Como usar o TimeTree para corrigir o cronograma de trabalho de sua equipe

Organizar reuniões e ligações no trabalho pode ser estressante se você não tiver as ferramentas certas disponíveis. Não importa o tamanho da sua equipe, a comunicação é vital se você quiser evitar conflitos e outros problemas de agendamento. A boa notícia é que existe um aplicativo para resolver seus problemas de agendamento e mantê-lo organizado.

O TimeTree é um poderoso aplicativo de compartilhamento de calendário com muitos recursos integrados para se comunicar de forma eficaz com sua equipe e criar um cronograma de trabalho sem problemas. Veja como usar o TimeTree para corrigir o cronograma de trabalho de sua equipe.

1. Criar um calendário compartilhado

Para começar a colaborar com seus colegas e compartilhar eventos, você precisa criar um calendário compartilhado. Este é o recurso de destaque do TimeTree e ajudará você a entender rapidamente a programação de sua equipe. Para criar um calendário compartilhado:

1. Clique no botão de menu no canto superior esquerdo da tela inicial.
2. Role para baixo até a parte inferior da barra lateral e pressione o botão Adicionar calendário botão. Você verá uma lista de opções para diferentes propósitos.
3. Selecione Trabalhar para entrar na página para dar um nome e descrição ao seu calendário e fazer upload de uma imagem de capa e plano de fundo, se desejar.

Agora que seu calendário está configurado, você pode convidar outros membros para participar. Na página inicial, toque em Mais, em seguida, selecione Convidar pessoas para este calendário para convidar outros. Você pode optar por convidar pessoas por e-mail, Messenger ou WhatsApp, ou pode gerar um URL.

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2. Adicionar eventos ao calendário compartilhado

Quer seja o responsável pela sua empresa ou um funcionário, adicionar um evento ao calendário da sua organização é rápido e fácil. Para adicionar um evento, toque no Criar botão abaixo da interface principal do calendário.

Você terá acesso a opções básicas, como definir horários de eventos e criar lembretes de eventos. Há também uma funcionalidade de repetição que pode ser útil para reuniões semanais. Para acessar essas opções, pressione a pequena seta de duas pontas abaixo dos horários de início e término do evento.

3. Organize seus eventos de trabalho usando etiquetas

Uma coisa que coloca o TimeTree à frente de outros aplicativos de calendário são suas impressionantes opções de gerenciamento de etiquetas. Há uma variedade de rótulos coloridos padrão que podem ser personalizados no Gerenciamento de etiqueta de evento aba. Aqui você pode definir cores personalizadas e renomear rótulos.

As etiquetas são uma fantástica ferramenta organizacional para a sua empresa. Você pode usá-los para categorizar tipos de eventos, como entrevistas, reuniões de grupo, chamadas individuais ou eventos sociais. Você também pode atribuir uma cor para marcar feriados ou períodos de indisponibilidade.

4. Adicione mais detalhes às suas reuniões e eventos

O TimeTree fornece várias ferramentas para ajudá-lo a divulgar todos os detalhes necessários dos eventos em sua organização.

O Localização A ferramenta, fornecida pelo Google Maps, pode ser usada para definir um local para eventos. Todos os participantes do calendário podem visualizar o local, e há a opção de encontrar uma rota ideal. O URL opção é outra ferramenta útil. Você pode usar isso para adicionar um link de reunião do Zoom a um evento de grupo ou link para qualquer página da web.

Depois de criar um evento, opções extras aparecerão para economizar seu tempo. Um deles é o Copiar para várias datas opção, que pode ser usada para reuniões semanais. Há também um botão para copiar o evento para outro calendário no TimeTree. Isso pode ser usado para duplicar eventos de trabalho importantes para o seu calendário pessoal, o que pode evitar que você perca alguma coisa se o calendário do seu local de trabalho estiver confuso.

5. Use o recurso Memo para planejar e gerenciar eventos de trabalho

Além de compartilhar horários, o TimeTree também serve como uma ótima ferramenta para gestão de eventos. O Memorando O recurso ajuda você a planejar eventos e anotar todos os detalhes necessários associados aos eventos.

O recurso de memorando é separado do calendário, o que significa que você não tem tudo bagunçado em um só espaço. Para criar um novo memorando, pressione o botão mais ícone (+) no canto inferior direito da página de memorando. Aqui você pode atribuir um título, atribuir um rótulo e alternar o memorando entre uma nota de texto ou uma lista de verificação.

Os rótulos são indicados pela cor do título de uma nota, fornecendo uma representação visual clara dos tipos de notas em sua página de memorando. Você pode reorganizar os cartões de memória simplesmente segurando-os e arrastando-os.

6. Usando listas de tarefas para gerenciar tarefas

Se você não gosta de usar vários aplicativos para organizar sua vida profissional, o TimeTree combina agendamento com gerenciamento de tarefas, reunindo tudo o que você precisa para organizar sua empresa em um só lugar.

O integrado Lista de afazeres O recurso permite que você anexe tarefas a eventos. Para adicionar uma lista de tarefas a um evento, crie um evento e selecione Lista de afazeres na parte inferior das opções extras. Você pode digitar as tarefas associadas a esse evento, como enviar e-mails para certas pessoas com antecedência.

Você pode reordenar as tarefas arrastando os seis pontos à direita das tarefas e excluí-las deslizando-as. Esse lista de tarefas simples abordagem pode ajudá-lo a lembrar de tudo que você precisa sem depender de um aplicativo externo. Com esse recurso, você pode visualizar e gerenciar sua agenda enquanto realiza tarefas administrativas.

7. Comunique-se com outros colegas usando o bate-papo do calendário

Um dos recursos mais novos e poderosos do TimeTree é o seu Bate-papo do calendário. Esse recurso permite que todos os membros de um calendário de trabalho compartilhado se comuniquem entre si. Esse espaço compartilhado pode ser usado para discutir agendas, planejar eventos e tirar dúvidas.

Para acessar esse recurso, toque no pequeno ícone de balão de bate-papo no canto superior direito da interface do calendário. O Calendar Chat funciona de forma muito semelhante a aplicativos de mensagens como o WhatsApp. Você pode enviar reações tocando no pequeno ícone de emoji e pode fazer upload de fotos. Os eventos criados e quaisquer atualizações também aparecerão no bate-papo do calendário.

O Bate-papo do calendário pode economizar muito tempo para sua empresa. Ao compartilhar mensagens em um grupo, você não precisará depender do envio de e-mails para agendar eventos.

Limpe a agenda de sua equipe e facilite o planejamento

Se você deseja uma maneira mais clara de supervisionar a programação da sua empresa, o TimeTree é a escolha perfeita. Possuir um calendário compartilhado é uma das melhores maneiras de compreender facilmente a disponibilidade de todos os seus funcionários.

O uso do TimeTree elimina o estresse de agendamento, reservas duplas e problemas de comunicação, permitindo que sua empresa funcione sem problemas, sem interrupções. Baixe o TimeTree para obter uma solução eficaz para as necessidades de gerenciamento de tempo da sua empresa.