Lutando para encontrar a pessoa certa para enviar um e-mail? Saiba como agilizar seu processo e encontrar sempre o contato certo para e-mails profissionais.

Pare de dizer “espero que você seja a pessoa certa para isso” em e-mails de trabalho. Mensagens mal direcionadas raramente provocam uma resposta positiva. Eles fazem você parecer inseguro e pouco profissional por não pesquisar sua pessoa de contato.

Crie o hábito de verificar os destinatários. Aqui estão sete dicas para garantir que você sempre encontre a pessoa de contato certa para emails de trabalho.

1. Pesquise no Google a pessoa para quem você precisa enviar uma mensagem

Antes de mais nada, tente usar o Google. É um poderoso mecanismo de pesquisa com mais de 100 trilhões de páginas indexadas. Você pode procurar qualquer um. Uma pesquisa rápida mostrará seus perfis de mídia social, sites pessoais, fotos, blogs, experiência de trabalho e detalhes de contato.

Considerando o extenso banco de dados do Google, resultados refinados precisam de consultas precisas. Você pode não encontrar informações relevantes a menos que saiba o nome completo da pessoa. Por exemplo, “José Luansing Jr.” tem 7.350 acessos. Enquanto isso, digitar “Jose” no Google produz 2,6 bilhões de páginas, o que seria difícil de classificar.

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Para obter resultados refinados, alimente o Google com informações adicionais. Se você souber apenas o primeiro nome da pessoa, pesquise o site da empresa ou da empresa. A maioria das marcas tem uma página Meet the Team. Usando o exemplo acima, adicionar “escritor makeuseof.com” ao termo “Jose” reduz os resultados para 10,1 milhões.

Pessoas com nomes comuns são difíceis de encontrar. A menos que tenham uma forte presença online, eles não aparecerão nos primeiros SERPs do Google. Nomes como John, Joe, Smith e Mary têm bilhões de acessos. Mesmo para influenciadores e celebridades, ultrapassar figuras históricas com o mesmo nome não será fácil.

Em vez de vasculhar centenas de resultados de pesquisa, vá para a mídia social. Você ainda terá vários hits. No entanto, a maioria das plataformas permite filtrar suas opções com base na localização, amigos em comum, educação e trabalho. Você não perderá tempo com resultados irrelevantes.

Depois de encontrar o perfil do seu cliente em potencial, procure o endereço de e-mail profissional dele. Evite adicioná-los ou segui-los. Nem todo mundo se sente confortável em ter seus colegas de trabalho e parceiros de negócios nas redes sociais.

Explorar redes sociais de nicho se você não conseguir encontrar sua pessoa de contato no Twitter, Facebook ou Instagram. Muitos preferem usar canais não convencionais.

3. Adivinhe e-mails e verifique no Google

Adivinhar endereços de e-mail envolve menos incerteza do que as pessoas pensam. Embora o processo exija tentativa e erro, você não precisa enviar mensagens para estranhos aleatórios. Basta verificar os detalhes de contato online. Com o Google, plataformas de serviço de correspondência e sites de mídia social, você eliminará com precisão suposições incorretas.

Os endereços de e-mail de trabalho seguem formatos semelhantes. Digamos que você esteja procurando as informações de contato de Jose Luansing, um redator da MakeUseOf. Seu endereço de e-mail provavelmente seria:

Depois de listar as combinações possíveis, pesquise-as online. Facebook, Twitter e Instagram geralmente escondem endereços de e-mail – você terá mais sorte ao verificá-los no Google e no LinkedIn.

Além disso, verifique se o endereço de e-mail possui um perfil do Gmail. Digite seus endereços em potencial em um rascunho do Gmail e passe o mouse sobre cada contato. Na foto abaixo, apenas um endereço possui um perfil.

4. Use plataformas de pesquisa WHOIS

As dicas acima funcionam apenas ao rastrear indivíduos. Você pode não achá-los úteis se precisar entrar em contato com proprietários de sites que você não conhece. As empresas raramente apresentam seus administradores da web. Na maioria dos casos, a página Meet the Team de uma marca inclui seus fundadores, executivos, conselho de administração e gerentes de nível médio.

Para encontrar informações técnicas sobre um site, use Ferramentas de pesquisa WHOIS. Eles podem informar o proprietário de qualquer domínio, detalhes de contato, informações do registrador e local registrado. Alguns sites chegam a divulgar os números de seus negócios. Apenas certifique-se de pedir permissão e se apresentar antes de ligar.

5. Pergunte à sua rede

Se sua pesquisa chegar a um beco sem saída, peça ajuda online. Veja se alguém irá encaminhá-lo para a pessoa ou departamento que você precisa. Quem sabe? Seus amigos online podem conhecer sua pessoa de contato. Você pode até solicitar uma apresentação casual para não ter que enviar um e-mail frio.

Carregue uma breve postagem em suas plataformas de mídia social. Mencione o departamento ou a pessoa que procura, explique porque precisa deles e pergunte qual a melhor forma de entrar em contacto. Esperançosamente, alguém de dentro responde a você. Caso contrário, reúna detalhes úteis – use-os para gerar resultados precisos no Google e nas mídias sociais.

Para melhores respostas, visite grupos específicos do setor. Digamos que você precise dos detalhes de contato de um blogueiro específico. Em vez de postar em seu mural, pergunte em comunidades para escritores freelance.

Embora as dicas acima produzam resultados precisos, executá-las leva tempo. Você pode passar várias horas vasculhando páginas no Google ou perguntando nas redes sociais.

Se você estiver rastreando várias pessoas, considere usar ferramentas de pesquisa de e-mail. Embora a maioria das plataformas premium cobre taxas de assinatura, elas verificam com precisão os endereços de e-mail em massa. Você economizará muito tempo.

Vamos levar Snov.io como um exemplo. O pacote Starter custa de US$ 30 a US$ 39 por mês. No entanto, ele verifica milhares de endereços de e-mail simultaneamente, além de poder extrair todos os endereços de e-mail registrados em um domínio.

7. Basta enviar seu e-mail

Se você ainda não conseguir rastrear o endereço de e-mail correto, apesar das dicas acima, procure alternativas. Seus leads deveriam ter diminuído, pelo menos. Encontre aqueles associados à sua pessoa de contato e veja quem pode ajudá-lo.

Como sempre, mantenha o tom adequado. Embora você não tenha certeza sobre o destinatário, evite linhas genéricas e incompletas que tornam os e-mails pouco profissionais, como:

  • Espero que este e-mail encontre bem.
  • A quem possa interessar.
  • Olá pessoal!
  • Espero que você seja a pessoa certa para isso.

Lembrar: as pessoas recebem dezenas de e-mails regularmente. Você precisa de conteúdo personalizado adaptado às necessidades da outra parte para reduzir o ruído. Caso contrário, você não transmitirá sua mensagem. E, em vez de usar isenções de responsabilidade genéricas, explique sua situação. Se você for educado e sincero, os destinatários irão encaminhá-lo para a pessoa de contato correta.

Esteja você enviando argumentos de vendas ou fazendo perguntas sobre o trabalho, encontre a pessoa de contato apropriada. Não há desculpa para e-mails mal direcionados. Mecanismos de busca, sites de mídia social e ferramentas de pesquisa tornaram a verificação de e-mail mais fácil do que nunca. Com um pouco de pesquisa, você encontrará as informações de contato de qualquer pessoa.

Além de verificar os destinatários, edite sua introdução. Corte frases genéricas e usadas em demasia. Uma linha de abertura confiante e única que ressoa com o destinatário aumentará suas taxas de abertura de e-mail. Somente mensagens personalizadas podem cortar o ruído.