Como usar o Notion para trabalho híbrido: o guia definitivo

O trabalho híbrido tornou-se mais popular com o aumento da penetração mundial da Internet. E após cerca de dois anos trabalhando em casa durante a pandemia do COVID-19, muitos empregadores adotaram acordos que permitem que os funcionários trabalhem fora do escritório pelo menos parte do tempo.

Apesar dos benefícios associados ao trabalho híbrido, você pode sofrer uma queda na produtividade se não tiver os sistemas certos instalados. Felizmente, aplicativos como o Notion tornaram mais fácil do que nunca colaborar com sua equipe quando não estão todos no escritório simultaneamente.

Neste artigo, você aprenderá mais sobre como usar o Notion para trabalhos híbridos. Também forneceremos instruções passo a passo para ajudá-lo a implementar essas dicas mais rapidamente.

1. Adicionando usuários a espaços de trabalho

Quando trabalhando em um ambiente híbrido

, facilitar a colaboração entre os membros da equipe deve ser sua principal prioridade. No Notion, fazer isso é bem simples; mesmo se você tiver apenas um plano gratuito, ainda poderá adicionar outros usuários aos seus espaços de trabalho.

O número de usuários que você pode adicionar ao seu espaço de trabalho dependerá da assinatura que você possui. Se você usa um plano gratuito, pode adicionar até 10 pessoas; isso deve ser mais do que suficiente se você trabalha como uma agência ou outro tipo de pequena empresa.

Você terá um limite muito maior se obtiver uma versão paga do Notion. A versão Plus permite adicionar até 100 pessoas a um espaço de trabalho e esse número aumenta para 250 com o plano Business. Se você possui o Notion Enterprise, pode discutir seus limites com a equipe de vendas do Notion.

Independentemente de qual plano você usa, o processo para adicionar usuários aos seus espaços de trabalho do Notion é o mesmo.

1. Vá para Configurações e membros > Membros. Quando você estiver lá, verá um botão azul chamado Adicionar membros.
2. Digite o endereço de e-mail da pessoa que você deseja convidar para o espaço de trabalho do Notion. Se você tiver o Notion Plus ou superior, também poderá expandir o menu suspenso para determinar se o convidado é proprietário ou membro de um espaço de trabalho.
3. Quando estiver pronto para adicionar um usuário ao seu espaço de trabalho, selecione Convidar.

Você também pode convidar pessoas acessando o Membros guia e copiando um link para enviar a todos.

2. Categorizando Diferentes Projetos

Ao usar o Notion para trabalho híbrido, manter seus projetos organizados é uma boa ideia. Você pode categorizar suas tarefas de duas maneiras. Mostraremos duas opções para fazer isso abaixo.

Criando Espaços de Trabalho Adicionais

O Notion permite que você tenha até 10 espaços de trabalho se tiver um plano gratuito. Como ao adicionar usuários a esses espaços, seus limites são maiores se você adquirir uma assinatura paga. De qualquer forma, você seguirá o mesmo processo para criar novos espaços de trabalho no aplicativo.

1. Na parte superior da barra de ferramentas à esquerda, clique no seu espaço de trabalho atual. Quando o menu suspenso aparecer, selecione o ícone com três pontos. 2. Depois de selecionar o ícone mencionado acima, você verá uma opção chamada Junte-se ou crie um espaço de trabalho. Clique aqui. 3. O Notion perguntará para que você deseja usar seu espaço de trabalho. Escolha o que melhor se adapta às suas necessidades e selecione Continuar. Neste caso, vamos selecionar Para minha equipe já que estamos discutindo o trabalho híbrido. 4. Você precisará nomear seu espaço de trabalho. Depois de fazer isso, aperte o botão Continuar botão novamente. 5. O Notion lhe dará a oportunidade de compartilhar seu novo espaço de trabalho com outras pessoas. Digite seus endereços de e-mail ou copie o link se você quiser fazer isso. Depois de personalizar tudo, selecione Leve-me para a noção, e você poderá usar seu novo espaço de trabalho.

Fazendo páginas dentro de páginas

Outra maneira de categorizar seus projetos é criando páginas dentro de páginas. Para criar uma nova página mestra no Notion, selecione o + botão na barra de ferramentas à esquerda.

Nessa página, você pode criar outra página tocando em / e selecionando Página. Depois de fazer isso, você pode personalizar tudo conforme achar necessário.

3. Acompanhando Tarefas Importantes

Software de gerenciamento de projetos é uma excelente maneira de expandir seus negócios e você também desejará usar esse tipo de solução se for funcionário ou freelancer. Ao usar o Notion para trabalho híbrido, você tem inúmeras opções para acompanhar tarefas importantes.

O Notion tem vários templates que você pode usar para acompanhar seus projetos mais de perto. Você encontrará gráficos de Gantt, páginas de gerenciamento de tarefas e projetos e várias outras opções. Muitos deles são de uso gratuito e você pode duplicar facilmente seus modelos favoritos em seu espaço de trabalho do Notion. Para fazer isso:

1. Vá para notion.so/templates e escolha um modelo para você e sua equipe usarem.
2. Sob Informações Duplicadas, escolha o espaço de trabalho no qual deseja usá-lo e clique em Modelo duplicado. Você poderá personalizar tudo para suas necessidades imediatamente.

4. Fornecimento de resumos para suas reuniões

Se você não está trabalhando no mesmo lugar que os membros de sua equipe, saber até que ponto os outros progrediram nos projetos em que estão trabalhando juntos pode se tornar um desafio. Embora você deva tentar limitar quantas reuniões você tem, verificar ocasionalmente é uma boa ideia.

Durante sua reunião, vale a pena designar alguém para fazer anotações. Você pode fazer isso quando configurar o Google Agenda para trabalho híbrido também se você quiser adicionar esse aplicativo ao seu sistema de produtividade.

Depois de terminar sua reunião, você pode facilmente criar resumos de suas reuniões usando o Notion AI. Para fazer isso, pressione a barra de espaço e selecione Resumir quando o Notion AI aparecer. A ferramenta trabalhará para fornecer um resumo rápido da sua página.

5. Tornando suas páginas mais importantes mais acessíveis

O Notion permite que você torne suas páginas mais importantes mais acessíveis, arrastando e soltando sua ordem na barra de ferramentas à esquerda. No entanto, essa não é a única coisa a que você está limitado. Você também pode adicionar páginas aos seus favoritos. Para fazer o último:

1. Toque em ícone de três pontos ao passar o mouse sobre uma de suas páginas.
2. Clique em Adicionar aos favoritos, e você verá sua página na parte superior da tela.

6. Criação de calendários de conteúdo e mídia social

Se você faz parte de uma equipe de marketing, manter seu conteúdo e calendários de mídia social atualizados é crucial ao trabalhar em um contrato híbrido. O Notion torna isso fácil; você pode criar seu próprio calendário fazendo uma tabela e selecionando Novo banco de dados.

O Notion também possui vários modelos para criar mídias sociais e calendários de conteúdo. Ao criar uma nova página, clique em Adicionar novo > Modelos em vez disso, escolha algo que funcione para você.

Torne seu modelo de trabalho híbrido mais eficiente com o Notion

O trabalho híbrido tem várias vantagens se você colocar os sistemas corretos no lugar, mas é importante que você os classifique antes de fazer a transição para tal acordo. O Notion é uma ferramenta útil para gerenciar o fluxo de trabalho de sua equipe e garantir que todos continuem trabalhando em direção a seus objetivos comuns.

Você pode usar vários modelos para ajudá-lo a acompanhar seu conteúdo e cronogramas de mídia social, além de obter uma visão geral dos projetos de todos. Além disso, você pode usar o Notion para fornecer resumos de reuniões e muito mais.