O compartilhamento de arquivos é uma prática comum no trabalho em equipe. Mas é contraproducente quando os arquivos que você compartilha estão desorganizados e sujam seu sistema. Há muito trabalho que você pode fazer em meio à desordem.
Organizar seus arquivos compartilhados é fundamental para otimizar seu fluxo de trabalho. Se você não fizer isso, poderá perder arquivos importantes ou misturá-los no decorrer do trabalho. Confira maneiras eficazes de organizar seus arquivos compartilhados para aumentar a produtividade.
1. Revisar arquivos existentes
A revisão periódica dos arquivos existentes é necessária para manter seu sistema bem organizado. Há uma grande chance de você ter alguns arquivos em seu sistema que você não usa ou precisa mais. Esses arquivos podem ficar lá e ocupar espaço sem o seu conhecimento.
Sempre reserve um tempo para revisar seus arquivos, para que você possa excluir os que não precisa mais e atualizar os desatualizados para obter o máximo valor deles. Revisar seus arquivos sozinho pode ser difícil de acompanhar. Eduque e ensine os membros de sua equipe ou funcionários sobre a importância de revisar os arquivos existentes. Esta tarefa simples cria um espaço de trabalho limpo para maior eficiência.
2. Crie e nomeie suas pastas em detalhes
Nada é mais desorientador do que ter que passar a maior parte de suas horas de trabalho procurando arquivos em seu sistema. Salve-se do problema criando pastas diferentes para seus arquivos de acordo com suas categorias.
domínio como organizar suas pastas em detalhes economiza tempo e aumenta a produtividade. Você pode navegar rapidamente em seus arquivos ou pastas sem abri-los para identificá-los ou acessá-los. Da mesma forma, criar e nomear suas pastas ajuda os membros de sua equipe a identificar quais arquivos pertencem a eles para acesso e aqueles que contêm informações confidenciais.
Ao nomear sua pasta, tente ao máximo evitar usar nomes longos e complicados, pois eles são difíceis de lembrar. Além disso, evite usar caracteres e símbolos especiais porque eles não apenas não são visíveis, mas também não têm sentido. Por fim, se você precisar usar espaços para separar palavras, use sublinhados ou traços.
3. Limite suas pastas
Embora criar e nomear pastas seja uma boa prática para organizar arquivos compartilhados, não exagere. Ter uma única pasta para cada arquivo que você possui criará desordem. Você terá muitos arquivos em seus sistemas, e isso pode ser esmagador.
Portanto, em vez de criar uma pasta para cada arquivo, mescle o arquivo em uma pasta com conteúdo semelhante. Você sabe exatamente onde procurar ao procurar arquivos na mesma categoria.
4. Abandone o armazenamento local
O armazenamento local costumava ser o principal, mas com a digitalização, existem opções mais viáveis. Portanto, se você ainda estiver usando o armazenamento local para salvar seus arquivos, ficará preso no passado. Além de ser caro para manter devido à compra de maior largura de banda para armazenar mais arquivos, o armazenamento local representa um risco de segurança. Se alguém adulterar seu dispositivo de armazenamento, você pode perder todas as informações que tem nele.
Portanto, em vez de armazenamento local, opte pelo armazenamento em nuvem. Com o armazenamento em nuvem, você pode acessar seus arquivos remotamente, ter mais espaço de armazenamento e implementar uma segurança mais forte. Confira o provedores de armazenamento em nuvem mais baratos para economizar custos.
5. Adote software com controle de versão
Há uma grande chance de você precisar modificar seus arquivos depois de criá-los. O controle de versão ajuda você a acompanhar as modificações feitas em um arquivo ou coleção de arquivos. Rastrear alterações manualmente é assustador e pode confundir você.
Assim como você pode usar aplicativos de controle de versão para aumentar sua produtividade, você pode usar um software de organização de arquivos com controle de versão para rastrear as modificações feitas em um arquivo, para não misturá-las.
Manter todos os membros da equipe na mesma página é o papel do sistema de controle de versão. Mais significativamente, garante que todos na equipe colaborem e trabalhem no mesmo projeto, garantindo que todos estejam usando a versão mais recente do arquivo.
6. Criar atalhos e favoritos
Se você está com orçamento limitado ou precisa de uma ação rápida, é melhor criar atalhos e favoritos. Um atalho é uma referência a um arquivo do disco rígido. Um programa, um arquivo ou uma pasta pode ser determinado por seu ponteiro.
Como contém informações sobre a localização do arquivo original, o atalho é um arquivo minúsculo que usa muito pouco espaço de armazenamento. A duplicata não corresponde exatamente ao arquivo original. Assim, o arquivo original ainda está intacto quando você remove o atalho.
Você pode colocar os programas e atalhos de pasta usados com mais frequência em locais de fácil acesso, como seu painel de trabalho ou barra de inicialização rápida com a ajuda de atalhos.
7. Pré-criar modelos de pasta
Outra maneira de organizar seus arquivos compartilhados é pré-criar um modelo temporário. Você pode pré-criar modelos de pasta se não tiver certeza de qual modelo usar no momento.
A pré-criação de um modelo de pasta ajuda a manter alguns arquivos em uma pasta, em vez de deixá-los em qualquer lugar do sistema. Também evita a multiplicação do espaço. Se você finalmente determinar sua posição nessas pastas pré-criadas, poderá ou não movê-las para seu armazenamento permanente.
8. Aproveite o software de organização automatizada
Uma das maneiras mais eficazes de organizar seus arquivos compartilhados é incorporar um software de organização automatizada em seu sistema. Organizar arquivos manualmente não é apenas tedioso, mas também demorado. Mover arquivos diferentes para locais específicos requer atenção aos detalhes.
Mesmo assim, há uma tendência de que as coisas escorreguem pelas rachaduras. Mas é um jogo diferente quando você automatiza o processo com um software de organização. Um software de organização eficaz colocará seus arquivos compartilhados em seus locais corretos com pouca ou nenhuma supervisão. Você e sua equipe terão mais tempo em suas mãos para se concentrar em tarefas mais importantes para aumentar sua produtividade.
9. Excluir arquivos desatualizados
Arquivos desatualizados não são úteis para você. A menos que você planeje atualizá-los, eles não têm interesse em seu sistema. Se você fizer um balanço de seus arquivos, poderá descobrir que os arquivos que não usa mais ocupam um espaço de armazenamento significativo. Excluí-los daria mais espaço para criar e armazenar arquivos relevantes.
Além disso, deixar arquivos desatualizados em seus arquivos de sistema pode acidentalmente se fundir com arquivos mais recentes ou atuais, causando confusão. Esse cenário pode ocorrer quando esses arquivos estão nas mãos de funcionários novos ou inexperientes. Para automatizar esse processo, você pode optar por softwares de exclusão de arquivos como PrivaZer, Triturador de arquivos, e Utilitários Glary, entre outros.
Organizando arquivos compartilhados para aumentar a produtividade
Um espaço de trabalho limpo aumenta a produtividade. Você pode acessar facilmente qualquer documento que precisar e mover as coisas sem obstrução. Organizar seus arquivos compartilhados não apenas aumentará sua produtividade, mas também o tornará mais eficiente, pois estará mais focado nas tarefas em mãos.
Curiosamente, você não precisa fazer tudo sozinho. Você pode aproveitar as ferramentas automatizadas para fazer o levantamento e a colocação, para que possa se envolver em outras tarefas que precisam de sua atenção.
