Hoje, os e-mails são essenciais para uma vida produtiva. Eles permitem que você se comunique, inscreva-se em serviços, mantenha contas seguras e muito mais. Isso também significa que sua caixa de entrada pode ficar sobrecarregada facilmente, o que é um problema quando você usa e-mails para trabalhar.
O Gmail é especialmente rico em recursos e distrações, mas existem maneiras de gerenciar sua conta e você mesmo para que você não acabe fazendo multitarefas novamente. Ser capaz de se concentrar em um trabalho de cada vez é uma questão de organização e disciplina. Vamos explorar o que isso significa exatamente.
1. Organize seus e-mails
Em primeiro lugar, você pode clicar no botão Estrela ou etiqueta ícone ao lado de qualquer e-mail para marcá-lo como Estrelou ou Importante. Isso o enviará para sua respectiva pasta no painel lateral, além de aumentar a probabilidade de o Gmail sinalizar automaticamente e-mails importantes no futuro.
Você pode ir ainda mais longe criando etiquetas codificadas por cores no Gmail
e arquivar e-mails em uma ordem lógica em vez de ter que passar por uma parede de e-mails mistos, alguns de interesse, outros spam.Portanto, quando um novo lote de e-mails chegar, percorra-os e marque-os de acordo. Então, por exemplo, você pode se concentrar em e-mails no Importante pasta primeiro e deixe aqueles que você rotulou como "Pessoal" para mais tarde.
2. Use o recurso soneca em e-mails que podem esperar
Outra ferramenta que pode ajudá-lo a priorizar em quais e-mails focar é chamada Soneca.
Selecione ou passe o mouse sobre um e-mail e você verá um ícone que se parece com um relógio. Clique nele, e você pode escolher o comprimento de sua Soneca.
Seja qual for a sua escolha, o e-mail desaparecerá da sua caixa de entrada e voltará na hora marcada. Você pode acessá-lo antes disso, no entanto, basta abrir o Adiado pasta.
3. Alterar seu tipo de caixa de entrada
Há muitas maneiras de personalizar seu painel do Gmail para impedir que você faça várias tarefas ao mesmo tempo. Sua Configurações rápidas oferecem um método muito fácil e prático.
Clique no engrenagem ícone na parte superior da página para abrir seu Definições cardápio. Encontre o Tipo de caixa de entrada seção e veja suas opções:
- Predefinição
- Importante primeiro
- Não lido primeiro
- Com estrela primeiro
- Caixa prioritária
- Várias caixas de entrada
Cada tipo estrutura sua caixa de entrada de forma diferente. Você também encontrará esse recurso em Configurações rápidas > Ver todas as configurações > Caixa de entrada.
Para ajustar ainda mais o layout do seu Gmail, combine o layout mais produtivo com filtros que classificam sua caixa de entrada do Gmail. Com um planejamento cuidadoso, você pode garantir que sua atenção sempre recaia sobre os e-mails mais importantes para você.
4. Altere a densidade da sua caixa de entrada
Torne sua caixa de entrada o mais fácil possível para os olhos, e identificar e-mails importantes será mais simples. Você também evitará se cansar muito rápido ao trabalhar no Gmail.
Outra característica do seu Configurações rápidas pode ajudá-lo a conseguir isso. Debaixo Densidade, há três opções de quão próximos seus e-mails devem ser:
- Predefinição
- Confortável
- Compactar
Veja qual deles permite que você navegue pela sua caixa de entrada de forma rápida e fácil.
5. Alterar o tamanho máximo de página da sua conta do Gmail
O Gmail oferece mais controle sobre o layout da sua caixa de entrada, incluindo quantos e-mails ele deve listar por página. Para encontrar esse recurso, acesse Configurações rápidas > Ver todas as configurações > Geral.
Nesta aba é o seu Tamanho máximo da página seção, onde você pode escolher o número de conversas a serem exibidas em cada página. Suas opções predefinidas variam de 10 a 100, para que você possa realmente espalhar seus e-mails ou agrupá-los.
Decida qual layout irá ajudá-lo a se concentrar mais nas tarefas, enquanto você coloca suas ferramentas de filtragem em bom uso.
6. Dividir seu painel de leitura
Você pode interromper a multitarefa e concentrar sua atenção em um e-mail de cada vez com mais um recurso do Gmail. Acima de seus e-mails está o Alternar o modo de painel dividido ícone.
Se você clicar nele enquanto seu painel estiver em seu formato não dividido padrão, Divisão vertical será ativado, o que significa que seus e-mails recebem um painel ao lado deles para exibir o conteúdo de cada conversa que você selecionar. Isso permite que você veja o que está em seus e-mails sem precisar abri-los completamente. Posteriormente, você pode acessar sua caixa de entrada mais rapidamente.
Se você clicar na seta ao lado do Alternar o modo de painel dividido ícone, você encontrará o Divisão horizontal opção também.
Tudo isso também está disponível em Configurações rápidas > Ver todas as configurações > Caixa de entrada.
Mas você pode fazer muito mais personalizando suas configurações do Gmail, como configurar uma resposta automática de férias recorrente. Explore o que mais pode beneficiar sua monotarefa.
7. Comece a ler novos e-mails de baixo para cima
Quando se trata de hábitos pessoais que podem afastá-lo da multitarefa, um método seguro é ler seus e-mails com um propósito ou ordem lógica.
Por exemplo, em uma lista padrão de e-mails, os mais novos estarão no topo, então faz sentido começar de baixo em todas as conversas não lidas, abordando primeiro as mais antigas.
Eles podem ter prazos ou informações importantes relevantes para e-mails posteriores. Mesmo que seja apenas para garantir a segurança e manter o foco, trabalhe em seus e-mails.
8. Limpe os e-mails mais fáceis primeiro
Com o painel dividido do Gmail, você pode identificar rapidamente e-mails que não lhe interessam ou que podem ser tratados rapidamente. Vá até sua caixa de entrada e resolva as tarefas mais fáceis primeiro, tirando-as do caminho. Então, você pode priorizar os e-mails mais complicados.
É uma estratégia simples, mas que limpa sua caixa de entrada de forma rápida e construtiva, sem sobrecarregar você.
Sua conta do Gmail tem dois recursos úteis integrados para definir tarefas e fazer anotações.
Vamos começar com Tarefas do Google, marcado pelo Verifica ícone na sua barra lateral. Clique nele e depois Adicionar uma tarefa, caso ainda não tenha. Você pode dar a cada tarefa um título, descrição, data e subtarefa. Enfeite-os o quanto for necessário para se manter organizado.
Logo acima Tarefas é Google Keeplâmpada elétrica ícone, que abre um painel listando todas as entradas existentes do Keep sob o Tome nota botão. Use isso para fazer anotações sobre os e-mails de um determinado cliente, por exemplo, ou para tirar minutos durante as sessões do Google Meet.
Ambas as ferramentas podem lembrá-lo de tarefas importantes que você precisa concluir, além de oferecer maneiras de ser mais produtivo com cada tarefa em que você se concentra.
10. Usar extensões do navegador
Se você adora o suporte de ferramentas úteis, procure complementos do navegador que aumentam sua eficiência estruturando seu fluxo de trabalho ou dividindo-o em partes com as quais você pode lidar com mais facilidade.
Conhecer como Todoist pode melhorar sua produtividade, por exemplo, através do poder absoluto do gerenciamento inteligente de tarefas. Você pode sincronizá-lo com sua conta do Gmail e otimizar cada trabalho importante.
Então, você tem Classificar caixa de entrada do Gmail, uma extensão que adiciona filtros às opções padrão do Gmail. Você pode classificar seus e-mails por contato, empresas, anexos e muito mais.
Se você usa o Planilhas Google com seus e-mails, considere Marcador de linha, que faz exatamente o que o nome sugere: destaca linhas em planilhas para que você possa lê-las mais rapidamente.
Mesmo algo como Monotab pode ser inestimável para os trabalhadores online. É uma extensão que salva links em uma única aba para que você não acabe com vários abertos e deixando seu navegador lento.
Em última análise, você precisa de ferramentas organizacionais, bem como disciplina, para impedir que sua concentração se divida em várias direções e atrapalhe sua produtividade.
As dicas e ferramentas acima podem colocar seus e-mails e qualquer outro trabalho que você faça no Gmail em uma ordem lógica e até agradável. Você poderá se dedicar às tarefas que deseja e parar de se desviar.
Como já mencionado, seu autocontrole desempenha um papel importante em impedir que você seja multitarefa, mas ter muito suporte digital também ajuda bastante. Então, confira o que mais o Google pode oferecer em suas plataformas, desde sua conta do Gmail até seu navegador Chrome.