Ao enviar um arquivo, é melhor enviá-lo em pelo menos dois formatos para garantir que o destinatário possa abri-lo. Se você criou uma planilha do Excel, deve adicionar um arquivo PDF a esse e-mail, pois é um dos formatos de arquivo mais comuns.
Usando as ferramentas integradas do Excel, você pode salvar sua planilha como um arquivo PDF ou até mesmo compartilhá-la por e-mail. Além disso, você pode usar uma ferramenta online para converter seus arquivos do Excel em PDF. Neste artigo, vamos dar uma olhada em cada método.
Preparar a planilha
Ao converter um arquivo do Excel em um PDF, você pode acabar com informações ausentes, células vazias desnecessárias ou tabelas de aparência estranha. Para evitá-lo, use o Layout da página ferramentas para definir a área de impressão, selecionar a orientação da página ou adicionar quebras de página.
Se você planeja enviar o arquivo para um colega de trabalho, pode valer a pena dedicar um tempo e organizar suas planilhas do Excel, para que você tenha PDFs bonitos.
1. Salve o arquivo como PDF
Se você deseja converter um arquivo do Excel em um PDF, este é o método mais fácil que você pode usar. No Excel, abra o Arquivo cardápio, clique Salvar comoe selecione um local. Abra o menu suspenso e selecione o PDF(*.pdf) opção. Então clique Salvar.
Na janela Salvar como, clique no botão Opções botão. Você pode selecionar se deseja salvar apenas a planilha ativa ou a pasta de trabalho inteira, o intervalo de páginas e quais informações o Excel deve incluir ao salvar o arquivo.
Observação: Antes de salvar o arquivo, remova todas as linhas em branco em sua planilha do Excel, pois pode estragar a aparência geral do arquivo PDF.
2. Exportar a planilha como um PDF
Esta opção é semelhante à primeira, pois você pode exportar o arquivo como PDF usando as ferramentas do Excel. Na barra de ferramentas, abra o Arquivo aba. Em seguida, selecione Exportar e clique Criar documento PDF/XPS. Depois de selecionar o local do arquivo, clique em Publicar, e o Excel transformará a planilha em um arquivo PDF.
Se você precisar salvar planilhas do Excel como PDF com frequência, poderá adicionar o Publicar como PDF ou XPS comando para a barra de ferramentas. Veja como você pode fazer isso:
- Vamos para Arquivo > Opções.
- No painel esquerdo, selecione Personalizar a barra de ferramentas de acesso rápido.
- Definir Escolha o comando de para Todos os comandos.
- Na lista de comandos, selecione Publicar como PDF ou XPS e clique Adicionar.
- Clique OK para adicionar o comando.
3. Compartilhe o arquivo como um PDF
O Excel também permite que você compartilhe a planilha como PDF sem precisar salvá-la em seu computador. Selecione os Arquivo aba e clique Compartilhar.
Para carregar o arquivo em sua conta do OneDrive, clique em Compartilhe com as pessoas. Contanto que você tenha configurado sua conta do OneDrive e não esteja com pouco armazenamento, você não deve ter nenhum problema em compartilhar o arquivo. Se você quiser enviá-lo por e-mail, clique no botão E-mail botão e selecione Enviar como PDF.
Lembre-se, você pode usar o Enviar como PDF opção se você conectou sua conta do Outlook.
4. Use um conversor online
Se estiver usando um computador que não instalou o pacote Office, você pode usar uma ferramenta online para converter a planilha do Excel em um arquivo PDF. Recomendamos o uso Cleverpdf.com.
Para converter o arquivo, basta clicar no botão Excel para PDF lado a lado, carregue sua planilha e clique em Iniciar conversão. Feito isso, você pode baixar o PDF para o seu computador.
A melhor parte do Cleverpdf é que você pode usá-lo para muito mais, pois possui mais de 40 conversores gratuitos bem organizados.
Converta arquivos do Excel para PDF em pouco tempo
Agora você sabe como converter arquivos do Excel para PDF. Embora não seja difícil de aprender, fica muito mais difícil quando um de seus colegas de trabalho solicita um PDF e você precisa encontrar rapidamente instruções precisas on-line.
Se você deseja aprimorar seu conhecimento em Excel, existem vários sites e cursos gratuitos que você pode usar para se tornar um mestre em planilhas.