Embora os aplicativos de produtividade sejam projetados para permitir que você trabalhe com mais eficiência, às vezes parece que eles fazem o oposto. Isso porque uma coisa é ter ferramentas de produtividade excepcionais à sua disposição. Mas outra coisa é usá-los de uma maneira que o torne mais produtivo.
Tudo se resume a como você os usa. Este artigo aborda dicas para ajudá-lo a maximizar suas ferramentas de produtividade.
O primeiro passo para usar suas ferramentas de produtividade de forma mais eficaz é perceber que elas não podem fazer muito de forma independente. Embora quase todos os aplicativos de produtividade do mercado prometam “facilitar” sua vida, a verdade é que eles não podem fazer muito. Alguns podem apresentar recursos e recursos exclusivos com potencial para ajudá-lo a fazer mais em menos tempo, mas, em última análise, são apenas facilitadores.
Para maximizar os benefícios de suas ferramentas de produtividade, você precisa ter clareza sobre suas metas e objetivos e ter as habilidades e os sistemas para apoiá-los. Isso é semelhante a um fotógrafo com a melhor e mais completa câmera, mas ainda incapaz de tirar ótimas fotos. Saber disso e reduzir suas expectativas sobre o que suas ferramentas de produtividade podem ajudá-lo a alcançar é um ótimo ponto de partida.
Você precisa de sistemas e processos que suportem suas ferramentas de produtividade para usá-las com eficiência. Estes são os pilares de produtividade que mantêm tudo junto e permitem que você aproveite ao máximo seus aplicativos. Sem eles, você perseguirá constantemente o aplicativo de produtividade mais recente que promete o mundo, mas nunca chegará a lugar algum.
Por exemplo, anotar todas as suas tarefas em um aplicativo de lista de tarefas é inútil se você não tiver um sistema para resolvê-las. Uma razão para isso é que cada tarefa tem um nível diferente de urgência e importância, e você só tem uma quantidade limitada de tempo e energia a cada dia. Então, neste caso, você precisará de um sistema de priorização, como a Matriz de Eisenhower, para ajudá-lo a descobrir quais tarefas fazer primeiro e garantir que você esteja progredindo nas coisas mais importantes.
Em outros casos, você pode precisar de um sistema que o ajude a manter o foco e a limitar as distrações ou a mudança de contexto. O agrupamento de tarefas é um sistema de produtividade adequado que pode ajudar nisso. Envolve agrupar tarefas semelhantes e trabalhar nelas uma após a outra para minimizar as distrações e maximizar seu foco.
Em suma, o objetivo é encontrar ou configurar sistemas que suportem suas ferramentas de produtividade e o ajudem a alcançar os resultados desejados.
Com a extensa gama de ferramentas de produtividade disponíveis ao seu alcance, pode ser um desafio escolher o caminho certo para o trabalho ou tentar usar várias opções simultaneamente para o mesmo tarefa. Mas, na maioria das vezes, usar várias ferramentas de produtividade para a mesma coisa pode levar à confusão e, na verdade, torná-lo menos produtivo. Portanto, é vital que você selecione cuidadosamente a ferramenta de produtividade certa, aquela que funcionará melhor para você com base em suas necessidades, objetivos e circunstâncias.
Para fazer isso, comece avaliando suas necessidades e a tarefa específica que você está tentando realizar. A partir daí, pesquise, compare diferentes opções e experimente-as (se possível) para ver qual funciona melhor para você. Você pode precisar experimentar algumas ferramentas antes de encontrar o ajuste perfeito, mas valerá a pena no final.
Depois de encontrar a ferramenta certa, evite a tentação de procurar constantemente o aplicativo mais recente com novos recursos brilhantes. Provavelmente, você não precisará adicionar mais ferramentas de produtividade para a mesma tarefa, pois a que você já possui atende a todas as suas necessidades. Assim, você pode ficar com suas ferramentas atuais e se concentrar em usá-las de forma mais eficaz.
Agora, você precisa aprender os detalhes do seu kit de ferramentas de produtividade atual. Isso é essencial se você quiser tirar o máximo proveito deles e alcançar os resultados desejados. Além disso, como seu objetivo final é economizar tempo, conhecer todos os cantos e recantos de suas ferramentas ajudará você a usá-las com mais eficiência e a fazer mais em menos tempo.
Por exemplo, se você é um Usuário do Slack, aprender seus recursos mais avançados facilitará seu fluxo de trabalho, economize tempo e torne a comunicação com sua equipe mais eficiente. Além disso, você também pode ativar seu espaço de trabalho do Slack adicionando algumas integrações.
O mesmo vale para os usuários do Gmail. Aprendendo o mais atalhos de teclado úteis irá ajudá-lo a passar pela sua caixa de entrada mais rapidamente, economizando tempo para outras tarefas essenciais. Em geral, dedicar um tempo para aprender a usar suas ferramentas com mais eficiência valerá a pena a longo prazo, aumentando sua produtividade.
Já estabelecemos que, na maioria dos casos, você não precisará de vários aplicativos para a mesma tarefa. No entanto, em um local de trabalho típico, você precisará de soluções diferentes para comunicação, gerenciamento de tarefas, armazenamento em nuvem e muito mais. Isso significa que você perderá um tempo precioso alternando entre aplicativos constantemente e corre o risco de perder informações importantes.
Para evitar isso, você precisa integrar suas ferramentas de produtividade para que elas funcionem perfeitamente juntas. Felizmente, as ferramentas de produtividade mais populares oferecem integração com uma ampla variedade de aplicativos, para que você possa conectar facilmente aqueles que usa e otimizar seu fluxo de trabalho. Você também pode usar Integrações Zapier para automatizar seu fluxo de trabalho de gerenciamento de tarefas.
Como alternativa, ao procurar as ferramentas certas para suas necessidades, você pode escolher um conjunto de espaço de trabalho que inclua tudo o que você precisa em um só lugar. Por exemplo, Notion é um espaço de trabalho completo que combina vários recursos, incluindo gerenciamento de tarefas, anotações e colaboração de documentos na mesma plataforma.
6. Personalize suas notificações
Por último, mas igualmente importante, você precisa gerenciar cuidadosamente suas notificações para evitar distrações e se concentrar em seu trabalho. Por padrão, a maioria dos aplicativos é configurada para enviar notificações para tudo, o que pode rapidamente se tornar esmagador e dificultar a concentração.
Primeiro, determine quais notificações são essenciais para você e com que frequência deseja recebê-las. Em seguida, você pode acessar as configurações do seu aplicativo e ajustar suas preferências de notificação para atender às suas necessidades. Outras vezes, ao trabalhar em uma tarefa tediosa que requer foco profundo, você pode desativar todas as notificações para manter o foco.
As ferramentas de produtividade podem ajudá-lo a realizar mais em menos tempo, mas somente se você as usar da maneira certa. Com tantas opções disponíveis no mercado, é fácil ser pego na síndrome do novo aplicativo e perder o controle de suas necessidades e objetivos.
A chave é ser estratégico em relação ao seu kit de ferramentas de produtividade e usar apenas as ferramentas que atendem às suas necessidades específicas. As dicas que compartilhamos acima ajudarão você a fazer isso e levar sua produtividade para o próximo nível.
