Novas ideias para a semana de trabalho surgiram à medida que mais empresas tentam combater o desgaste dos trabalhadores. Por exemplo, um experimento social está mudando uma semana de trabalho de 40 horas e cinco dias para uma semana de trabalho de 32 horas e quatro dias.
Embora alguns se preocupem que reduzir o número de horas trabalhadas diminuirá a produtividade, isso não é necessariamente verdade. Segundo reportagem do BBC, um teste de quatro anos da semana de trabalho de 32 horas mostrou que "a produtividade permaneceu a mesma ou melhorou na maioria dos locais de trabalho".
Se o seu local de trabalho está pensando em mudar para uma semana de trabalho de 32 horas, siga estas cinco etapas para maximizar a produtividade.
1. Organizar tarefas
Para garantir que as tarefas importantes sejam uma prioridade, liste suas tarefas para esse dia (ou semana, se quiser planejar com antecedência). Olhando para a lista, classifique cada tarefa em três categorias: Prioridade máxima, Prioridade média, e Baixa prioridade.
Tarefas de alta prioridade são essenciais para o seu negócio e precisam ser feitas prontamente. As tarefas de prioridade média devem ser concluídas prontamente, mas podem sofrer um pequeno atraso. Por fim, as tarefas de baixa prioridade são aquelas que precisam ser concluídas, mas não imediatamente.
Se você não tiver certeza de como classificar suas tarefas, tente o sistema de três toques para priorizar sua lista de tarefas.
Ao listar e classificar suas tarefas, use um aplicativo de notas colaborativas como Microsoft OneNote ou Google Keep para que toda a sua equipe saiba qual trabalho deve priorizar. Um aplicativo de notas também permitirá que os membros de sua equipe forneçam feedback sobre a lista de prioridades para que você possa garantir que o trabalho essencial seja concluído primeiro.
2. Compartilhar calendários
Continue o impulso colaborativo que você iniciou organizando tarefas fazendo com que sua equipe compartilhe seus calendários. A maioria dos aplicativos de calendário, como Microsoft Outlook e calendário do Google, permitem que você compartilhe sua agenda com outros usuários.
A conscientização da agenda de todos é fundamental para manter um ambiente produtivo. Ao compartilhar seu calendário com sua equipe, todos podem acompanhar as reuniões importantes da equipe e garantir que não perturbem os colegas de trabalho durante os períodos de bloqueio.
Também será mais fácil eliminar reuniões desnecessárias. Conhecer a agenda de todos permitirá que você descubra um horário para todos se encontrarem em vez de ter várias reuniões pontuais. Ele também permitirá que você veja se os assuntos da reunião estão sendo repetidos.
3. Use aplicativos de timer (e ouça-os)
Com sua semana de trabalho reduzida em 20%, cada minuto do dia se torna um recurso mais valioso. Para otimizar seu tempo, você deve criar um cronograma para si mesmo e cumpri-lo. Bloqueie o tempo em seu calendário para cada tarefa que você precisa concluir e para reuniões e intervalos (porque você precisa pausas adequadas e restauradoras estar no seu melhor).
Depois de fazer sua programação, defina um cronômetro para cada tarefa. Alguns aplicativos de timer populares incluem Pomofocus e Alternar. Não importa qual aplicativo você escolher, certifique-se de ouvi-lo. Quando o cronômetro disser para você parar, você deve parar e passar para a próxima tarefa, mesmo que não a tenha terminado.
Para combater o trabalho inacabado, sempre adicione um bloco de atualização à sua agenda. Um bloqueio de recuperação é uma quantidade definida de tempo que você dá a si mesmo para continuar trabalhando em tarefas que não teve tempo de terminar. Adicionar um permitirá que você permaneça no caminho certo para concluir todo o seu trabalho.
4. Use um sistema de armazenamento em nuvem
O compartilhamento de documentos é essencial para qualquer negócio. Felizmente, os dias dos sistemas de armazenamento em papel, que limitavam a acessibilidade, já se foram. Mas em um ambiente de trabalho de 32 horas, não é qualquer sistema de armazenamento digital que serve.
Certifique-se de que sua equipe compartilhe documentos em um ambiente de compartilhamento na nuvem, como OneDrive ou Google Drive. Quando você hospeda documentos em um ambiente local, o acesso é limitado, o que torna os fluxos de trabalho mais lentos. Os sistemas de armazenamento em nuvem permitem que todos acessem os materiais necessários, evitando lombadas na jornada de trabalho.
Os sistemas de armazenamento em nuvem também permitem que todos acompanhem o progresso do trabalho, o que ajuda nos esforços de colaboração cruzada do projeto. No entanto, para tornar seu sistema de armazenamento em nuvem acessível, organize e limpe seu armazenamento em nuvem de tempos em tempos. Dessa forma, você e os membros de sua equipe não perderão tempo classificando pastas e arquivos desatualizados para encontrar o que precisam.
5. Acompanhe seu dia em uma planilha
Além de bloquear o tempo em sua agenda, registre suas tarefas diárias em uma planilha usando um programa como Microsoft Excel ou Planilhas Google. Registre cada tarefa e quanto tempo o trabalho levou.
Ao registrar o tempo de uma tarefa, não coloque apenas o que você bloqueou em seu calendário. Em vez disso, se você precisar de mais tempo para concluir uma tarefa, anote isso. Saber o tempo total que você gasta em uma tarefa é essencial para descobrir como otimizar seu dia.
Depois de uma semana monitorando o tempo gasto em suas tarefas diárias, observe como seu tempo foi distribuído pela lista de tarefas que você precisava concluir. Estude a lista e pergunte a si mesmo o que ela diz. Onde você passa a maior parte do seu tempo? Quais tarefas estão demorando mais do que o esperado? Onde você pode reduzir o tempo gasto?
Esse rastreamento e questionamento permitirão que você entenda melhor como seu tempo é utilizado ao longo do dia. Saber onde seu tempo é gasto permitirá que você descubra o que pode ser cortado, delegado e precisa de mais atenção.
Maximize sua semana de trabalho de 32 horas
Para maximizar a produtividade durante sua semana de trabalho de 32 horas, lembre-se de organizar suas tarefas, compartilhar seus calendários, usar aplicativos de cronômetro, usar armazenamento em nuvem e acompanhar seu dia. Essas cinco etapas são pequenas alterações no seu dia de trabalho que afetarão significativamente sua semana de trabalho.
É importante lembrar que perder oito horas por semana não significa que você terá que perder nada do seu trabalho. Pelo contrário, mudar para a semana de trabalho de quatro dias pode motivar sua equipe a trabalhar mais.
A produtividade nem sempre é sobre o tempo que você tem; é sobre como você usa esse tempo.