Se você já organizou um armário, sabe como é simples encontrar suas coisas depois. Não apenas porque há menos para passar, mas porque você removeu qualquer coisa que não usa mais ou não pertence.
O mesmo vale para suas ferramentas de gerenciamento de projetos. Você os usa para manter o controle de suas tarefas, mas às vezes vasculhá-los ou entre eles pode se tornar contraproducente.
Ao praticar o minimalismo com suas coisas, você está cercado apenas por seus bens mais valiosos e favoritos. Então, por que você deve adotar uma abordagem minimalista para suas ferramentas de gerenciamento de projetos? Leia mais para descobrir.
Imagine isso: você e seus colegas de trabalho usam o ClickUp para gerenciar seu fluxo de trabalho criativo, a Asana para enviar solicitações de projetos e o Notion para todo o resto. Embora você saiba onde encontrar ou colocar tudo, precisa alternar entre as ferramentas para chegar lá. Depois, há os momentos em que uma tarefa fica no meio. Você não pode realmente colocá-lo em nenhum dos softwares, então você escolhe um e precisa se lembrar de onde ele está.
Ao aderir a um software para todos os seus projetos, você economiza tempo. Pense em quantas vezes você faz login ou logout ou alterna entre vários. Sem mencionar a rolagem para descobrir apenas as informações que você precisa em outro lugar.
À primeira vista, você pode pensar que um único software não atenderá a todas as suas necessidades, mas outros como Notion, ClickUp e monday.com são altamente personalizáveis. O primeiro passo em começando com qualquer software de gerenciamento de projetos é determinar como você deseja usá-lo. A partir daí, você pode combinar planejamento e criatividade para delinear seus fluxos de trabalho e quadros de projetos.
Você e sua equipe estão arrasando. Você lista cuidadosamente cada tarefa e certifique-se de incluir detalhes. Mas muitas vezes você está clicando na tarefa errada e suas páginas são tão longas que você fica impaciente ao rolar.
Se você achar que seus quadros de projeto são muito longos ou confusos, há uma solução simples. Se cada um é responsável por suas próprias tarefas ou se você designa alguém para arrumar as coisas, você quer garantir que você fique em dia com a manutenção. Isso significa:
- Arquivamento de tarefas concluídas.
- Excluindo atribuições duplicadas.
- Listando apenas informações relevantes.
- Aderindo aos itens atuais.
- Certificando-se de que os dados e notas estão atualizados.
Ao passar e arrumar regularmente, encontrar o que você precisa será muito fácil.
3. Menos recursos significa menos itens para gerenciar
Para evite a fadiga de recursos ao usar o software de gerenciamento de projetos, é importante ter uma forte compreensão do que você quer fazer com ele, em vez de deixar que os sinos e assobios de um programa façam isso por você. Um widget ou integração que parece útil agora pode simplesmente se tornar uma etapa adicional em seu processo.
Observar como você já atribui e gerencia tarefas o ajudará a determinar quais recursos são mais úteis e quais são apenas ruídos. Você pode achar que usar os recursos básicos, como listas do software, ferramentas de comunicação e lembretes, é bastante benéfico.
Ao manter apenas os recursos mais úteis, o layout do seu quadro ou fluxo de trabalho também será mais limpo e fácil de navegar.
Menos significa mais produtividade e foco
Adotar uma abordagem minimalista para suas ferramentas de gerenciamento de projetos ajudará você a economizar tempo localizando o que precisa e terá as informações mais relevantes e atualizadas à sua frente. Além disso, você pode ver onde você e seu tempo estão rapidamente.
Isso significa limitar o número de ferramentas que você usa, manter um quadro organizado com informações atuais e manter apenas os recursos que o beneficiam.