4 usos subestimados da função SUBSTITUIR do Excel

Ao processar grandes lotes de dados, poucas funções do Excel são tão versáteis quanto a função SUBSTITUIR. Infelizmente, é tragicamente negligenciado em favor de soluções muito mais complicadas para o que geralmente são problemas simples.

A função SUBSTITUTE é uma maneira rápida e limpa de limpar dados, adicionar detalhes a relatórios e criar comunicações de formulário simples. Dominar essa função e entender seu uso a torna uma ferramenta insubstituível e fácil de usar para analisar grandes conjuntos de dados.

1. Criando comunicações de formulário com a função SUBSTITUIR do Excel

A função SUBSTITUIR do Excel facilita a troca rápida e fácil de marcadores pré-especificados em um pedaço de texto pré-formatado. Isso permite que os usuários criem comunicações de formulário facilmente, trocando as informações que mudam a cada iteração.

Você pode colocar um modelo em uma célula de uma planilha e inserir uma lista de destinatários em uma planilha diferente. Em seguida, encadeie as funções SUBSTITUTE em outra célula para adicionar os detalhes de cada destinatário.

Observe que você pode aninhar mais de um SUBSTITUTE um dentro do outro:

=SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(SUBSTITUIR(Modelo!$A$1, "{cartãoúltimoquatro}", F2), "{ faturamento total }", E2), "{ tipo de carta }", D2), "{ data final }", TEXTO(C2, "mmm dd, aaaa")), "{ lnome }", B2), "{fnome }", A2)

Se você tiver muitos campos alterados, poderá dividir a carta inteira em parágrafos e alterá-los um de cada vez. Na última célula da linha, concatene todos esses parágrafos em uma única letra.

E-mails gerados automaticamente são uma maneira fantástica de alcançar uma lista de clientes de forma rápida e fácil, criar correspondência de marketing personalizada ou gerar cartas de apresentação personalizadas.

Você pode dividir mensagens mais longas em parágrafos ou frases únicas para evitar fórmulas de SUBSTITUIÇÃO excessivamente complexas. Você pode até usar condicionais para personalização adicional, como trocar diferentes listas de habilidades em uma carta de apresentação com base no tipo de trabalho para o qual está se candidatando.

2. Usando a função SUBSTITUIR do Excel para gerar relatórios

A função SUBSTITUTE não é apenas útil para inserir informações básicas em campos pré-formatados, mas também pode injetar cálculos complexos em relatórios pré-fabricados. A injeção de cálculos permite que você usar o Excel para criar um painel que fornece informações visuais e fornece observações personalizadas com base em dados.

A combinação de SUBSTITUTE para pré-gerar blocos de texto e condicionais como a função SE permite criar relatórios mais detalhados.

No exemplo acima, você pode ver que dois parágrafos separados estão sendo criados usando algumas informações de um relatório. Uma função condicional pode determinar qual dos dois parágrafos é apropriado para exibir aos leitores do relatório.

O primeiro parágrafo é criado usando esta fórmula:

=SE(A2>B2, SUBSTITUIR(Modelos!$A$3, "{ porcentagem de crescimento }", (ROUND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Modelos!$A$4, "{ diminui porcentagem }", 100 - (ROUND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

O emparelhamento de várias funções SUBSTITUTE encadeadas com condicionais pode ajudá-lo a criar painéis e relatórios mais perspicazes. Os cálculos podem até ser executados diretamente nas funções SUBSTITUIR para garantir que você apresente apenas as informações mais relevantes aos seus leitores.

3. Sanitizando dados do Excel para armazenamento usando a função SUBSTITUIR do Excel

Quando se trata de armazenamento de dados de longo prazo, poucas considerações são tão cruciais quanto a sanitização. Impedir que dados inúteis poluam ou danifiquem um conjunto de dados é essencial para evitar erros futuros que você não consegue entender.

Isso pode significar qualquer coisa, desde eliminar caracteres ilegais de um conjunto de dados até garantir que palavras-chave reservadas sejam tratadas como texto em vez de comandos. Não importa o que você precise fazer para manter seus bancos de dados protegidos contra ameaças como injeção de SQL e seus dados utilizáveis, a função SUBSTITUIR do Excel pode ajudar.

Por exemplo, podemos preparar uma lista de respostas do usuário a uma pesquisa para inserção em um banco de dados SQL. Dados não validados podem conter uma variedade de caracteres ilegais que podem causar problemas mais adiante se não forem removidos:

=SUBSTITUIR(A2:A4, "'", '\'")

A função acima representa uma etapa simplista, mas necessária, na preparação dos dados para armazenamento. Essa função examina cada resposta na coluna B em busca de uma aspa simples. Se presente, o caractere tem uma barra invertida anexada antes. Adicionar barras invertidas ajuda a garantir que os caracteres reservados não interfiram na consulta usada para inserir os dados no banco de dados.

Se o caractere ou string que você está procurando precisar ser removido completamente, a função SUBSTITUTE ainda é útil:

=SUBSTITUIR(B2:B20, "$", "")

Usar uma string vazia para o terceiro argumento removerá totalmente os caracteres especificados da célula. Com a função SUBSTITUIR, você pode remover um texto específico para remover completamente caracteres potencialmente nocivos de seus dados.

4. Garantindo a formatação adequada dos dados com a função SUBSTITUIR do Excel

Um problema potencial ao coletar dados é a possibilidade de receber informações malformadas. Quando os usuários inserem informações em um formulário de resposta livre, isso pode levar a informações de relatório incorretas. Dados imprecisos podem ser tão simples quanto um erro ortográfico comum ou tão complexos quanto uma equação com o formato errado.

A função SUBSTITUIR do Excel é a maneira perfeita de evitar que erros simples causem relatórios de dados incorretos. Ao analisar os resultados produzidos por uma fonte específica, a remoção de imprecisões conhecidas pode ajudar a produzir resultados mais precisos:

=SUBSTITUIR(A2, "CompanyName Inc.", "Nome da empresa Inc.")

O exemplo acima mostra como uma função SUBSTITUTE pode remover um simples erro de digitação de uma lista de análises de produtos. A substituição de um erro ortográfico comum pode garantir que uma menção a uma marca ou empresa não passe despercebida ao examinar os dados posteriormente.

Usar a função SUBSTITUIR para substituir possíveis erros conhecidos pelas informações corretas pode capturar problemas em seu conjunto de dados antes que se tornem problemas, ajudando você a evitar erros se desejar usar seu planilha para perfil de dados no futuro.

Função SUBSTITUIR do Excel: simples, mas funcional

Embora a função SUBSTITUIR possa ser relativamente simples, é uma fórmula extremamente útil. Substituir texto em blocos pré-formatados, ajudar a gerar relatórios, limpar dados e remover possíveis informações de problemas de um conjunto de dados apenas arranha a superfície.

Usar cálculos no SUBSTITUTE e combiná-los com fórmulas condicionais ajuda a expandir seus recursos. Ele pode estender painéis e relatórios de apresentação de dados visuais para fornecer análises complexas geradas automaticamente.

A combinação dessa função com outras fórmulas e técnicas pode criar um painel que rivaliza com as ferramentas de banco de dados dedicadas. Portanto, conhecer e entender a função SUBSTITUIR do Excel é essencial se você for um analista de dados, engenheiro ou trabalhar com conjuntos de dados massivos.