Nunca envie e-mails mal construídos. Estruturas terríveis não apenas confundem a mensagem, mas também dão aos destinatários uma impressão negativa de sua ética de trabalho e profissionalismo. Boas habilidades de comunicação são cruciais em qualquer setor.
Para evitar erros, revise seus rascunhos. Corrija essas más práticas e erros comumente negligenciados que tornam os e-mails pouco profissionais.
1. Linhas de assunto com spam
Os profissionais de marketing acham que as linhas de assunto de vendas aumentar as taxas de abertura de e-mail; infelizmente, eles produzem os resultados opostos. Os destinatários tendem a ignorar e-mails excessivamente promocionais. A menos que eles já o conheçam, eles não têm obrigação de verificar sua mensagem.
Em vez de ser vendedor, seja envolvente. Compor linhas de assunto que chamam a atenção compreendendo palavras descritivas e instigantes. Desperte a curiosidade de seus leitores. Você pode usar perguntas e propostas abertas - apenas certifique-se de que sejam relevantes para sua mensagem. Caso contrário, os destinatários podem bloquear você por abusar de assuntos clickbait.
2. Piadas e comentários espirituosos
Pense duas vezes antes de inserir piadas em seus e-mails de trabalho. Embora compartilhar uma risada possa ajudá-lo a criar um relacionamento em alguns casos, geralmente faz mais mal do que bem. Piadas são difíceis de entregar via e-mail. Mesmo trocadilhos leves podem ser considerados sarcásticos ou ofensivos se o leitor não entender você.
Como regra geral, pule as piadas. Em vez disso, explore outras maneiras de aliviar o clima, por exemplo, compartilhando uma história pessoal ou discutindo um interesse mútuo. Ser acessível e amigável não requer piadas.
3. Emojis e sinais de pontuação excessivos
Mais provedores de caixa de correio acomodam emojis hoje em dia. Plataformas como Outlook e Gmail permitem até que você insira emojis nas linhas de assunto.
Embora divertidos e criativos, eles não pertencem a emails de trabalho. As pessoas percebem os emojis de maneira diferente. Por exemplo, embora você possa usar o emoticon de carinha rindo para expressar alegria, outros podem ver isso como sarcasmo. Smileys nem sempre transmitem a mensagem pretendida.
Além disso, os comerciantes obscuros gostam de emoticons. Se você os usa com frequência, os destinatários podem associá-lo a ataques de phishing, boletins de vendas e anúncios excessivamente promocionais.
4. Erros de digitação e erros gramaticais
Erros de digitação não alteram a intenção. Mesmo se você digitar incorretamente cada palavra em seu e-mail, os leitores ainda entenderão por meio de dicas de contexto. Erros gramaticais avançados podem causar confusão, mas o texto não ficará incompreensível.
Isso significa que você pode ignorar erros de digitação? Definitivamente não! Embora os erros de ortografia e gramática não atrapalhem sua mensagem, eles parecem descuidados. Esteja você lançando para um cliente em potencial ou atualizando um colega, você terá problemas para ganhar a confiança deles com uma redação não profissional.
A melhor abordagem é examinar minuciosamente os rascunhos antes de enviá-los. Passe seu texto por um verificador ortográfico confiável, elimine a confusão desnecessária, ajuste o tom de acordo e troque palavras complexas por outras mais simples. Repita essas etapas quantas vezes forem necessárias.
5. Parágrafos longos
Tenha cuidado ao copiar e colar rascunhos de e-mail do Google Docs ou do Microsoft Word. Os processadores de texto têm configurações padrão diferentes. Você não pode esperar que seus e-mails tenham a aparência de quando você os digitou. Eles se ajustarão ao estilo de fonte, tamanho do texto e espaçamento do programa atual.
Como prática recomendada, copie e cole sem formatar pressionando Ctrl/Cmd + Shift + V em vez de apenas Ctrl/Cmd + V. Fazer isso apaga as alterações de formato anteriores. E para evitar longos blocos de texto, mantenha cada parágrafo em duas ou três frases.
6. Informação Excessiva
Explicações extensas são benéficas, mas você deve cronometrá-las corretamente. Não apenas apresente fatos aleatórios. Os leitores provavelmente sairão do seu e-mail se você os sobrecarregar com informações desde o início.
Compartilhe apenas o que os leitores precisam. Ao explicar tópicos complexos, anexe documentos de pesquisa relevantes, agende consultas virtuais e responda a todas as dúvidas que surgirem.
7. Declarações de Fechamento Genéricas
Declarações de fechamento genéricas são distantes. Eles fazem você parecer pouco profissional, além de enfraquecer a conclusão do seu e-mail. Você terá menos chances de fechar com sucesso. Ao terminar e-mails, use uma forma mais direta e concisa alternativa para "estou ansioso para ouvir de você".
Eles já estão muito usados. Os leitores já os viram centenas de vezes antes - eles não deixarão um impacto positivo. Em vez de usar linhas genéricas, use um CTA forte. Diga a seus leitores suas opções e oriente-os a agir em seu e-mail.
8. Anexos desnecessários
Os anexos de e-mail facilitam o compartilhamento de informações. Em vez de sobrecarregar os leitores com mensagens longas e não solicitadas, direcione-os para recursos relevantes. Isso economiza tempo para todas as partes envolvidas.
Com isso dito, você também deve evitar enviar arquivos em massa. Os usuários geralmente são céticos sobre a abertura de anexos porque eles podem espalhar malware. O envio de vários arquivos por e-mail aumenta as preocupações de segurança.
Se você precisar enviar vários documentos simultaneamente, use uma ferramenta de compartilhamento de arquivos como o Dropbox. Carregue os arquivos na plataforma de sua preferência, defina as restrições de privacidade necessárias e envie o link de acesso por e-mail.
9. Formatos “Criativos”
Evite brincar com fontes ousadas. Você pode sublinhar, colocar em itálico ou em negrito para dar ênfase, mas use o estilo, cor e tamanho de fonte padrão.
Tipos de letra “criativos” rendem benefícios insignificantes em um ambiente profissional. Eles distraem os leitores do seu e-mail. Em vez de entender a intenção da mensagem, suas mentes se concentrarão nas diferentes cores e estilos que você usou.
Além disso, formatos estranhos fazem você parecer superficial. Os provedores de serviços de correspondência até enviam e-mails contendo designs e cores ultrajantes diretamente para as pastas de spam.
Use apenas modelos criativos se eles estiverem alinhados com sua marca. Por exemplo, o exemplo abaixo mostra como uma plataforma de encontro virtual chamada Gather compartilha suas características sem comprometer o profissionalismo.
10. Motivos obscuros
Conversa fiada pode ajudar a aliviar reuniões difíceis, mas raramente combina com e-mails de trabalho. Pare de rodeios. A maioria das pessoas desistirá se achar sua mensagem tediosa e confusa.
Para transmitir seu ponto de vista, use uma linguagem clara e concisa. A introdução deve ser breve e chamar a atenção, enquanto o corpo deve abordar o tema em questão. Explicações vagas acabarão levando a e-mails de acompanhamento que desperdiçam tempo.
Se você não puder compactar o tópico em uma mensagem, organize uma reunião. Aplicativos de agendamento elimine e-mails de ida e volta ao planejar chamadas. Basta enviar um link de convite por e-mail à outra parte e aguardar a resposta.
Mantenha seus e-mails de trabalho profissionais e respeitáveis
Com o número de e-mails que você envia e recebe regularmente, espere que alguns erros passem despercebidos. Os erros de digitação ocasionais são compreensíveis. No entanto, observe que o uso consistente de modelos abaixo da média refletirá mal em você. Os destinatários podem até sentir que não valem emails bem pensados. Nunca pule a etapa de revisão.
Para compor e-mails ainda melhores, estude os ruins que você recebe. Encontre semelhanças entre os diferentes discursos de vendas, boletins informativos e tentativas de phishing em sua pasta de spam. Cometer erros gramaticais é uma coisa, mas usar endereços IP na lista negra, abusar da linguagem de vendas e enviar links aleatoriamente em massa é outra.