Nada é tão elegante quanto escrever suas respostas de pesquisa on-line diretamente em uma planilha do Excel em tempo real. Felizmente, você pode aproveitar esse recurso se usar o Microsoft Forms. Há maneiras repetitivas e dinâmicas (automatizadas) de contornar isso.
Os métodos automatizados são mais práticos, mas neste artigo, você verá como proceder.
Como exportar respostas do Microsoft Forms para o Excel
Exportar as respostas do Microsoft Forms para o Excel ajuda você a obter as respostas mais recentes à sua pesquisa. Envolve o download das respostas da pesquisa para o seu computador como um arquivo do Excel. O processo é fácil se você criou seu formulário de pesquisa da Microsoft já:
- No Microsoft Forms, vá para Respostas no canto superior direito.
- Clique Abrir no Excel no lado direito da tela para baixar as respostas atuais para o seu computador.
- Você precisa repetir esse processo sempre que quiser obter uma atualização de resposta.
Mas esse método não é o melhor, pois você terá que reinventar a roda frequentemente para atualizar sua planilha; isso significa baixar um novo arquivo do Excel cada vez que alguém envia uma resposta. Isso pode ser exaustivo, especialmente se muitas pessoas estiverem respondendo em tempo real.
Para facilitar sua vida, você pode automatizar o processo com o OneDrive for Business e o Power Automate, conforme descrito nas seções a seguir.
Como sincronizar o Microsoft Forms com o Excel via OneDrive for Business
Você pode atualizar sua planilha do Excel dinamicamente se estiver em uma conta do Microsoft 365 Business. Para fazer isso, você criará um formulário de pesquisa que pode gravar respostas dinamicamente no Excel diretamente do OneDrive.
Quando você usa o OneDrive for Business para criar o Microsoft Forms para Excel, ele cria uma versão de planilha do Excel desse formulário com colunas com os atributos de campos de formulário correspondentes.
Para criar um formulário do Excel que atualize as respostas do Microsoft Forms automaticamente em tempo real:
- Faça login no seu Centro de administração do Microsoft 365 Business.
- Clique no ícone do menu quadrado no canto superior esquerdo e vá para OneDrive.
- Uma vez no OneDrive, clique em Novo no canto superior esquerdo.
- Nas opções, selecione Formulários para Excel.
- Dê um nome à sua pesquisa e clique Crio.
- O OneDrive iniciará seu navegador para onde você pode criar seus campos de formulário como desejar.
- Uma planilha do Excel com o nome do seu formulário aparecerá no OneDrive.
- Depois de criar e compartilhar sua pesquisa, abra a planilha do Excel online e agora você verá novos dados à medida que forem atualizados em tempo real.
- Se você compartilhar a planilha do Excel com os membros de sua equipe, eles também receberão uma atualização em tempo real das respostas à medida que as pessoas responderem à sua pesquisa.
Como sincronizar respostas do Microsoft Forms com o Excel via Power Automate
O Power Automate é um poderosa ferramenta de automação de tarefas de rotina. Curiosamente, também fornece uma excelente maneira de sincronizar o Microsoft Forms com o Excel. É o melhor método se você já compartilhou seu formulário de pesquisa.
O método Power Automate só funciona com Microsoft Forms criados usando sua conta do Microsoft Business. E envolve a criação de um fluxo de nuvem automatizado no Power Automate.
Portanto, você também deve estar em uma conta Microsoft Business para usar esse recurso de fluxo no Power Automate. Use as etapas abaixo para conectar o Microsoft Forms ao Microsoft Excel automaticamente usando o Power Automate:
Inserir uma tabela em sua pasta de trabalho do Excel online
Sua pasta de trabalho online do Excel deve estar em formato de tabela, pois o Forms só grava em tabelas em uma planilha do Excel.
Se você baixou uma planilha do Excel das respostas do Microsoft Forms, você pode carregá-la no OneDrive, ignorar esta subseção e pular para sincronizar o Microsoft Forms com o Excel.
Portanto, antes de começar, crie uma nova planilha do Excel no OneDrive. Certifique-se de acessar o OneDrive por meio de sua conta Microsoft Business:
- Clique Novo no canto superior esquerdo do OneDrive.
- Selecionar Pasta de trabalho do Excel.
- Na planilha do Excel aberta no navegador, clique em Salvar no canto superior esquerdo. Em seguida, insira um nome preferido no Nome do arquivo campo. Clique em qualquer espaço vazio para fechar essa caixa modal.
- Agora crie suas colunas e certifique-se de que elas correspondam aos campos em seu formulário de pesquisa da Microsoft. Por exemplo, se você compartilhou um formulário que solicita email e sexo, sua pasta de trabalho do Excel terá uma coluna de email e sexo.
- Destaque as colunas. Então vá para o Inserir guia na faixa de opções e clique em Mesa.
- Carraça Minha tabela tem cabeçalhos marque e clique OK.
Sincronize o Microsoft Forms com o Excel usando o Power Automate
- Faça login no seu Automatização de energia conta.
- Clique Crio na barra lateral esquerda.
- Selecionar Fluxo de nuvem automatizado.
- A seguir, clique Quando uma resposta é enviada da caixa modal.
- Então clique Crio na parte inferior da caixa modal aberta.
- Clique Entrar se solicitado. Certifique-se de usar uma conta do Microsoft 365 Business para entrar se estiver em uma conta pessoal da Microsoft. Você pode fazer isso clicando Usar outra conta na caixa de entrada.
- Uma vez conectado, clique no botão Escolha um formulário campo no Power Automate.
- Em seguida, selecione um dos formulários que você criou anteriormente.
- Clique Novo passo. Em seguida, use a barra de pesquisa para pesquisar "formulários".
- Clique Formulários Microsoft e selecione Obter detalhes da resposta das opções abaixo Ações.
- Clique no ID do formulário campo e selecione seu formulário de pesquisa novamente. Em seguida, selecione ID de resposta de ID de resposta campo.
- Clique Novo passo. Em seguida, selecione Excel on-line.
- A seguir, selecione Adicionar uma linha a uma tabela das opções abaixo Ações.
- Debaixo de Localização campo, escolha OneDrive para Empresas.
- Selecionar OneDrive de Biblioteca de documentos Campo.
- Clique no navegador de arquivos no Arquivo campo e escolha a pasta de trabalho do Excel que você criou anteriormente. Ou você pode selecionar aquele enviado do seu computador se estiver usando uma planilha exportada anteriormente.
- Selecione o nome da tabela na planilha do Excel. Novos campos correspondentes às colunas do Excel nessa planilha devem aparecer agora. Eles também devem estar correlacionados com os campos do formulário de pesquisa.
- Clique em cada um dos novos campos e selecione seu campo de formulário correspondente na Conteúdo dinâmico opções.
- Por fim, clique Salvar.
É isso! Agora você criou um fluxo de nuvem automatizado para Microsoft Forms no Power Automate.
O Power Automate agora escreverá novas respostas dinamicamente em sua pasta de trabalho do Excel à medida que os respondentes enviam respostas em tempo real.
Se você exportou suas respostas do Microsoft Forms para o Excel em seu PC antes, poderá copiar e colar os dados existentes na pasta de trabalho do Excel recém-automatizada. Essa ação não interromperá seus fluxos do Power Automate.
Atualizar as respostas da pesquisa no Excel em tempo real
Automatizar as atualizações de resposta do Microsoft Forms em tempo real no Microsoft Excel facilita a vida. Embora a opção direta do OneDrive for Business forneça sincronização fácil se você não compartilhou seu formulário, O Power Automate é mais prático se você compartilhou sua pesquisa do Microsoft Forms e as pessoas já respondendo.
Embora você possa aproveitar o Microsoft Forms em uma conta pessoal, a gravação de resposta dinâmica no Excel ainda exige que você possua uma conta Microsoft Business. Você também pode querer ver como o Google Forms se compara ao da Microsoft, já que esses são concorrentes próximos.
