O Planilhas Google oferece muitos recursos que a maioria das ferramentas de planilhas premium fornecem, mas de graça. Um desses recursos é a capacidade de ver, editar e excluir o histórico de versões.
Devido à facilidade de uso que o Planilhas Google oferece, mais pessoas estão adotando o conjunto de aplicativos Office do Google do que usando softwares como o Excel. Mas, às vezes, os recursos podem ser um pouco diferentes do que os usuários estão acostumados. Este guia abordará o histórico de versões do Planilhas Google e tudo o que ele é capaz de fazer.
Por que usar o histórico de versões?
Quando vários funcionários lidam com a mesma planilha, é provável que ocorram erros devido à falta de comunicação entre os funcionários. Esses erros podem causar interrupções em planilhas confidenciais que contêm informações financeiras. Quando isso acontece, é muito benéfico ter backups para os quais você possa retornar.
Você também pode ter cometido erros em seu trabalho, mas não consegue identificar exatamente o que deu errado. Ser capaz de abrir uma versão anterior de uma planilha pode ser um salva-vidas absoluto. Isso pode ser crítico se você for um
empreendedor individual usando o Planilhas Google.O que é o histórico de versões do Planilhas Google?
O Google adicionou um recurso que salva todas as alterações feitas em um documento. Até mesmo uma mudança tão pequena quanto uma vírgula é documentada, e esse recurso está disponível na maioria dos serviços do conjunto de aplicativos do Google.
Como documentos Google e Google Sheets são serviços baseados em nuvem, os backups são feitos quase que instantaneamente e podem ser acessados a qualquer momento, desde que você tenha conexão com a internet.
Somente o proprietário da planilha pode visualizar essas alterações e as pessoas a quem o proprietário concede acesso de edição. Pessoas com acesso somente visualização à planilha não podem visualizar ou fazer alterações no histórico de versões. Este é principalmente um recurso de privacidade.
O recurso de histórico de versões do Planilhas Google elimina a necessidade de fazer várias cópias da mesma planilha no hardware local. Você pode simplesmente acessar o histórico de versões e encontrar a versão específica que está procurando.
Como visualizar e editar o histórico de versões no Planilhas Google
Antes de visualizar ou editar o histórico de versões, verifique se você fez alterações suficientes para que o Planilhas Google crie um registro dessas alterações. Você não poderá visualizar o histórico de versões em uma nova planilha. Antes de começarmos, carregue sua planilha.
Aqui estão as etapas que você precisa seguir para verificar o histórico de versões no Planilhas Google
- Navegar para Arquivo na barra de menus.
- Selecionar Histórico de versões. Isso abrirá outro submenu.
- Lá, clique em Ver histórico de versões. Isso mostrará uma barra lateral no lado direito da tela com uma lista contendo todas as versões da planilha.
- Clique nos três pontos ao lado do nome da versão.
- Para versões mais antigas, clique em Restaurar esta versão, e o Planilhas Google recarregará a página com a versão mais antiga da planilha.
Na versão atual da planilha, você pode alterar o nome da planilha ou fazer uma cópia dela. Ao clicar no ícone de três pontos em qualquer versão diferente da atual, você também terá a opção de restaurá-la.
Como nomear versões importantes do Planilhas Google
Pode ser extremamente chocante ver as datas como os nomes dos arquivos e se tornar confuso rapidamente, especialmente se várias alterações estiverem sendo feitas por dia na planilha. Em vez de datas, é muito mais útil se você puder nomear a planilha com base nas alterações feitas.
Digamos que há uma planilha que contém todas as alterações e a versão mais atualizada. Seria melhor chamá-lo de "Final" do que "14 de junho, 9h38", certo?
Nomear versões importantes de planilhas pode ser altamente benéfico para você mais tarde, quando precisar encontrar uma versão específica em meio a um mar de edições. Aqui estão as etapas a seguir para nomear uma versão atual:
- Clique em Arquivo na barra superior.
- Escolher Histórico de versões.
- Clique em Nome da versão atual.
Isso abrirá uma nova janela no meio da tela, permitindo que você defina um nome. Feito isso, clique em Salvar.
Se você deseja renomear uma versão mais antiga, siga os mesmos passos de antes, mas em vez de escolher Nomear versão atual, clique em Ver histórico de versões. Isso mostrará uma lista das alterações feitas na planilha. Lá, clique no nome da versão que você deseja renomear e digite o nome. Imprensa Digitar para salvar as alterações quando terminar.
Como excluir o histórico de versões no Planilhas Google
Atualmente, não há como excluir uma versão específica no histórico de versões do Planilhas Google. Mas você pode começar do zero fazendo uma cópia da planilha. Isso apagará todas as alterações no histórico de versões. Apenas a versão mais recente será salva e copiada.
Os passos para fazer isso são simples, clique em Arquivo na barra superior. Isso mostrará um menu suspenso. Aqui, clique em Faça uma cópia.
Você será solicitado a inserir o nome da nova planilha. Depois de adicionar um nome, escolha o local da planilha e selecione se deseja que a planilha seja compartilhada com as mesmas pessoas com quem foi compartilhada anteriormente. Você também pode escolher se deseja que os comentários sejam copiados. Quando terminar de escolher as opções desejadas, clique no verde Faça um botão de cópia.
O que você precisa saber sobre o histórico de versões no Planilhas Google
Aqui estão algumas coisas que você deve saber sobre o histórico de versões no Planilhas Google:
- O histórico de versões pode voltar um valor infinito. No entanto, o Planilhas otimiza o espaço do Google Drive mesclando versões mais antigas. Ele também pode excluir algumas alterações anteriores se o armazenamento estiver quase cheio.
- Se você não consegue ver o histórico de versões, provavelmente é porque você não tem a permissão necessária ou está completamente bloqueado. Você precisará pedir ao proprietário da planilha para alterar sua permissão para "pode editar" em vez de "pode visualizar".
- O histórico de versões pode ser acessado pelo indivíduo que possui o arquivo em sua conta. Se você estiver usando os recursos de compartilhamento do Planilhas Google, somente as pessoas que podem ver o histórico de versões são pessoas com privilégios de proprietário ou editor.
Dominando o Planilhas Google
Visualizar e editar o histórico de versões é apenas uma pequena parte do ambiente colaborativo no Planilhas Google. Agora que você já o domina, você precisará continuar aprendendo para que sua equipe funcione com capacidade total neste poderoso aplicativo baseado na Web.
