As mensagens instantâneas em locais de trabalho remotos são tão integradas ao tecido da comunicação que muitas vezes é difícil lembrar como era a vida sem elas. Ferramentas como o Slack se tornaram plataformas de comunicação padrão que dão suporte à colaboração e à produtividade da equipe nos ambientes de trabalho remoto atuais.
No entanto, mesmo que seja conveniente, você ainda precisa adotar algumas práticas recomendadas para evitar interromper seu fluxo de trabalho. Este artigo abordará algumas regras essenciais de mensagens instantâneas para uma comunicação eficaz em seu local de trabalho remoto.
1. Definir expectativas
As mensagens instantâneas normalmente permitem que você envie mensagens para as pessoas em tempo real enquanto espera uma resposta imediata. Embora haja momentos em que isso seja apropriado e até necessário, também pode ser uma fonte significativa de distração.
Isso porque você pode usar sua ferramenta de mensagens instantâneas para vários fins, como atividades virtuais de bebedouros, anúncios, compartilhamento de arquivos ou perguntas rápidas. Tudo isso pode rapidamente sair do controle se as pessoas se interromperem o dia todo com solicitações ou notificações.
É por isso que é vital garantir que você tenha políticas que ajudem a gerenciar as expectativas usando sua ferramenta de mensagens instantâneas. Por exemplo, você pode criar canais (grupos) de bebedouros para manter a conversa fiada fora de outros canais relacionados ao trabalho. Você pode incentivar seus colegas remotos a definir seus status para indicar sua disponibilidade e ser franco sobre a urgência de suas solicitações.
Este provavelmente será um processo contínuo que você precisará revisitar à medida que sua equipe e sua empresa crescem. A chave é ter um sistema, como um wiki interno, para entregá-lo aos funcionários atuais e apresentá-lo aos novos contratados.
2. Editar antes de enviar
A natureza imediata das mensagens instantâneas e o fato de você estar acostumado a usar abreviações, siglas e emojis ao enviar mensagens de texto amigos e familiares podem fazer você ignorar o potencial de mal-entendidos e a importância do profissionalismo no local de trabalho comunicações.
Como você já criou o hábito de ler e editar seus e-mails antes de enviá-los, também deve reservar um tempo para fazer o mesmo com suas mensagens instantâneas. Revise sua gramática, ortografia e tom antes de clicar em enviar. Lembre-se de que sua mensagem pode atrapalhar o fluxo de trabalho de seu colega, portanto, certifique-se de que seja clara e concisa. Você não quer que eles gastem tempo extra descobrindo o que você quis dizer.
Dito isso, evite o uso excessivo de abreviações ou siglas em suas comunicações no local de trabalho. Se você precisar usá-los, use aqueles que são bem conhecidos e relacionados ao seu setor.
3. Esteja atento aos fusos horários
Você provavelmente tem colegas remotos trabalhando em diferentes partes do mundo e fusos horários, o que significa que suas horas de trabalho não correspondem. Portanto, é bom criar o hábito de considerar os fusos horários de seus colegas de equipe antes de enviar uma mensagem instantânea.
Isso porque as mensagens instantâneas criam um senso de urgência, o que pode pressionar seus colegas remotos para responder durante seu tempo pessoal, promovendo uma cultura sempre ativa que pode levar rapidamente a esgotamento. Além disso, os pings e notificações podem distraí-los durante o horário de trabalho.
Dito isso, para trabalhe de forma produtiva com suas equipes remotas em vários fusos horários, você precisa estar mais atento ao enviar mensagens. Para conseguir isso, você pode resistir ao desejo de enviar mensagens instantâneas, a menos que sejam urgentes, agende suas mensagens do Slack com antecedênciae aproveite a comunicação assíncrona para evitar interromper seus colegas.
4. Considere outras alternativas
As mensagens instantâneas são excelentes para trocas rápidas e breves, mas ficam aquém quando você precisa ter conversas mais aprofundadas. Portanto, se você estiver tendo uma extensa troca de mensagens ou dificuldade em explicar algo, talvez seja hora de parar de enviar mensagens e mudar para outro método de comunicação.
Dependendo do contexto e da natureza da sua conversa, convém considerar alternativas como áudio ou videoconferência, pois permite transmitir melhor sua mensagem. Alternativamente, se você não estiver disponível simultaneamente, você pode usar ferramentas de comunicação como Torção ou soluções de vídeo assíncrono Curti Voodle para gravar e enviar sua mensagem sem esperar uma resposta imediata.
O e-mail também pode ser uma opção melhor para conversas específicas, pois fornece um registro escrito que você pode consultar mais tarde. Além disso, seus colegas podem ler e responder à sua mensagem no momento que melhor lhes convier.
5. Evite mensagens desconexas
Considerando que cada mensagem que você envia corresponde a uma nova notificação e uma potencial distração, você deve evitar enviar mensagens desconexas para limitar o número de notificações de seus colegas receber.
Em vez disso, envie uma mensagem consolidada que contenha todas as informações que você precisa para se comunicar. Dessa forma, seus colegas podem digitalizar rapidamente a mensagem e não serão interrompidos várias vezes. Por exemplo, você pode usar o seguinte formato:
Olá, estou procurando informações sobre o projeto XYZ. Você tem alguma atualização? Obrigado.
Em vez de separar cada informação em uma mensagem separada.
6. Mantenha o Small Talk no mínimo
As conversas com bebedouros têm seu lugar em locais de trabalho remotos. Na verdade, eles podem ajudar a construir relacionamentos e promover um sentimento de pertencimento entre os funcionários.
No entanto, deve haver canais específicos para conversas casuais e socialização para não atrapalhar seus colegas ao tentar se concentrar no trabalho deles. Dessa forma, eles podem optar por participar da conversa quando quiserem e não sentirão que precisam responder imediatamente.
Portanto, ao enviar mensagens diretas para seus colegas remotos, especialmente durante o horário de trabalho, tente manter o mínimo de conversa fiada para respeitar seu tempo e foco.
7. Confirmar recebimento de mensagens
Ao receber uma mensagem, é uma boa prática informar ao remetente que você viu a mensagem, mesmo que não possa responder imediatamente. Dessa forma, eles não sentirão que você os está ignorando e poderão se concentrar em outras tarefas enquanto aguardam uma resposta. Além disso, evita mensagens de acompanhamento potencialmente distrativas.
Se você estiver ocupado ao receber uma mensagem que precisa de uma resposta, você pode avisar o remetente dizendo algo como “Obrigado por me avisar. Eu voltarei para você." Se a mensagem não precisar de resposta, você pode digitar “Obrigado” ou reagir com um emoji.
Adote estas dicas para comunicações mais produtivas no trabalho
Esforçar-se para desenvolver melhores hábitos de comunicação é essencial para qualquer equipe remota. Adotar as dicas acima pode incentivar uma colaboração mais produtiva e eficiente com seus colegas, independentemente da localização.