Por muito tempo, empresas e corporações em todo o mundo usaram o Excel como uma ferramenta de gerenciamento de estoque. Mas como muitos softwares dedicados de gerenciamento de inventário são introduzidos, a viabilidade do Excel para esta tarefa é questionada.
Embora o Excel seja um programa muito útil, ele é suficiente para a gestão de estoque? Para responder a essa pergunta, vamos comparar o gerenciamento de inventário do Excel com o software de gerenciamento de inventário.
Por que muitas empresas usam o Excel para gerenciamento de estoque
O Excel é basicamente um programa de planilha que usa grades de células para ajudar a consolidar, organizar e calcular dados rapidamente. No entanto, vai além da aritmética básica—O Excel possui modelos e recursos para gerenciamento de projetos, contabilidade, previsão e outras tarefas profissionais. É por isso que também é o aplicativo de gerenciamento de inventário de muitas empresas.
O Excel tem uma baixa barreira de entrada porque é econômico. Você só precisa comprar uma licença para o Microsoft Office e pronto. É por isso que você encontraria todos, desde startups a corporações, usando-o.
Além disso, o Excel é altamente versátil. Você pode personalizá-lo de acordo com seus requisitos exclusivos e adicionar macros, fórmulas e modelos. Com o Excel, você não está limitado apenas a números chatos. Você pode crie gráficos e gráficos poderosos no Excel para apresentar visualmente e analisar os dados em um piscar de olhos.
6 Desvantagens do gerenciamento de estoque no Excel
Não há dúvida de que o Excel oferece recursos impressionantes que startups e pequenas empresas usam para gerenciar seus estoques. No entanto, à medida que as empresas crescem, surgem problemas devido às limitações do Excel como ferramenta de gerenciamento de estoque. Aqui estão algumas de suas limitações.
1. Processo demorado e falta de automação
Empresas maiores lidam com estoques mais extensos, que devem ser documentados manualmente no Excel. Desde a entrada e atualização de dados até a organização e revisão, o gerenciamento de inventário do Excel custa à empresa muito trabalho manual e tempo.
Em um mundo ideal, você gostaria que o Excel o avisasse depois que seu estoque caísse para um determinado nível para que você pudesse reordenar. Infelizmente, esse não é o caso devido à falta de automação no Excel.
2. Maior possibilidade de erros humanos
Outro problema com a entrada manual de dados é a possibilidade de erros humanos. Embora esses erros sejam frequentemente evitáveis em uma escala menor, os erros humanos são quase inevitáveis ao lidar com um fluxo maciço de dados de várias fontes.
Por exemplo, uma fórmula incorreta pode afetar várias células, senão toda a planilha, gerando relatórios incorretos. Aparentemente inofensivos, tais erros muitas vezes podem gerar resultados errados que custam milhões de dólares à empresa.
Encontrar e corrigir esses erros é um jogo totalmente novo. Como você encontra uma vírgula ou ponto decimal ausente em milhares de células de dados? Mesmo se você encontrar o problema, geralmente ele deve ser corrigido em várias células, o que pode levar várias horas.
3. Falta de atualizações em tempo real
O gerenciamento de estoque eficaz exige dados em tempo real para uma tomada de decisão rápida e precisa. No entanto, isso é impossível com o Excel, pois você deve atualizar manualmente a planilha após cada remessa ou produto vendido. Mesmo com a equipe mais comprometida com os estoques e suprimentos disponíveis, seus dados do Excel geralmente estarão um passo atrás.
Devido à falta de atualizações em tempo real, as empresas geralmente precisam tomar decisões com base em dados desatualizados. Isso pode levar a vários problemas, como excesso ou falta de estoque.
4. Colaboração Limitada
A colaboração eficaz é essencial para o gerenciamento de inventário, pois lida com dados de várias fontes. Existem poucos recursos de colaboração no Excel além de compartilhamento de pasta de trabalho, comentários e suplementos de terceiros. No entanto, a atualização simultânea de dados de inventário é um incômodo no Excel.
5. Falta de segurança e histórico de dados
Em qualquer empresa, várias partes interessadas precisam acessar seções específicas de dados de inventário. Isso se torna problemático ao trabalhar com o Excel porque ele não oferece acesso baseado em função. Uma pessoa com acesso à planilha de inventário pode acessá-la totalmente ou não acessá-la, dificultando a proteção de informações confidenciais da empresa.
Mesmo que você possa acompanhar as alterações no Excel, isso não é suficiente para empresas com conjuntos de dados de inventário maiores e mais complexos. É difícil acompanhar quem fez alterações nos dados de inventário, quais alterações foram feitas e quando foram feitas.
Essa trilha de auditoria limitada torna mais fácil para qualquer pessoa alterar dados de inventário para ocultar atividades fraudulentas, colocando em risco a integridade dos dados de inventário.
Por que mudar para o software de gerenciamento de estoque?
Se você está enfrentando problemas ao gerenciar seu inventário com o Excel, é hora de mudar para um software de gerenciamento de inventário. Ao contrário do Excel, este software foi projetado especificamente para gerenciamento de estoque e combina perfeitamente todos os aspectos do gerenciamento de estoque, como canais de vendas, reabastecimento e armazenamento.
Além de oferecer uma solução completa, software de gerenciamento de inventário como Cin7 e Inventário Zoho automatize o processo com notificações e alertas. Eles fornecem recursos de relatórios especializados que ajudam a prever tendências de vendas e tomar decisões com base em dados de estoque em tempo real.
5 vantagens do software de gerenciamento de estoque sobre o Excel
O mais recente software de gerenciamento de inventário oferece enormes vantagens sobre o Excel. Isso faz com que os problemas de automação e escalabilidade que os usuários do Excel enfrentam se tornem redundantes com o software de gerenciamento de estoque.
Vejamos os prós dos aplicativos de gerenciamento de inventário para ver como eles superam o Excel.
1. Automação economiza tempo e recursos da empresa
O software de gerenciamento de inventário automatiza o gerenciamento de inventário usando tecnologia RFID ou leitores de código de barras. Ele também automatiza o reordenamento. Quando seus níveis de estoque atingem um determinado limite, os pedidos de compra são gerados automaticamente, evitando o excesso ou a falta de estoque.
Automatizar o processo torna as coisas gerenciáveis, economizando tempo e recursos da empresa. É um avanço em relação ao Excel, tornando muito mais fácil dimensionar seus negócios, atribuindo estrategicamente o tempo e os recursos economizados a empreendimentos geradores de lucro.
2. Dados mais confiáveis
Ao automatizar a maioria dos aspectos do gerenciamento de estoque, o software de gerenciamento de estoque minimiza as chances de erros humanos. Isso não apenas torna os dados adquiridos mais confiáveis, mas também reduz o tempo e os recursos gastos em auditoria e correção de erros.
Dados confiáveis se traduzem em previsões precisas, cruciais para o crescimento de qualquer negócio. A análise precisa de dados pode ajudar as empresas a tomar decisões bem informadas sobre reordenamento e alocação de recursos, melhorando a lucratividade e permitindo a escalabilidade.
3. A integração do sistema torna-se uma brisa
O software de gerenciamento de estoque pode se integrar aos outros departamentos da sua empresa, como compras, vendas, contas, etc. Essa integração perfeita evita que as empresas coletem dados manualmente de vários departamentos e os consolidem em uma pasta de trabalho do Excel.
O dimensionamento geralmente envolve fazer negócios simultaneamente em vários mercados de vendas. Com o Excel, você teria que criar e gerenciar várias pastas de trabalho de inventário para diferentes canais de vendas e se esforçar para mantê-las confiáveis e atualizadas.
Um software de gestão de estoque facilita o processo ao integrar todos os canais. Você não terá que passar pelo incômodo de gerenciar esses dados em grande escala com o software de gerenciamento de inventário, pois ele coletará dados automaticamente e fornecerá rastreamento de inventário em tempo real.
4. Previsão e planejamento mais fáceis
O gerenciamento de inventário do Excel fica para trás do que está acontecendo devido à sua natureza de entrada manual. Essa lacuna entre o inventário da planilha e o inventário do depósito torna-se um obstáculo significativo na previsão, planejamento e tomada de decisões eficazes. Em última análise, as empresas lutam para atender às crescentes demandas do mercado e não conseguem competir com empresas que usam soluções automatizadas.
O uso de software de gerenciamento de inventário elimina essa lacuna com dados de inventário em tempo real. A qualquer momento, você está ciente de seus níveis de estoque em vários locais, ordens de compra e muito mais. A previsão e o planejamento tornam-se mais fáceis e precisos com a ajuda de dados acessíveis em tempo real.
5. Maior segurança de dados com acesso baseado em função
Ao contrário do Excel, o software de gerenciamento de inventário fornece acesso baseado em função. Os administradores podem atribuir funções com diferentes permissões e níveis de acessibilidade.
Um gerente de depósito, por exemplo, pode ter acesso total ao software com permissão para acessar os dados disponíveis, gerar relatórios, fazer pedidos e muito mais. Ao mesmo tempo, um digitador só pode acessar as telas de entrada de dados.
O acesso baseado em função ajuda a criar e manter uma hierarquia da empresa e melhora a segurança das informações confidenciais da empresa. Além disso, ajuda a rastrear quais alterações foram feitas no sistema, quem as fez e quando. Isso aumenta a responsabilidade e minimiza as chances de violação de privacidade e fraude.
Os aplicativos de gerenciamento de estoque ajudam a expandir seus negócios
O Excel geralmente é suficiente para uma pequena empresa, especialmente se ela não tiver dinheiro para gastar em aplicativos e serviços especializados. No entanto, isso é um impedimento para a escalabilidade quando sua empresa está crescendo. Então, chegará um momento em que surgirão problemas perceptíveis. Quando chega esse momento, um software especializado de gerenciamento de estoque faz parte da solução.
Com o software de gerenciamento de estoque, as empresas podem gerenciar melhor seus estoques automatizando o processo, removendo erros humanos e melhorando a colaboração. A automação, no entanto, não deve se limitar ao gerenciamento de estoque. As empresas devem sempre se esforçar para melhorar a eficiência e a lucratividade, automatizando vários aspectos do negócio.