A função OFFSET do Microsoft Excel é uma ferramenta altamente poderosa e versátil. Devido à sua complexidade e ao número de funções semelhantes, no entanto, infelizmente, muitas vezes é subutilizado.
A função relativamente direta pode economizar tempo e frustração dos autores do Excel. Ele simplifica a extração de pontos precisos de dados de um conjunto de dados mestre bem organizado. Ele também permite a criação simples de relatórios altamente detalhados, visualizações interativas e painéis complexos.
1. Criando conjuntos de dados de tamanho variável
Um dos usos mais comuns da função OFFSET do Excel é a captura de conjuntos de dados de tamanho variável. Dado um grande conjunto de dados, pode-se desejar examinar apenas uma pequena parte dos dados em um determinado momento.
Por exemplo, dado um relatório automatizado de totais de vendas para funcionários diariamente, pode ser necessário obter os totais de uma determinada semana ou semanas.
Escrever uma função SUM diferente para cada total pode ser feito com bastante facilidade. No entanto, uma função OFFSET pode ser muito mais rápida para facilidade de uso e reutilização.
Primeiro, insira o dia do mês com o qual gostaríamos de começar na célula B6. Em seguida, inserimos quantos dias queremos executar o relatório em B7. Então, podemos usar um função SOMA simples e função MÉDIA para obter mais dados sobre cada funcionário no intervalo de tempo selecionado:
=SOMA(DESVIO(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=MÉDIA(DESVIO(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Ajustar a data de início ou o período de tempo é tão simples quanto ajustar uma única célula, o que pode facilitar muito a extração de conjuntos de dados de tamanho variável.
2. Permitindo a geração de relatórios personalizados
O uso de métodos semelhantes aos acima torna relativamente fácil o desenvolvimento de um relatório completo com ajuste de variáveis. Você pode fazer com que o primeiro argumento na função OFFSET faça referência a outra folha. Isso permite que você mantenha sua entrada de dados e relatórios separados.
Isso tornará possível puxar fatias de dados selecionadas de uma planilha para outra. Além disso, permite exibir apenas as informações relevantes para o seu relatório atual. Configurar um relatório mostrando os totais diários usando os mesmos dados anteriores é bastante simples. Você pode fazer isso sem extrair os dados de dias irrelevantes.
A seguinte função de deslocamento colocada na célula B5 extrairá o número de dias especificado em B2. Começa na semana especificada em B1, exibindo apenas os dados do período relevante:
=DESLOC(Folha1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)É possível restringir as entradas em B1 e B2 e criar menus suspensos no Excel com o número de semanas disponíveis usando validação de dados.
3. Paginação da Planilha
A Função OFFSET também pode realizar a paginação simples da planilha, uma tarefa normalmente associada a usando a guia Desenvolvedor do Excel. Isso pode tornar o trabalho com grandes conjuntos de dados mais simples e muito mais eficiente.
Ao trabalhar com uma planilha com 30.000 linhas de dados, será difícil examinar todo o conjunto de dados de uma só vez. A criação de um menu suspenso que aceita um intervalo de números de 1 a 300 nos permite dividir rapidamente os dados em páginas de 100 resultados cada.
A função OFFSET sempre terá sua âncora definida na célula superior esquerda dos dados. O segundo argumento, no entanto, é o deslocamento vertical. Isso será igual ao número da página selecionada menos um vezes 100. O deslocamento horizontal, o terceiro argumento, pode ser definido como 0.
O quarto argumento é definido como 100 e o quinto argumento como o número de colunas no conjunto de dados. Esse método facilita a quebra de blocos de dados extremamente grandes em partes muito mais gerenciáveis.
Aqui está um exemplo de um conjunto de dados paginado. Os dados incluem 500 amostras de informações registradas de um conjunto de sensores em uma folha e um relatório paginado na outra.
O relatório usa a validação de dados na célula B1 para criar um menu suspenso com as páginas. A seguinte expressão na célula A3 cria o corpo do relatório:
=DESLOC(Folha1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Divisão de Dados para Gráficos
Podemos adicionar um gráfico ao relatório de vendas que criamos antes de usar a função OFFSET. O gráfico pode obter informações variáveis com base nos dados selecionados nos dois menus suspensos na parte superior da planilha.
Ao alterar os valores na parte superior da planilha, o gráfico será alterado automaticamente para refletir as semanas selecionadas, fornecendo uma referência visual rápida para quem visualizar o relatório.
A combinação de tabelas e gráficos com a função de deslocamento torna a visualização de dados complexos e variáveis muito mais fácil. Ele também permite a geração de painéis simples no Excel.
5. Extraindo informações por deslocamentos de data
A pesquisa de informações específicas com base em carimbos de data/hora não é incomum quando se fala em dados de relatórios ou dados extraídos de processos de tempo automatizados. Ao considerar um único período, não é difícil usar funções condicionais como IF ou IFS para obter apenas os dados necessários. Se você precisar extrair dados com base em um intervalo de dias ou horários, é muito fácil cair em uma enorme condicional aninhada.
Usando uma combinação de COUNTIF e OFFSET, extrair dados de um intervalo de horas ou dias é bastante simples. Use uma única célula para representar um dia inicial. Em seguida, use outra célula para representar a duração do tempo que você deseja extrair.
Na função OFFSET, a altura ou largura, dependendo do layout dos seus dados, pode ser definida como um valor usando a função CONT.SE no Excel. Isso permite determinar quantas entradas estão dentro do intervalo solicitado e extrair apenas os dados relacionados.
Neste exemplo, temos um conjunto de dados contendo entradas de vários anos. Podemos usar a data inserida na célula B1 e a seguinte função para extrair apenas as entradas que ocorreram após essa data:
=DESLOC(Folha1!U2, CONT.SE(Folha1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - CONT.SE(Folha1!V2:V501, " & B1), 1)Isso adiciona uma utilidade considerável a um relatório, permitindo filtrar valores anteriores ou posteriores a uma determinada data. Se você usar a função COUNTIFS, poderá até mesmo adicionar uma data final, dando ao usuário final mais variabilidade.
6. Combinado com COUNTIF
Além de estender os intervalos de tempo, a função COUNTIF serve bem para extrair fatias específicas de todos os tipos de dados bem ordenados com a função OFFSET do Excel. É possível definir os argumentos de altura e largura da função OFFSET usando COUNTIF. Além disso, você pode modificar facilmente qualquer dado numérico com um valor ajustável em algum lugar da planilha.
Se você tivesse uma lista de transações de um dia ordenadas pelo valor das transações, poderia usar essa técnica para obter todas as transações acima de um determinado valor. Isso pode ser feito usando uma função OFFSET simples como a seguinte:
=DESVIO(A2, CONT.SE(B2:B22, " & H3), 0, CONT.SE(B2:B22, " & H3), 4)Uma das coisas mais importantes a serem observadas nesta função é o penúltimo argumento, CONT.SE(B2:B22, "
Outra consideração importante para quem deseja usar o OFFSET dessa maneira é que ele só funcionará se os dados com os quais você estiver trabalhando estiverem bem ordenados. Dados não ordenados não retornarão os resultados que você está procurando. Felizmente, o Excel também inclui um conjunto de ferramentas de classificação automática para colocar seus dados em ordem.
Você pode usar isso para executar ações de fatiar produtos de forma variável com base no preço para puxar apenas as operações executadas em um determinado número de vezes. A capacidade de controlar a quantidade exata de dados extraídos fornece controle refinado sobre a amostra precisa de dados que você extrai de suas planilhas. Isso permite a criação de uma variedade de relatórios detalhados e interativos.
É para isso que a função OFFSET é realmente útil
Por fim, a função OFFSET permite que os usuários extraiam informações de suas planilhas com alta precisão. Isso economiza tempo e permite que os usuários executem mais operações com menos funções.
Ele simplifica a extração dos dados precisos de que você precisa sem recorrer a condicionais de aninhamento. Ele também economiza tempo e esforço dos usuários na criação de relatórios personalizados, painéis e muito mais no Excel.
