tempo e dinheiro valiosos.
Aqui estão as melhores dicas a serem lembradas ao planejar reuniões de RV, desde a escolha das ferramentas e aplicativos certos até a organização de sua equipe.
O primeiro investimento que você precisará fazer para suas reuniões de RV são os fones de ouvido. Não será barato, mas você pode ser esperto quanto a isso. O melhor modelo do mercado é o Meta Quest 2 (anteriormente Oculus Quest 2), porque é poderoso e surpreendentemente mais barato que os headsets alternativos.
Seja qual for a sua escolha, certifique-se de que é confiável – verifique cuidadosamente as revisões e os requisitos.
Para facilitar o planejamento da reunião virtual, você pode obter o mesmo dispositivo em massa para todos os membros de sua equipe. Mas se alguém preferir ou já tiver um fone de ouvido diferente, tudo bem, desde que seja compatível com as atividades que você planejou.
Além disso, explore principais acessórios de RV para deixar os usuários mais confortáveis. A acessibilidade é importante para que todos os membros da sua equipe se sintam bem-vindos. Nesse ponto, evite piscar imagens ou outros conteúdos que possam incomodar as pessoas.
2. Certifique-se de que os dispositivos de todos funcionem antes da reunião
É uma boa ideia testar todos os equipamentos de RV antes de sua reunião real, pois mesmo os sistemas mais bem classificados podem causar problemas sem motivo aparente. Faça com que sua equipe experimente seus fones de ouvido, verifique a conectividade Wi-Fi e Bluetooth e conheça seu ambiente virtual - como se mover, usar os controladores, navegar pelos menus e assim por diante.
Cada membro pode fazer isso sozinho e relatar quaisquer problemas, ou você pode definir uma data para um teste em grupo. Dessa forma, você pode aconselhar um ao outro no local. Se você tem problemas ou não, há muitos truques para experimentar. Por exemplo, aprenda como usar o Oculus Quest 2 com seu PS4 e até mesmo como usar seu telefone Android em VR.
3. Escolha o melhor aplicativo para reuniões de RV
As reuniões online tornaram-se muito populares ao longo dos anos. Na verdade, Relatório de estatísticas da Zippia descobriu que 53% dos funcionários atualmente preferem reuniões virtuais.
Com o surgimento dos metaversos, a demanda por dispositivos e aplicativos relevantes disparou, então os desenvolvedores de VR estão ocupados produzindo os melhores ambientes possíveis para qualquer ocasião, incluindo reuniões profissionais.
Salas de trabalho Horizon da Meta Quest é um ótimo exemplo. Ele permite que você crie um avatar, encontre seus colegas e colabore como faria no mundo real. Há também Espacial, onde você pode criar seu ambiente de trabalho virtual ideal e organizar uma reunião inesquecível.
Procure serviços como esses para suas reuniões de RV. Eles são impressionantes e você encontrará muitas opções gratuitas. Apenas certifique-se de não exagerar no seu design. O ambiente e as atividades virtuais devem ser estimulantes, mas controlados e produtivos.
4. Escolha recursos para tornar a reunião interessante
A maior vantagem de ter reuniões em VR são os muitos recursos diferentes que você pode incluir. O software projetado especificamente para reuniões de grupos profissionais terá muito a oferecer.
Por exemplo, um quadro branco virtual é padrão, mas veja se você pode adicionar coisas como vídeos, gráficos e áudio. Crie avatares VR no Ready Player Me e personalizar ainda mais a experiência. Você também pode usar ferramentas virtuais. Se você deseja transformar a reunião em um workshop, pode usar ou criar um ambiente de RV que permita praticar várias habilidades.
VirtualSpeech, por exemplo, oferece treinamento de soft skills em RV. Os usuários podem aperfeiçoar sua apresentação e comunicação enquanto você, como treinador, acompanha seu desempenho. Outras plataformas podem ensinar primeiros socorros, manuseio manual, segurança alimentar, cirurgia e muito mais.
Mais uma vez, tente não sobrecarregar sua equipe incluindo muitos recursos e atividades. Escolha as ferramentas mais adequadas e construtivas. Além disso, avise se os membros precisarem de espaço no mundo real.
5. Agende a reunião para que todos possam participar
Uma parte importante do planejamento de uma reunião de RV é garantir que todos apareçam. Organize um dia e horário que atenda ao maior número de pessoas possível. Também deve dar tempo suficiente para configurar a experiência de RV.
Em seguida, envie lembretes regulares ou deixe que um software útil o ajude a gerenciar tudo. Use aplicativos como Connecteam ou Ferramenta de agendamento do Microsoft Team para manter todos os participantes informados.
A menos que você tenha praticado extensivamente ou já tenha realizado várias reuniões de RV, também é uma boa ideia reunir a equipe pelo menos 30 minutos antes do horário oficial de início. Você pode solucionar problemas de última hora e iniciar a reunião sem problemas.
6. Certifique-se de que a reunião de RV seja produtiva
Uma dica final diz respeito ao resultado da sua reunião. Supondo que haja uma boa razão para tê-lo, seja para treinamento ou colaboração em um projeto, defina um plano produtivo, bem como uma maneira de levar minutos.
Durante a reunião de RV, acompanhe suas discussões e atividades, enquanto anota os principais pontos e resultados.
Para este último trabalho, use seu quadro branco virtual, notas adesivas ou qualquer ferramenta relevante disponível na plataforma que você escolher. Você pode até gravar a sessão inteira - basta obter o consentimento de todos antes de fazê-lo.
Tenha em mente que você não precisa fazer tudo sozinho. Sinta-se à vontade para compartilhar responsabilidades com os membros da equipe. Outra pessoa pode cuidar dos minutos, enquanto você conduz a reunião na direção desejada sem distrações.
Execute uma reunião de RV calma ou ativa
A beleza da realidade virtual é que suas reuniões podem ser tão passivas ou selvagens quanto você desejar. Isso é perfeito para reuniões de negócios. Embora eles precisem ser práticos, eles também devem ser divertidos quando possível. Se suas reuniões entreter, inspirar e unir sua equipe, as recompensas serão maiores.
Decida o que sua equipe precisa e como uma reunião de RV pode oferecer isso. Não faça disso uma festa, mas seja criativo ao planejar suas atividades. Procure uma experiência dinâmica.
