O Zoho mail é um serviço de e-mail seguro, com garantia de privacidade e sem anúncios. Ele oferece um conjunto de e-mail rico em recursos, tornando-o ideal para casos de uso pessoal e comercial. Se você estiver usando o Gmail e quiser mudar para o Zoho Mail, verá várias configurações que podem ficar confusas.
Você pode personalizar a experiência de visualização, compositor de e-mail, organizar seus e-mails usando filtros, realizar ações rápidas com o anexo, gerenciar listas de spam e até importar ou exportar e-mails como EML. Mostraremos a você como configurar o Zoho Mail e alternar do Gmail sem problemas.
Etapas a serem seguidas antes de configurar o Zoho Mail
Antes de personalizar o Zoho mail, verifique se você mapeou corretamente o domínio personalizado para o registro MX e configurou os parâmetros SPF/DKIM para evitar falsificação de e-mail. Leia nosso guia sobre migrando do Gmail para o Zoho Mail com seu domínio personalizado e concluir o processo.
Quando você muda para um serviço de e-mail diferente, seu banco, cartão de crédito, cobrança, seguro e outros provedores de serviços devem saber seu endereço de e-mail atualizado para fins de comunicação.
A migração é um processo lento, mas, a longo prazo, você poderá consolidar e-mails importantes em um só lugar. Também é uma boa ideia considerar configurar o encaminhamento automático no Gmail, apenas para capturar quaisquer serviços que você perdeu.
Compondo e-mails no Zoho Mail
O Zoho mail oferece um kit de ferramentas abrangente para compor e-mails. Clique no Novo e-mail botão no painel esquerdo para abrir Compositor. Por padrão, a janela do compositor é aberta em uma nova guia (Configurações > Redigir > Abrir Redigir em), mas você pode usar o inline (replica o recurso do Gmail) ou uma nova janela.
Assim como o Gmail, o Zoho tem opções avançadas de formatação para formatar sua mensagem de e-mail. Há uma opção para inserir tabelas (que o Gmail não possui) com opções configuráveis de largura e borda. Você pode até anexar e-mails a e-mails enviados (como EML) usando arrastar e soltar e fazer referência a mensagens mais antigas sem reescrevê-las.
Para personalizar as preferências do compositor, vá para Configurações > Escrever e veja todo o conjunto de opções. Você pode alterar a direção do texto preferida, personalizar fontes, adicionar destinatários automaticamente aos contatos e verificar se há erros de ortografia na mensagem.
Adicionar anexos grandes a e-mails no Zoho Mail
O Gmail permite anexos com tamanho máximo de arquivo de até 25 MB. Com o Zoho Mail, você pode enviar arquivos grandes para seus destinatários através de e-mails. O tamanho do anexo depende do plano de assinatura. Varia de 250 MB com o plano Mail Lite a 1 GB com o Mail Premium.
O Mail converte esses anexos em links e os envia para o(s) destinatário(s). Se você deseja enviar o mesmo arquivo para destinatários diferentes, selecione o arquivo em Meu anexo > Anexos enormes e envie novamente. Para cada anexo, você pode definir permissões de acesso.
O acesso limitado é adequado para enviar anexos para outros usuários Zoho ou com contas vinculadas. Com acesso público, você pode enviar arquivos grandes para qualquer pessoa usando um link seguro e exclusivo. Por padrão, todos os anexos têm Acesso limitado. Clique nesta opção para torná-lo Público e gere o link do anexo.
Como agendar um e-mail no Zoho Mail
A opção "Enviar mais tarde" do Zoho mail permite configurar uma programação personalizada (data/hora) para o seu e-mail. Embora esse recurso também esteja integrado ao Gmail, o Zoho tem a capacidade de configurar e-mails recorrentes em intervalos regulares.
Esboce seu e-mail como de costume e clique Enviar mais tarde. Selecione os Aba Agendar e escolha uma data e hora.
Para configurar um e-mail recorrente, repita o procedimento acima e clique no botão Aba recorrente. Escolha a frequência (diária ou semanal, data de término e fuso horário, se houver. Eles são úteis quando você deseja enviar lembretes aos seus clientes sobre as faturas.
Como adiar e-mails no Zoho Mail
Haverá alguns e-mails importantes aos quais você não poderá responder imediatamente, mas precisará responder mais tarde. O recurso Adiar no Zoho mail armazena seu e-mail em uma pasta separada “Adiada” e retorna sua mensagem à pasta original após o intervalo de tempo especificado.
Selecione o e-mail que você deseja adiar e clique no botão Soneca ícone no menu superior. Escolha a duração ou escolha uma data e hora personalizadas. O e-mail selecionado será movido do original para o Adiado pasta.
Lendo e-mails no Zoho Mail
Às vezes, você pode querer ver um e-mail de um remetente que recebeu há alguns dias ou semanas. Em vez de percorrer a lista de e-mails, o Zoho Mail pode listar e-mails de um remetente ou assunto específico.
Clique com o botão direito do mouse na mensagem de e-mail e escolha Listar e-mails deste remetente ou Listar e-mails com este assunto. Você pode até personalizar os campos da sua lista de e-mail, como sinalizador, anexo, contagem de comentários, tamanho e muito mais.
Personalize as opções de layout e visualização no Zoho Mail
Por padrão, os e-mails são listados na visualização “Clássica”. Para personalizar esse comportamento, clique no botão Alterar visualização ícone e selecione a visualização “Compact ou Super Compact”. Em cada visualização, o amplo espaçamento entre os emails diminui e lista mais emails.
Quando você seleciona qualquer e-mail, ele é aberto no Visualização vertical modo por padrão. Vamos para Configurações > Opções de exibição de email e escolha Visualização horizontal para ver seu e-mail abaixo da lista de e-mail. Ou, escolha Nova aba para visualizá-los em uma nova guia.
O Zoho Mail oferece uma visualização de conversa?
No Gmail, quando as pessoas respondem a um e-mail, ele agrupa as respostas em uma visualização de conversa com o e-mail mais recente na parte inferior.
O Zoho mail empilha toda a conversa em uma exibição em árvore com detalhes do remetente, linha do tempo, pastas, anexos e muito mais, sem precisar abrir o e-mail. Além disso, você pode classificar o segmento de conversa (Configurações > Conversa) com o e-mail mais recente ou mais antigo no topo.
Visualize e gerencie anexos no Zoho Mail
Uma das maiores desvantagens do Gmail é a falta de um painel para visualizar/gerenciar anexos. Enquanto você pode encontre mensagens com anexos usando os operadores de pesquisa do Gmail, é preciso um pouco de prática. O Zoho Mail oferece um painel centralizado para visualizar anexos (enviados para você ou adicionados a outros aplicativos Zoho) em um único local.
Clique no Visualizador de anexos ícone para ver seus arquivos ordenados ordenadamente com base em seus tipos de arquivo. Selecione qualquer miniatura para visualizá-los ou execute ações rápidas nos anexos. Clique Abrir e-mail vinculado para abrir o e-mail vinculado ao seu anexo, anexe e envie um novo e-mail ou adicione-o a uma nota ou tarefa.
Acompanhamento de e-mails importantes no Zoho Mail
Muitas vezes precisamos acompanhar o e-mail, independentemente da resposta. O Zoho Mail tem a opção integrada de adicionar um lembrete aos seus e-mails. Esboce seu e-mail e clique no botão Ícone de relógio.
Você pode definir um horário específico para lembrá-lo sobre o e-mail, independentemente de receber a resposta ou não. Ou defina uma data limite e, se ninguém responder ao e-mail, você será notificado assim que o prazo terminar. O Zoho mail pode lembrá-lo do e-mail por meio de notificações ou e-mail.
Da mesma forma, você pode configurar um lembrete para e-mails recebidos. Selecione o e-mail ao qual deseja adicionar o lembrete e clique em Mais opções > Lembrete. Escolha sua opção preferida e prossiga. Dirigir a Configurações > Predefinição para personalizar a opção de alarme de acordo com os horários desejados.
Organize e-mails no Zoho Mail
Os filtros no Zoho mail ajudam você a organizar automaticamente os emails de entrada/saída. Assim como o Gmail, você pode definir condições e tomar medidas para essas condições. Mas no Zoho, você pode usar o operador AND/OR para definir se alguma ou todas as condições devem ser consideradas.
Para começar, acesse Configurações > Filtros e crie um novo filtro. Agora defina o tipo de condição (combinação de condições em E/OU), condições (De, Assunto, Para, Cc, Cco, Tipo de anexo) e ações (Mover para pasta, Marcar como, Encaminhar e-mail para, Excluir e-mail).
No Gmail, usamos “Rótulos” para organizar as mensagens. No Zoho, você pode criar várias pastas em diferentes níveis para organizar ou gerenciar e-mails. Clique no sinal (+) ao lado de Pastas para criar uma pasta e selecione seu local. Além disso, você pode criar tags (Selecione um e-mail > Marcar como) para organizá-los ainda mais de acordo com o projeto, equipe específica, clientes e muito mais.
Integração do Zoho Mail com serviços de terceiros
O Zoho mail tem excelente integração com aplicativos externos e internos para complementar seu fluxo de trabalho. Os internos são os aplicativos Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) e os externos se integram ao e-mail por meio da API fornecida por aplicativos de terceiros. Para ver quais integrações estão disponíveis, acesse Configurações > Integrações.
Clique Ir para o mercado e escolha seus aplicativos favoritos. Alguns populares são Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting e Integrately. Vá para a página da extensão e ative-a. Em seguida, volte para a seção Integrações e alterne o Permitir botão.
Agora que o Zoho Mail está configurado, tente superar seu vício em e-mail
O Zoho Mail é uma ótima alternativa ao Gmail. A página de configurações de e-mail é desajeitada/difícil de navegar e leva tempo para se acostumar, mas se você seguiu o procedimento, pode começar a usar o Zoho mail em questão de momentos.
Uma tendência comum observada hoje em dia nas pessoas é verificar o e-mail a cada poucos minutos. Embora esse hábito obsessivo de checar a caixa de entrada pareça inócuo, pode afetar negativamente seu bem-estar e produtividade. Para saber mais, leia nosso guia para encontrar maneiras de superar o vício em e-mail.