Onde você guarda as notas dos seus clientes? Eles ficam em sua mesa em um bloco de notas ou em um documento em seu disco rígido? Fazer isso pode criar alguns desafios:

  1. Encontrando-os novamente.
  2. Enviando-os para seus colegas de trabalho, que também precisarão encontrá-los novamente.

Além disso, notas ocultas tornam-se especialmente urgentes quando o cliente já está ao telefone. Mas não precisa ser assim. Se você está parado tentando encontrar o CRM perfeito ou não está pronto para investir no que deseja, por que não criar um funcional no Planilhas Google? Aqui está como.

1. Adicionando títulos e congelando a linha superior do seu CRM no Planilhas Google

Comece adicionando os nomes dos campos que deseja incluir na parte superior da planilha. Nome, número de telefone, e-mail, data de contato, status e notas são algumas colunas básicas que você pode usar.

Você também deve considerar algumas colunas exclusivas do seu negócio ou ciclo de vendas. Quais informações serão úteis quando for a hora de retomar a conversa?

Pode ser qualquer coisa – o orçamento do seu cliente em potencial, o produto ou serviço desejado, com quem ele falou anteriormente, onde trabalha, etc. Se você tem um sistema atual, este é outro lugar para procurar referência.

Depois de decidir sobre seus títulos e digitá-los, você pode congelar a linha superior da Planilha Google. Para fazer isso:

  1. Realce a linha inteira.
  2. Vamos para Visão no canto superior esquerdo.
  3. Selecionar Congelar.
  4. Escolher 1 linha.

Agora, conforme você rola, os títulos ficarão no topo.

2. Adicionando menus suspensos e codificação de cores condicional ao seu CRM no Planilhas Google

Para respostas recorrentes, você pode adicionar uma lista suspensa de opções em qualquer título, será útil. Alguns exemplos disso são nomes de produtos, serviços ou uma lista de seus vendedores.

Criar uma lista suspensa também é uma excelente maneira de adicionar uma coluna de status de trabalho à sua Planilha Google. Os status fornecerão uma visão geral rápida de onde um lead está no ciclo de vendas. Para fazer isso:

  1. Clique na célula abaixo do seu título.
  2. Vamos para Dados no menu superior esquerdo.
  3. Selecionar Data de validade.
  4. Nas opções ao lado Critério, escolher Lista de um intervalo.
  5. No campo ao lado, digite as palavras que deseja incluir, separadas por uma vírgula.
  6. Acertar Salvar assim que sua lista estiver pronta.

Agora sua lista de opções aparecerá na célula e você poderá adicionar um código de cores condicional para ajudá-lo a navegar no seu CRM.

Você encontrará Formatação condicional debaixo de Formato cardápio na parte superior. Depois de clicar nele, uma barra lateral é aberta onde você pode personalizar um intervalo de células. Clique na célula que contém seu menu suspenso e adicione suas cores seguindo estas etapas.

  1. Debaixo Regras de formato, clique no menu suspenso em Formate as células se… e selecione O texto contém.
  2. Um campo aparecerá para você digitar a palavra que deseja codificar por cor.
  3. Debaixo Estilo de formatação, altere a cor de fundo para a que você deseja — as cores pastel mais claras funcionam melhor com texto em preto.
  4. Quando estiver pronto, aperte Feito.
  5. Repita com as opções restantes.

Conforme você clica em suas opções no menu, a célula agora mudará de cor. Para adicionar isso à coluna inteira, copie a célula e selecione a coluna clicando em sua letra na parte superior. Antes de colar, desmarque a célula de título segurando CMD ou CTRL e clicando nele.

3. Outra formatação útil para criar seu CRM no Planilhas Google

Para garantir que suas entradas tenham sempre a mesma aparência, você pode adicionar formatação adicional às colunas da sua planilha. Se o seu CRM tiver uma coluna de data, você poderá manter esses dados consistentes adicionando um formato. Para fazer isso:

  1. Clique na letra na parte superior da coluna de data para selecionar tudo.
  2. Vamos para Formato no menu superior.
  3. Selecionar Número.
  4. Escolher Encontro.

Agora, sempre que você inserir uma data, sua planilha a formatará da mesma forma todas as vezes.

Você também pode fazer isso para manter qualquer moeda em seu CRM consistente. Siga os mesmos passos, mas escolha entre as várias opções disponíveis ou vá para Moeda personalizada para mais opções, incluindo tipos diferentes.

Outro benefício de manter seus dados consistentes é que você pode use a função de classificação no Planilhas Google para encontrar informações rapidamente.

4. Adicionando notas ao seu CRM no Planilhas Google

Se você deseja manter tudo em um só lugar, pode adicionar notas diretamente na sua Planilha Google. Embora possa parecer um pouco desajeitado no começo, um pouco de formatação pode ajudá-lo a manter as coisas limpas e organizadas.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a fazer anotações em seu CRM:

  • Clique duas vezes na célula para editá-la.
  • Você pode adicionar uma quebra de linha pressionando Opção + Enter no Mac ou Ctrl + Enter no computador.
  • Você pode adicionar um marcador pressionando Opção + 8 no Mac ou Alt + 0149 no computador.
  • Para evitar usar o atalho de marcador sempre, copie e cole-os.
  • Se preferir, você pode usar traços como pontos para facilitar as coisas.
  • Defina seu Quebra de texto para Grampo para manter o texto cuidadosamente dobrado para dentro em vez de se espalhar.
  • O clipe também impedirá que as células fiquem excessivamente altas.
  • Depois de clicar duas vezes nele novamente, você poderá visualizar seu conteúdo na íntegra.

Como alternativa, se você quiser criar um documento separado para cada cliente em potencial, poderá usar esta coluna para links para o Google Docs.

Mantenha todas as suas notas de relacionamento com o cliente juntas no Planilhas Google

Encontrar o CRM certo para você e sua equipe é um projeto em si, especialmente se você é uma equipe menor ou está apenas começando. Pode ser que você não precise de todos os recursos que acompanham algumas assinaturas de CRM ou ainda não esteja pronto para investir em um.

Enquanto isso, você pode acompanhar todas as suas notas de vendas no Planilhas. O primeiro passo é decidir que tipo de informação você precisa coletar para ajudar o processo de vendas a correr bem. A partir daí, você pode seguir as etapas deste artigo para fazer exatamente o que precisa. Dessa forma, é menos provável que você perca informações úteis em blocos de notas ou em papel de rascunho.