Como personalizar um e-mail de resposta no Outlook

O Outlook é um ótimo cliente de e-mail, esteja você enviando ou respondendo a e-mails. Mas quando se trata de respostas, existem várias maneiras de personalizar o processo. Neste guia, veremos como criar um modelo de resposta rápida, alterar a aparência da mensagem original e alterar seu endereço de resposta.

Embora estejamos usando o Outlook para Microsoft 365 neste guia, essas instruções também funcionarão para o Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 e 2021. Vamos começar.

Como criar um modelo de resposta rápida no Outlook

Você se encontra constantemente respondendo a vários e-mails palavra por palavra? Em vez de repetir a mesma resposta, você pode simplesmente criar um modelo de resposta rápida e responder com um único clique. Você pode fazer isso criando uma etapa rápida para automatizar essa tarefa tediosa.

Para obter mais informações sobre etapas rápidas, consulte nosso guia sobre criando e usando etapas rápidas no Outlook.

Aqui estão as etapas para criar um modelo de resposta rápida no Outlook:

1. Inicie o Outlook e verifique se você tem o Lar guia selecionada.
2. Selecione a conta de e-mail para a qual deseja criar o modelo de resposta rápida. Se você tiver mais de um endereço de e-mail no Outlook, precisará escrever um modelo de resposta rápida para cada um.
3. No Passos rápidos grupo, clique em Crie um novo.
4. Dê um nome à etapa rápida no Nome caixa de texto — nós nomeamos a nossa Resposta rápida.
5. No Ações seção, clique no Escolha uma ação lista suspensa e selecione Responder.
6. Clique no Mostrar opções link diretamente abaixo do menu suspenso para revelar mais campos.
7. Para tornar este tutorial rápido e fácil, você pode deixar todos os outros campos, como Para e Assunto, como está - o Outlook o preencherá automaticamente com base na natureza do e-mail original ou os padrões serão aplicados. No entanto, digite a mensagem que deseja enviar no Texto caixa de texto.
8. Clique Terminar.

Quando você quiser enviar esta mensagem exata para alguém, basta abrir o e-mail e clicar em Resposta rápida ou o que você nomeou no Ações rápidas grupo. Para obter mais maneiras de ser mais produtivo usando este cliente de e-mail, leia nosso guia sobre o práticas recomendadas para impulsionar seu fluxo de trabalho no Outlook.

Como alterar a aparência das mensagens originais no Outlook

Ao responder ou encaminhar uma mensagem, você pode excluir a mensagem original ou alterar sua aparência para tornar mais óbvio onde sua mensagem termina e a original começa. Você também pode anexar o e-mail original se não quiser um e-mail confuso.

Para fazer isso, siga as instruções abaixo:

1. No Outlook, clique em Arquivo no canto superior esquerdo.
2. No menu do lado esquerdo, clique em Opções.
3. Selecione Correspondência no painel esquerdo.
4. Role para baixo até o Responde e encaminha seção até que você veja o Ao responder a uma mensagem e Ao encaminhar uma mensagem menus suspensos.
5. Por padrão, os menus suspensos serão definidos como Incluir o texto da mensagem original. Ainda assim, você pode expandi-los e selecionar Não inclua a mensagem original, Anexar mensagem original, Incluir e recuar a mensagem original, ou Prefixe cada linha da mensagem original.

Veja o que essas outras opções fazem:

• Não inclua a mensagem original: envie sua resposta ou mensagem encaminhada sem o texto do e-mail original.
• Anexar mensagem original: inclua o texto do e-mail original como um anexo.
• Incluir e recuar a mensagem original: isso inclui o texto do e-mail original, mas será recuado para a direita — é como pressionar a tecla Tab em todas as linhas da mensagem original.
• Prefixe cada linha da mensagem original: é como recuar a mensagem original. Mas, em vez de um espaço em branco, haverá um caractere para indicar onde começa cada linha do e-mail original.

Como alterar o endereço de resposta do seu endereço de e-mail no Outlook

Alterar o endereço de resposta de um e-mail no Outlook significa que qualquer resposta enviada para a conta escolhida será redirecionada para outra.

Veja como fazer isso:

1. No Outlook, clique em Arquivo no canto superior esquerdo.
2. Clique em Configurações de Conta para expandir o menu e selecione Configurações de Conta.
3. No pop-up, clique no endereço de e-mail que deseja editar e, em seguida, clique em Mudar (está no menu abaixo das abas). Você também pode simplesmente clicar duas vezes no endereço de e-mail.
4. Na caixa de texto ao lado de Responder ao endereço, insira o endereço de e-mail para o qual deseja redirecionar os e-mails.
5. Clique Próximo para aplicar as alterações.

Faça a personalização de resposta do Outlook trabalhar para você

Seguindo as instruções simples acima, você pode personalizar as respostas no Outlook facilmente. Este pequeno guia mal arranha a superfície do nível de personalização que a Microsoft incorporou em seu cliente de e-mail. No entanto, é o suficiente para você começar a tornar suas respostas mais limpas e eficientes.