Pode-se dizer, em geral, que um documento do Microsoft Excel, assim como um átomo, consiste em grande parte de espaço vazio. Mas não é nada fácil quando você imprime um arquivo do Excel e sua impressora cospe muitas páginas em branco. Veja por que isso pode acontecer e algumas maneiras de corrigi-lo.
O que faz com que os documentos do Microsoft Excel imprimam páginas em branco
Aqui estão alguns motivos pelos quais os documentos do Excel são impressos com páginas em branco extras. Também temos um guia mais geral sobre como corrigir as coisas se sua impressora estiver imprimindo páginas em branco.
1. As células são formatadas para aparecer em branco
Às vezes, você pode formatar células em um documento do Microsoft Excel de determinadas maneiras para fazê-las parecer em branco. Essa situação ocorre quando as células têm texto em branco e o plano de fundo da célula é branco ou quando determinados valores de dados são definidos para não serem exibidos ou impressos.
2. O documento contém páginas em branco
Se o documento do Microsoft Excel tiver um bloco de células em branco entre as áreas com dados, você pode acabar com algumas páginas em branco impressas.
3. As páginas contêm erros
Se uma célula em uma página contiver um erro e os erros forem definidos para serem impressos em branco, os arquivos do Excel poderão ser impressos em branco ou com células que parecem vazias.
Outro motivo para obter impressões em branco do Excel é se um documento contiver colunas ocultas com quebras de página manuais.
Como impedir que o Microsoft Excel imprima páginas em branco
Experimente estas correções simples para garantir que os arquivos do Microsoft Excel não imprimam páginas em branco.
1. Definir uma área específica para imprimir
Imprimir um arquivo do Excel é um pouco estranho. Pode não estar necessariamente em conformidade com os tamanhos e layouts de página padrão, dependendo dos seus dados. Assim, a impressão pode ficar distorcida. Uma maneira fácil de corrigir isso é definir a área que você deseja imprimir. Veja como:
- Em uma planilha do Excel, selecione (realce) as células que você deseja que apareçam na página impressa.
- Debaixo de Layout da página guia, clique no Área de impressão menu suspenso e selecione Definir área de impressão.
Vamos para Visualizar > Visualização de quebra de página para ver como as páginas estão configuradas para serem impressas.
Temos um artigo informativo sobre como definir uma área para imprimir no Excel, bem como expandir e limpar a área de impressão.
2. Defina o número de páginas a serem impressas
Pode ser irritante se muitas páginas em branco forem impressas no final do documento do Excel, mas isso pode ser resolvido facilmente. Tudo o que você precisa fazer é verificar o número de páginas antes de imprimir e deixar de fora as que estão em branco.
Você também pode aplicar essa correção se páginas em branco aparecerem no meio da impressão do Excel e todos os seus dados forem impressos. Você terá que passar por cada página na visualização de impressão para garantir que nenhuma página em branco apareça.
3. Dimensionar para corresponder ao tamanho do papel
O dimensionamento é melhor usado quando você deseja fazer uma planilha do Excel caber na sua tela, mas também pode ser usado para outras coisas. E, às vezes, erros na impressão podem ser causados por problemas de dimensionamento.
Como o Excel, por padrão, não fornece páginas claramente definidas, pode ser difícil saber onde uma página termina e a próxima começa. A primeira coisa a fazer é centralizar seus dados na página. Para fazer isso:
- Vou ao Layout da página guia na faixa de opções, clique no botão Margens menu suspenso e selecione Margens personalizadas.
- No Margens guia, sob o Centralizar na página seção, verifique a Horizontalmente caixa de seleção.
Em seguida, ajuste a escala.
- Vou ao Dimensionar para caber seção no Layout da página guia de fita.
- Reduza a escala de 100% para algo que melhor se adapte à sua página.
Verifique a visualização de impressão para ver se isso corrigiu o problema. Outra maneira de dimensionar suas páginas para impressão é ajustar a escala nas opções do Excel. Para fazer isso:
- Vamos para Arquivo > Opções.
- Debaixo de Avançado guia, role para baixo até o Em geral seção.
- Certifique-se de que o Dimensione o conteúdo para tamanhos de papel A4 ou 8,5 x 11" opção está marcada.
4. Copie seu trabalho em um novo arquivo do Excel
Uma correção temporária simples é copiar apenas o que você deseja imprimir e colá-lo em um novo arquivo do Excel. Dessa forma, você sabe exatamente o que está no arquivo e o que deve ser impresso.
5. Verifique se há texto despercebido
Você não precisa verificar manualmente cada célula em seu arquivo do Excel se achar que há células com texto em branco. Um método mais fácil é executar uma pesquisa específica usando o localizar e substituir o recurso de pesquisa no Excel. Veja como:
- Imprensa Ctrl+F para abrir o Localizar e substituir caixa.
- Ampliar Opções para ver mais deles.
- Clique no Formato menu suspenso e selecione Formato.
- Debaixo de Fonte guia, defina a cor para branco e clique em OK.
- Clique no Encontrar tudo botão para ver todas as células com texto branco.
6. Verifique se há quebras de página entre colunas ou linhas ocultas
As linhas ou colunas ocultas em si não afetarão a impressão, mas as quebras de página entre linhas ou colunas ocultas podem causar problemas durante a impressão. Siga estes passos para verificar:
- Navegue até o Editando grupo no Casa aba.
- Vá para clicar Localizar e selecionar > Ir para especial.
- Selecionar Apenas células visíveis e clique OK.
Se houver células ocultas, todas as células serão selecionadas com as bordas das linhas e colunas ocultas realçadas. Selecione as linhas ou colunas em ambos os lados de uma oculta, clique com o botão direito do mouse no nome da linha ou coluna e selecione Mostrar. Ajuste as quebras de página para que as páginas sejam impressas como você deseja.
7. Imprimir células de valor zero
Você pode notar se uma grande seção do seu documento do Excel é zero, mas apenas para ter certeza, faça o a seguir para imprimir células que têm um zero como seus dados, seja por meio de entrada direta, fórmula ou algum outro método.
- Vamos para Arquivo > Opções.
- Debaixo de Avançado guia, role para baixo até o Opções de exibição para esta planilha seção.
- Certifique-se de que o Mostrar um zero nas células que têm valor zero opção está marcada.
8. Descubra como os erros são tratados
Se um erro for configurado para ser impresso em branco, você poderá ficar com células ou grupos de células que não imprimem seus dados valiosos. Veja como habilitar a impressão de células com erros no Excel:
- Debaixo de Layout da página guia, clique na caixa do iniciador de diálogo no canto inferior direito da Configurações da página seção.
- Debaixo de Folha guia, certifique-se de que os erros de célula estejam configurados para serem exibidos.
9. Verifique a qualidade de impressão
Algumas impressoras permitem imprimir com qualidade de rascunho para economizar tinta e tempo. Essas configurações podem afetar a impressão de seus documentos. Para garantir que a qualidade do rascunho esteja desmarcada, faça o seguinte:
- Clique em Títulos de impressão debaixo de Layout da página guia na planilha do Excel.
- Debaixo de Folha guia ou título, certifique-se de que o Preto e branco e Qualidade do rascunho caixas de seleção estão desmarcadas.
Em seguida, certifique-se de que suas impressões são da mais alta qualidade. Para fazer isso:
- Clique em Títulos de impressão debaixo de Layout da página guia na planilha do Excel.
- Mude para o Página guia ou título e altere a qualidade de impressão para Alto.
Você pode mover para imprimir diretamente daqui pressionando o botão Visualizar impressão botão.
10. Converter a planilha no formato mais recente do Microsoft Excel
Os erros podem estar associados à versão do programa do arquivo Excel que você está usando, especialmente se estiver usando o formato XLS antigo. Verifique se você está usando o formato Excel mais recente. Se não estiver, converta seu arquivo para o formato mais recente—XLSX.
11. Obtenha os drivers de impressora mais recentes
Às vezes, um problema com o sistema operacional e o driver da impressora pode fazer com que as páginas do Microsoft Excel sejam impressas em branco. A solução mais fácil, neste caso, é atualizar os drivers da impressora. Você terá que fazer logon no site do fabricante da impressora e verificar os drivers mais recentes para o modelo da sua impressora.
Banir a impressão de páginas em branco do Excel
Alguns problemas são resolvidos com mais facilidade do que outros e, se você começar a perceber que os arquivos do Excel imprimem algumas páginas em branco, uma simples alteração nas configurações deve resolver o problema. Problemas de compatibilidade mais sérios são resolvidos com a atualização de formatos de arquivo e drivers de impressora.
