Por que você precisa de um plano de produtividade e como criar um

A cultura da agitação nos faz pensar que precisamos colocar cada segundo no trabalho se quisermos atingir nossas metas financeiras (ou de autoaperfeiçoamento). Não só é prejudicial à nossa saúde mental e física, mas também é contraproducente.

Quando a única coisa em sua mente é “fazer mais”, muitas vezes você perde eficiência e precisão. Mesmo que você esteja trabalhando mais horas, não está realizando tanto trabalho. Isso é porque você não está planejando.

Todos nós sabemos da importância do planejamento para o sucesso de qualquer projeto, mas quando se trata de produtividade, vamos direto ao assunto sem pensar muito. É exatamente por isso que muitas vezes falhamos em nossas metas de produtividade.

O que é um plano de produtividade e por que é importante ter um?

Embora o termo “plano de produtividade” seja autoexplicativo, é vital dar uma definição clara e concisa para saber exatamente o que o termo implica:

Um plano de produtividade descreve seus objetivos (tanto de curto quanto de longo prazo) e os programa estrategicamente ao longo de seus dias, semanas ou meses para aumentar sua produtividade enquanto aborda os principais impedimentos para produtividade.

Você já se perguntou por que assistir a vídeos do YouTube sobre hacks de produtividade tarde da noite ou ler artigos sobre como melhorar sua produtividade não foi proveitoso? Não é porque todos esses artigos e vídeos fornecem dicas e estratégias erradas.

Todos nós temos mentalidades, objetivos e problemas diferentes; cada um de nós tem um estilo de trabalho diferente e vem de origens diferentes. Esses artigos e vídeos da Internet são generalizados e não abordam nosso conjunto exclusivo de problemas e impedimentos à produtividade.

Com um plano de produtividade adequado à sua disposição, você não terá que pular cegamente de uma tarefa para outra. Você terá um roteiro adequado do dia (semana ou mês), tornando-o mais focado em seus objetivos e menos propenso a se distrair. Planejar a produtividade dá a você uma sensação de controle, tornando menos provável que você se sinta sobrecarregado ou estressado.

Como criar um plano de produtividade

Planejamento de produtividade não é ciência de foguetes. Tudo o que você precisa é adotar a atitude certa, lembrar-se de seus objetivos e partir com a mente aberta. Você precisa jogar todos os dogmas de produtividade de “acordar às 4 da manhã” ou “tomar banho frio” pela janela e ver o que funciona para você.

Como um plano de produtividade é exclusivo para seus objetivos, temperamento e mentalidade, não há diretrizes rígidas sobre como fazer um. No entanto, as etapas a seguir fornecem um roteiro flexível do processo que você pode usar:

1. Definir metas SMART

Caminhar sem rumo não levará você a lugar algum. Ter um registro de suas metas e tarefas torna mais fácil passar de uma tarefa para outra. É por isso que é importante definir metas SMART, pois elas ajudam você a acompanhar o progresso, melhorar a motivação e aumentar a produtividade.

Depois de ter seus objetivos no papel, pense em tudo o que você precisa fazer para alcançá-los. Isso pode incluir tarefas sobre seu trabalho ou metas de negócios, hábitos de autoaperfeiçoamento, projetos pessoais ou responsabilidades diárias. Comece com qualquer coisa que vier à sua mente, por mais trivial que pareça, e agrupe-os em objetivos relevantes.

2. Acompanhe o tempo

Acompanhe como você gasta seu tempo ao longo do dia para ter uma ideia do seu dia normal. Quantas horas produtivas você gerencia por dia? Quais atividades consomem a maior parte do seu tempo? Faça isso por alguns dias e ficará surpreso com quanto tempo está gastando em distrações ou atividades triviais, como verificar seus e-mails ou feeds de mídia social.

Você pode usar o TimeCamp para rastrear o tempo do seu computador automaticamente. Tudo o que você precisa é se registrar no site deles e baixar o aplicativo para computador, e ele começará a rastrear seu tempo.

3. Analise sua planilha de horas e anote os desafios que você está enfrentando atualmente

Depois de monitorar seu tempo por alguns dias, você terá dados suficientes para obter insights valiosos. Se você estiver usando o TimeCamp, acesse seu registro de tempo e terá um registro detalhado de seus dias.

Ao analisar seu registro de tempo, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Quantas horas por dia você está trabalhando?
• Quanto tempo vai para as mídias sociais?
• Quais atividades ocupam a maior parte do seu tempo?
• Quanto tempo você levou para concluir uma determinada tarefa?

Responder a essas perguntas ajudará você a perceber os obstáculos que o impedem de se tornar mais produtivo. Depois de conhecer os problemas, você pode começar a pensar em suas soluções.

Além das distrações comuns, como as mídias sociais, você deve anotar outras coisas aparentemente irrelevantes que podem impedi-lo de se tornar mais produtivo. Pergunte a si mesmo:

• Você acha difícil trabalhar no final da tarde?
• Você se sente letárgico na maioria das vezes?
• Você não está dormindo direito?

Ao anotar os desafios, você deve permanecer fiel a si mesmo. Tente não inventar desculpas para seus comportamentos improdutivos.

4. Crie e siga um cronograma

Usando os insights de sua análise, crie um cronograma considerando seus objetivos. Embora o Google Agenda seja ótimo para agendamento, se não estiver funcionando, considere usar alternativas gratuitas do Google Agenda para agendar seu dia.

Dependendo de seus objetivos e horas de pico de produtividade, atribua horas diárias ou semanais apropriadas para trabalho, condicionamento físico, lazer, família ou projetos pessoais. Não há certo ou errado; tudo depende de seus objetivos e preferências pessoais.

Por exemplo, se você deseja iniciar um novo negócio, deve dedicar algumas horas por semana para trabalhar em seu negócio. Mas se o seu objetivo é obter um ótimo corpo de verão, reduza o tempo gasto no telefone e agende mais sessões semanais de ginástica.

Independentemente de quais sejam seus objetivos, é importante manter um cronograma realista. Você não quer agendar até o último segundo do dia. Sua agenda deve ser flexível o suficiente para acomodar planos repentinos. E não se esqueça de incorporar pausas merecidas. O objetivo não é ficar ocupado, mas aumentar a produtividade.

5. Encontre sua estratégia de produtividade ideal e atenha-se a ela

A produtividade não vem naturalmente para a maioria de nós. No entanto, usar métodos testados e comprovados pode ajudar a tornar o processo mais fácil. Aqui estão algumas estratégias de produtividade que você pode usar em sua agenda:

O Método Ivy Lee

O método Ivy Lee é uma estratégia simples, mas eficiente, para incorporar à sua agenda. Faça uma lista de 6 tarefas que você precisa concluir a cada dia. Classifique-os em ordem de importância e comece com a tarefa mais importante. O objetivo é terminar uma tarefa de cada vez.

Depois de terminar a primeira tarefa, passe para a próxima, depois para a próxima, até terminar sua lista. Se você não conseguir concluir todas as seis tarefas, simplesmente mova-as para o dia seguinte.

Se você quiser saber mais, aqui está um guia detalhado sobre como usar o método Ivy Lee para produtividade sem estresse.

O Princípio de Pareto

O princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, é uma famosa estratégia de produtividade que enfatiza o foco nas tarefas mais importantes. De acordo com o princípio de Pareto, 20% das tarefas (mais importantes) geram 80% dos resultados.

Use a regra 80/20 para priorizar suas tarefas enquanto foca nos resultados desejados. Identifique as principais tarefas que produzirão a maior parte desses resultados e concentre-se em concluí-las primeiro.

A Técnica Pomodoro

Aumente sua produtividade com o método Pomodoro concentrando-se em uma única tarefa por 25 minutos e depois fazendo uma pequena pausa. O método Pomodoro é perfeito para concluir tarefas grandes e assustadoras. Fica muito mais fácil comprometer e concluir quando você divide a tarefa em várias tarefas menores (que podem ser concluídas em 25 minutos).

6. Reanalise seu desempenho e experimente

Planejar a produtividade não é uma coisa única. Seu primeiro plano de produtividade pode não ser tão detalhado ou eficaz quanto você espera. É por isso que é importante revisar seu progresso semanal e mensal.

Veja como seu plano de produtividade está funcionando. Identifique quaisquer obstáculos que você possa ter perdido e ajuste seu plano para enfrentá-los. Se uma estratégia específica não está dando resultados, tente uma diferente e observe os resultados.

Aumente sua produtividade com um plano de produtividade

Se as dicas de produtividade da internet não estão funcionando, é hora de criar um plano de produtividade personalizado. Seu plano deve abordar todos os obstáculos que o impedem de atingir seu potencial máximo. Ao criar o plano, certifique-se de agendar suas tarefas de alta prioridade para aproveitar suas horas de pico de desempenho.

Embora um plano de produtividade certamente ajude, é importante que você o siga. Isso significa criar um ambiente de trabalho livre de distrações, incluindo o telefone. Mas se ter o smartphone por perto é importante, você deve seguir bons hábitos de smartphone.