Selecionar a ferramenta de gerenciamento de projetos certa para você e sua equipe pode ser um aborrecimento, especialmente quando você precisa de várias licenças, mas não tem orçamento. Se você ainda não está pronto para investir ou ainda está em busca, pode criar um quadro de gerenciamento de projetos funcional no Planilhas Google enquanto isso. Continue lendo para saber como.
Mapeando seu quadro de projeto no Planilhas Google
Antes de mais nada, você precisará determinar quais colunas usará em seu quadro. Para fazer isso, faça uma lista das informações básicas que você precisará retransmitir, como o nome da tarefa, data de vencimento, prioridade, status e notas.
Uma coluna de proprietário indicará quem está trabalhando na tarefa se você estiver colaborando com outras pessoas. Se várias pessoas estiverem delegando no quadro, você também desejará incluir uma coluna que mostre quem o atribuiu.
Em seguida, pense em qualquer informação exclusiva do seu fluxo de trabalho. O objetivo é criar uma visão geral rápida das atribuições para você e seus colegas de trabalho. Alguns exemplos são números de identificação do cliente, códigos de cores, informações de contato, links, etc. Seja qual você escolher, certifique-se de usá-lo para a maioria de suas tarefas para que a coluna não seja apenas mais uma etapa – ou pior, desordem.
Como criar um quadro de gerenciamento de projetos no Planilhas Google
O Planilhas Google facilita muito a criação de um quadro de gerenciamento de projetos funcional. Aqui estão os passos que você precisa tomar:
1. Congele sua linha superior
Depois de ter uma lista das colunas que você gostaria de incluir, digite-as em sua planilha na parte superior e congelar a linha no Planilhas Google para que ele permaneça com você enquanto você rola. Para fazer isso:
- Realce a linha inteira.
- Vamos para Visão no canto superior esquerdo.
- Selecionar Congelar.
- Escolher 1 linha.
2. Adicionar formatação à sua coluna de data
Para tornar consistente a adição de datas ao seu quadro, você pode atribuir formatação à sua coluna de prazo. Para fazer isso:
- Selecione a coluna inteira.
- Vamos para Formato no menu superior.
- Selecionar Número.
- Escolher Encontro.
Você não precisa fazer nada na coluna de tarefas e anotações - apenas mantenha-as no formato de texto. Para as colunas de prioridade, status e proprietário, um menu suspenso será útil - você pode ler sobre isso na próxima seção.
3. Criar uma coluna de status funcional no Planilhas Google
Com softwares como ClickUp e Asana, você pode definir rapidamente o status de uma tarefa com apenas alguns cliques. Para fazer isso no Planilhas Google, você pode usar Data de validade para criar um menu fly com várias palavras para selecionar. Para fazer isso:
- Selecione as células abaixo do seu título.
- Vamos para Dados na parte superior de sua tela.
- Selecionar Data de validade do cardápio.
- Ao lado Critério, escolher Lista de itens.
- À esquerda, digite as palavras que deseja incluir, separadas por uma vírgula.
- Acertar Salvar.
Você pode repetir as mesmas etapas para inserir um menu suspenso em outras células abaixo do título.
Agora, um menu suspenso aparecerá nas células. Com as células ainda selecionadas, você pode adicionar formatação condicional para codificar por cores seus status. Para fazer isso:
- Vamos para Formato na parte superior de sua tela.
- Selecionar Formatação condicional, e um menu lateral aparecerá.
- Verifique novamente se suas células destacadas estão selecionadas no Aplicar ao intervalo caixa.
- Debaixo Regras de formato, clique no menu suspenso abaixo Formate as células se… e escolha O texto contém.
- Insira o status no campo que aparece abaixo.
- Debaixo Estilo de formatação, altere o plano de fundo ou a cor do texto.
- Acertar Feito.
- Repita com os status restantes.
Depois de adicionar o código de cores a cada opção, clique nelas para garantir que funcionem antes de copiar e colar a lista suspensa na coluna inteira. Para colar, selecione a coluna usando sua letra na parte superior e desmarque a célula de título clicando nela enquanto segura CMD ou CTRL antes de encaixá-lo.
4. Adicione notas ao seu quadro de projeto no Planilhas Google
Usando um quadro de projeto como este, você pode manter tudo em um só lugar, incluindo suas anotações de tarefas. Isso significa que você pode evitar vasculhar comunicações, documentos e papéis em sua mesa para obter detalhes. Além disso, você pode eliminar a necessidade de enviar notas de atribuição por e-mail para seus colegas de trabalho.
Com isso dito, você deve manter suas anotações organizadas para evitar que elas se tornem distrativas ou contraproducentes. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a formatá-los:
- Clique duas vezes em uma célula para editar o texto dentro dela.
- Adicione uma quebra de linha usando Opção + Enter no Mac ou Ctrl + Enter no Windows.
- Adicione um marcador na frente do seu texto pressionando Opção + 8 no Mac ou Alt + 0149 no Windows.
- Copie e cole os marcadores se quiser usá-los novamente. O Planilhas Google não é compatível com os reais.
- Traços também funcionam como marcadores para facilitar as coisas.
- Defina seu Quebra de texto para Grampo, para que não saia do limite da célula.
- O clipe também impedirá que as células fiquem muito longas.
- Clique duas vezes em uma célula com texto recortado para visualizar seu conteúdo.
Outras coisas a serem observadas ao criar um quadro de projeto no Planilhas Google
Aqui estão algumas outras coisas que podem ajudá-lo a gerenciar seu quadro de projeto:
- Marque seus colegas de trabalho em qualquer lugar, incluindo sua coluna de proprietário, usando o símbolo @ seguido de seu nome ou e-mail.
- Use comentários para manter a comunicação em seu quadro separada das informações da tarefa - basta adicionar um à célula exata sobre a qual você tem uma dúvida.
- Para arquivar suas tarefas concluídas, adicione uma nova planilha clicando no símbolo de adição no canto inferior esquerdo da tela e, em seguida, copie e cole suas tarefas.
- Arquivar ou excluir tarefas anteriores garantirá que você tenha as informações mais importantes e atualizadas à sua frente - além disso, você poderá encontrar as coisas mais rapidamente.
- Se você ou seu colega de trabalho excluir ou substituir algo acidentalmente, poderá use o histórico de versões encontrado no meio superior do Planilhas Google para voltar e conferir ou reverter para um salvamento anterior.
Organize seus projetos com o Planilhas Google
Criar um quadro de projeto no Planilhas Google é uma solução simples e econômica para quem deseja acompanhar as tarefas ou colaborar com uma equipe. Com algum planejamento inicial e um pouco de trabalho, você pode construir um que permita adicionar informações em apenas alguns cliques.
Um benefício adicional é que, além de criar o modelo, há menos curva de aprendizado para você e seus colegas de trabalho mantê-lo se você já usou um software de planilha. Além disso, você pode adicionar quantos recursos quiser.
