À medida que mais organizações adotam o trabalho remoto, elas precisam de todos os recursos que podem reunir para ter reuniões virtuais produtivas. Apesar dos inúmeros softwares de reunião virtual no mercado, algumas equipes de negócios ainda precisam encontrar os corretos.
O Microsoft Teams cria condições equitativas para que as equipes de trabalho se envolvam e colaborem virtualmente sem gastar muito. Continue lendo enquanto discutimos como você pode aumentar sua produtividade com o sistema.
1. Agende a reunião com precisão
O agendamento é o primeiro passo para ter uma reunião no Microsoft Teams. Embora você possa iniciar uma reunião a qualquer momento, se quiser que outras pessoas se juntem a você, você precisa informá-las com antecedência.
Ao configurar uma reunião no Microsoft Teams, você deve considerar os fusos horários dos participantes. Se você for o organizador, poderá agendar uma reunião com seu fuso horário e ela refletirá automaticamente os fusos horários dos participantes em seus painéis.
Para aumentar a participação da sua reunião, agende-a em um horário que seja adequado para a maioria dos participantes, se não para todos. Agendar uma reunião em horários estranhos pode impedir que os membros de sua equipe apareçam. Mesmo que eles apareçam, eles podem não participar de maneira ideal se o tempo estiver errado.
2. Escolha um moderador
O fato de você estar organizando uma reunião no Microsoft Teams não significa que você deve ser o moderador da reunião. Um dos maneiras de realizar uma reunião de equipe remota com sucesso é nomear um moderador, especialmente se você já tiver muito trabalho em suas mãos.
Confie ao seu moderador a responsabilidade de conduzir a agenda da reunião e envolver os participantes de forma eficaz. O moderador deve ficar de olho no comportamento dos participantes e garantir que ninguém constitua um incômodo durante a reunião. Conceda ao moderador acesso e controle adequados às configurações da reunião, para que ele possa iniciar comandos quando necessário.
3. Otimize a experiência online
As reuniões online são mais produtivas nas configurações certas. Antes de iniciar uma reunião, encontre um local e uma posição de assento adequados. Certifique-se de que a câmera do seu computador esteja em boas condições para uma ótima qualidade de imagem. O mesmo se aplica ao áudio. Providencie um microfone com boa qualidade de áudio. Teste sua câmera e microfone antes do início da reunião para evitar surpresas desagradáveis.
Enquanto a maioria dos anfitriões prefere sentar-se confortavelmente e passar sua mensagem com um retrato elegante, outros preferem se conectar com os participantes em um estande. O Microsoft Teams oferece vários planos de fundo personalizados para embelezar seu espaço online.
4. Fazer anotações
Tomar notas é um dos as maneiras de executar uma reunião virtual produtiva. Quando você está processando muitas informações, há uma tendência a perder alguns detalhes essenciais. Uma vez que há muito que seu cérebro pode reter, você pode perder informações vitais se não tomar notas. É por isso que tomar notas é fundamental durante as reuniões.
Você não precisa de caneta e papel para fazer anotações ao fazer uma reunião no Microsoft Teams. A ferramenta oferece um bloco de notas onde você pode escrever e salvar informações de uma reunião. Você sempre pode voltar às suas anotações para recuperar a agenda principal da sua reunião.
5. Silenciar participantes que não falam
O ruído prejudica a produtividade no local de trabalho. Se você não o cortar pela raiz, também poderá obstruir sua reunião virtual. Mesmo quando você faz um esforço para estar em um local tranquilo para sua reunião, outros participantes podem não fazer o mesmo. O Microsoft Teams ajuda você a se livrar do ruído com seu recurso de mudo.
Como organizador de uma reunião, você pode silenciar não apenas a si mesmo, mas também outros participantes da reunião no Microsoft Teams. A regra é silenciar os participantes que não falam o tempo todo. Fazer isso cria ordem e decoro. Outros participantes entenderão a mensagem que um participante falante está transmitindo.
6. Use a janela de bate-papo para dar ênfase
As reuniões virtuais devem ser envolventes para manter os participantes interessados. As pessoas ficam entediadas facilmente com conversas longas, então você também precisa usar a janela de bate-papo no Microsoft Teams para manter sua atenção.
Como organizador, você pode criar uma janela de bate-papo onde você e os outros participantes podem deixar comentários relevantes sobre a reunião. É um bom lugar para escrever informações importantes que os participantes devem conhecer. O moderador também pode pedir aos participantes que deixem quaisquer perguntas que possam ter na janela de bate-papo, para que todos possam entender as perguntas com clareza.
7. Gravar a Reunião
Um erro que os anfitriões de reuniões virtuais cometem é não acompanhar todas as atividades. Quando eles precisam se referir a um tópico, eles não podem. O Microsoft Teams facilitou o processo de gravação ao introduzir um recurso de gravação para captar rapidamente todos os pequenos detalhes.
Fazer referências faz parte de um processo de aprendizado e manter um registro de todas as reuniões online é altamente benéfico. Ao gravar sua reunião no Microsoft Teams, você tem evidências concretas dos detalhes da reunião.
8. Desfoque seu plano de fundo
Assim como um ambiente barulhento pode fazer com que outra pessoa perca a mensagem que um orador está transmitindo em uma reunião online, um fundo barulhento também pode causar distrações. Por exemplo, uma bela pintura em um participante pode distraí-lo do que ele está dizendo. Você pode até esquecer sua linha de pensamento.
O Microsoft Teams permite que os participantes desfoquem seus planos de fundo, para que possam se concentrar em si mesmos e no que estão discutindo. Com esse recurso, você não precisa se preocupar em ter o plano de fundo perfeito para sua reunião.
9. Use o recurso de quadro branco
Muitos usuários não utilizam o recurso de quadro branco no Microsoft Teams ao máximo. É uma tela online para capturar suas mensagens e ideias em ação.
O quadro branco do Microsoft Teams é útil quando você precisa explicar ideias complexas aos membros da sua equipe durante uma reunião. Ele oferece vários elementos de esboço para ajudá-lo a expressar seus pensamentos com clareza.
10. Ativar compartilhamento de tela
Às vezes, explicar ideias e conceitos para equipes em uma reunião virtual não é suficiente. Você precisa mostrar a eles as informações como estão no seu dispositivo de computador. O Microsoft Teams torna isso possível com seu recurso de compartilhamento de tela.
Você tem a oportunidade de aprimorar os níveis de envolvimento dos participantes em sua reunião online com o Microsoft Teams ao ativar o compartilhamento de tela. Ele permite que você mostre a outras pessoas sobre o que você está falando e exatamente como está no seu sistema.
Faça suas reuniões virtuais valerem a pena com o Microsoft Teams
As reuniões virtuais vieram para ficar. As equipes de trabalho estão fazendo grandes progressos na interação entre si a partir de seus locais remotos. Mas, para que isso aconteça, você precisa ter a intenção de aproveitar ao máximo suas reuniões, aproveitando os muitos recursos do Microsoft Teams.
Se você vai receber pessoas em uma reunião, faça valer a pena otimizando a experiência. Crie espaço para que todos possam contribuir e compartilhar ideias. Quando os membros de sua equipe perceberem o valor de suas reuniões, eles ficarão ansiosos para participar sempre que você agendar uma reunião.
