A maioria das pessoas usa software de planilha para coletar dados ou apresentar informações usando tabelas e gráficos. No entanto, ao pensar fora da caixa, existem vários usos para o Planilhas Google. Um dos usos alternativos mais úteis é criar um cronograma.
E você nem precisa começar do zero. A biblioteca de modelos tem uma planilha pronta para uso. Continue lendo enquanto detalhamos como você pode criar e formatar uma programação corretamente e por que você deve considerar o uso de planilhas para sua programação.
Como criar um cronograma no Planilhas Google
Embora você possa criar uma agenda do zero no Planilhas Google, recomendamos o uso de um modelo, principalmente se você estiver com pressa e não precisar de muita personalização.
Você pode usar a galeria de modelos no Planilhas Google para encontrar uma planilha pré-criada. Para começar, você deve acessar o Planilhas Google e criar uma conta. Se você já tiver uma conta do Google, poderá usá-la para fazer login. Aqui estão as etapas que você precisa seguir para criar uma programação usando a galeria de modelos no Planilhas Google:
- Navegue até a página principal do Planilhas Google.
- Clique em Galeria de modelos sob a barra de pesquisa. Isso abrirá uma nova página contendo vários modelos para você escolher.
- Nós usaremos o Cronograma template para este tutorial, então clique nele. Isso abrirá uma nova planilha com o modelo já aplicado.
O modelo do Planilhas Google já possui as linhas e colunas configuradas para que haja divisões por hora ao longo do dia. Você pode definir o dia inicial da semana na célula C2. A data é especificada na 3ª linha automaticamente dependendo da entrada na célula C2. A 4ª linha contém uma fórmula que transforma automaticamente a data no dia da semana.
Na parte inferior da agenda há uma seção de notas onde você pode deixar mensagens para a equipe. Há também uma seção de tarefas no lado direito, onde você pode atribuir tarefas específicas à sua equipe.
Usando a formatação condicional em sua programação
Você pode usar a formatação condicional na planilha para verificar uma palavra específica na planilha. Uma ação especificada será tomada se essa condição for atendida.
Para demonstração, vamos adicionar formatação condicional para verificar se a palavra "reunião" existe na célula. Se isso acontecer, a célula deve ficar vermelha. Aqui estão os passos que você precisa seguir para fazer isso:
- Selecione a área da planilha onde deseja aplicar a formatação condicional.
- Clique em Formato na barra de ferramentas principal da tela.
- Lá, clique em Formatação condicional. Isso abrirá uma barra lateral no lado direito da tela.
- O intervalo será adicionado automaticamente se você o selecionar na primeira etapa. Se não, escreva o intervalo no Aplicar ao intervalo caixa de texto.
- No Formate as células se seção, você pode selecionar as regras de formatação. Nós escolhemos o O texto contém opção e adicionei a palavra-chave "reunião".
- Agora escolha os efeitos a serem aplicados ao conteúdo da célula. Neste caso, escolhemos a cor vermelha a ser aplicada na célula.
- Clique em Feito para salvar as alterações.
Como você pode ver, o efeito é adicionado a qualquer célula que contenha a palavra-chave especificada. Isso pode ser particularmente útil quando você deseja codificar com cores as próximas tarefas, como reuniões e prazos. Você também pode adicionar várias regras, o que significa que você pode ter uma programação totalmente codificada por cores.
Isso significa que você não precisará codificar manualmente cada célula com cores sempre que uma alteração for feita em sua programação.
Prós e contras de criar um cronograma no Planilhas
Embora existam vários benefícios em criar um horário de trabalho produtivo com o Planilhas Google, está longe de ser perfeito. Vamos discutir os prós e contras de criar uma programação com o Planilhas Google:
Pró: Gratuito para usar
Embora existam vários softwares de criação de horários no mercado, a maioria deles é pago. Por outro lado, o Planilhas Google pode ser benéfico na hora de criar uma agenda, pois é gratuito para pessoas físicas e pequenas empresas. É uma maneira simples de faça backup da sua agenda gratuitamente sem fazer salvamentos manuais.
Pró: fácil de compartilhar
A melhor parte de usar o Planilhas Google em vez de outros programas de planilha é que ele permite compartilhar sua planilha com apenas alguns cliques. Você também pode especificar as permissões para que apenas algumas pessoas selecionadas possam fazer edições na planilha, enquanto as outras podem apenas visualizá-la. Isso pode ser uma grande ajuda se você fazer um horário de trabalho remoto para compartilhar com seus colaboradores.
Contra: Nenhuma notificação para usuários sem acesso de edição
O Planilhas Google tem a vantagem do compartilhamento em tempo real, o que significa que as alterações feitas no arquivo podem ser vistas em tempo real pelos visualizadores. No entanto, se você tiver apenas permissões de visualização, o Planilhas não notificará você sobre as alterações feitas na planilha.
Somente pessoas com acesso de edição podem ativar as notificações por e-mail. Você pode usar complementos que enviam notificações push para ajudar a eliminar o problema, mas está longe de ser o ideal.
Contra: Falta de automação
O uso de software dedicado para criar sua agenda não exigirá que você insira todos os detalhes manualmente. Outras partes são atualizadas automaticamente se você alterar uma parte da programação.
O software avançado também o notificará se você estiver exagerando nas mudanças ou cometendo um erro em potencial. Se você for um especialista, poderá fazer automação no Planilhas. No entanto, a maioria das pessoas não tem tempo ou conhecimento técnico avançado para fazer isso.
Contra: Leva mais tempo
Ao usar uma planilha, você precisa inserir a maioria das coisas manualmente ou criar listas suspensas. O software avançado economiza muita edição manual, pois possui construtores de agendamento de arrastar e soltar. Eles também podem enviar e-mails automáticos sempre que ocorrerem alterações na programação.
Contras: Não possui recursos modernos
O Planilhas Google não possui recursos como rastreamento por GPS, troca de turno e gerenciamento de PTO. Esses recursos não são necessários, mas podem ajudar a tornar sua vida muito mais fácil em determinadas situações.
Programe sua vida de forma eficaz
O Planilhas Google é apenas uma das muitas maneiras de agendar sua vida e seu trabalho. Embora existam algumas desvantagens, o fato de ser gratuito e simples de usar o torna uma opção viável, especialmente quando você o combina com outros aplicativos do Google Suite, como o Google Agenda.