Como usar o ChatGPT para escrever e-mails difíceis no trabalho

E-mails difíceis são inevitáveis ​​em algum momento da sua carreira. Quer seja dizer não para assumir projetos adicionais ou pedir uma folga, pode ser indutor de ansiedade escrever o e-mail e depois encontrar coragem para clicar em enviar.

O ChatGPT é conhecido por ajudar as pessoas a escrever cartas de apresentação e currículos, então você pode se perguntar se ele também pode ajudá-lo a escrever e-mails difíceis. Se você fornecer à IA informações adequadas, poderá obter conteúdo para usar como base para seu e-mail. O ChatGPT pode ajudá-lo a se concentrar na mensagem sem nenhuma das emoções que está sentindo.

Etapa 1: abra o ChatGPT

Você está pronto para começar se já tiver uma conta no ChatGPT. Se você é novo no ChatGPT, pode criar uma conta usando seu e-mail ou conta do Google. Se você está se inscrevendo para uma nova conta, deve ter seu celular por perto, pois a plataforma enviará um código de confirmação para você começar.

Passo 2: Apresente-se e apresente sua função na organização

Antes de pedir ao ChatGPT para escrever e-mails relacionados ao trabalho, você deve se apresentar, apresentar seu trabalho e suas responsabilidades à plataforma. O ChatGPT usará as informações que você fornecer para criar os e-mails que oferece.

Quando você enviar sua apresentação, a plataforma responderá, informando as informações vitais obtidas com sua apresentação. Se esta é sua primeira vez trabalhando com a plataforma, você apreciará o feedback positivo que ela lhe dá ao se apresentar.

Aqui está um exemplo de introdução:

Aqui está a resposta do ChatGPT:

Etapa 3: solicitar que o ChatGPT escreva o e-mail que você deseja

Depois de informar ao ChatGPT seu trabalho e para quem você trabalha, ele está preparado para criar os e-mails desafiadores que você precisa de ajuda para escrever. Você ficará agradavelmente surpreso com a rapidez com que a IA cria e-mails com os quais você pode trabalhar.

E-mail de demissão

Esteja você empolgado com o próximo estágio de sua carreira ou desistindo porque está farto das circunstâncias atuais, escrever um e-mail de demissão pode ser difícil. Você não quer queimar nenhuma ponte, então quer sair positivamente.

Não se esqueça de que você pode precisar de referências no futuro e deseja ter confiança ao fornecer os nomes das pessoas com quem trabalhou. Sua carta de demissão não é a hora de desabafar sobre a gestão, políticas de férias ou reclamar de seus colegas de trabalho; trata-se de avisar o seu empregador.

Acima, você verá uma carta de demissão gerada pelo ChatGPT que diz adeus e permite que a gerência saiba que você trabalhará com eles para tornar a transição o mais suave possível. Você quer se demitir do seu emprego? Aqui estão algumas considerações financeiras para se preparar para.

E-mail para informar ao seu supervisor que você não cumprirá o prazo

Se você tiver dificuldade em cumprir um prazo, é melhor informar seu supervisor ou gerente o mais rápido possível. Quando a gerência está ciente de que você não pode cumprir o prazo, eles podem fazer ajustes que permitam que você cumpra o prazo.

Quando outras pessoas ou a próxima etapa dependem de você cumprir o prazo, tudo pode parar até que sua tarefa seja concluída. Deixar as pessoas que confiam em você saber que você não cumprirá o prazo mais cedo ou mais tarde pode ajudá-lo a preservar o relacionamento com a gerência e sua equipe.

E-mail para solicitar licença de emergência

Você já está se sentindo estressado com a situação que motivou a necessidade do pedido de licença e focar em escrever um e-mail é a última coisa em que pensa. Para lidar com sua emergência, você precisa escrever um e-mail para seu gerente ou supervisor solicitando a licença.

Mesmo que você já tenha discutido a licença com seu gerente, pode ser necessário enviar algo por escrito a ele. Seja realista sobre quanto tempo você precisa e estabeleça expectativas razoáveis ​​para seu empregador sobre quando você espera voltar ao trabalho.

Como há uma probabilidade de que seja uma solicitação de última hora, você pode querer indicar como pode ser contatado se planeja estar fora da cidade. Você também pode garantir ao seu gerente ou supervisor que verificará seus e-mails e mensagens de voz regularmente para cumprir suas responsabilidades.

E-mail para dizer "não" a um projeto

Embora você queira responder a uma solicitação para assumir outro projeto com um “você está brincando comigo?”, pode ser melhor se você responder com tato. Você deve enviar o e-mail rapidamente, especialmente se você costuma dizer sim para tudo.

Se você esperar muito para enviar o e-mail, poderá encontrar motivos que o convençam a dizer sim, mesmo quando sua intuição lhe diz que não é uma boa ideia e você já tem muito o que fazer. Você precisa garantir que o e-mail não apareça como se você simplesmente não quisesse fazer o trabalho.

Modifique o e-mail que o ChatGPT gera para se alinhar com as políticas da organização e se adequar à pessoa que fez a solicitação. Um e-mail para seu supervisor será mais formal do que um e-mail para um colega de trabalho. Se você precisa trabalhar nisso, você pode estar interessado em aprender como dizer “não” no trabalho educadamente.

E-mail para obter clareza sobre as prioridades organizacionais

Às vezes podemos ficar sobrecarregados com nossos deveres e não saber por onde começar. Em vez de tentar descobrir de forma independente, a coisa mais produtiva que você pode fazer é perguntar ao seu gerente ou supervisor no que eles querem que você se concentre.

Pedir ajuda pode ser assustador, pois não queremos dar a impressão de que não sabemos o que estamos fazendo. É melhor pedir liderança do que assumir. Você pode pensar que algo deveria ser uma prioridade, mas isso pode não ser o que é crítico para a organização.

Em vez de perder tempo com um projeto que não é prioritário para a organização, é melhor buscar confirmação. Se precisar de ajuda para priorizar, você pode estar interessado em os melhores aplicativos que você pode usar para priorizar tarefas no trabalho.

Etapa 4: revisar e editar os e-mails criados pelo ChatGPT

Depois que o ChatGPT criar um e-mail usando seu prompt, você deve revisá-lo e fazer as edições necessárias. Algumas das coisas mencionadas no rascunho podem não se aplicar a você, e a IA pode perder informações críticas que você deseja incluir.

Etapa 5: envie o e-mail

Esta é provavelmente a parte mais desafiadora de escrever um e-mail difícil. Pare de se preocupar com a reação e envie! Antes de clicar em enviar, você pode querer aprender o erros que fazem um e-mail comercial parecer pouco profissional.

E-mails difíceis devem ser enviados

Enviar e-mails de natureza negativa pode ser desafiador, mas precisa ser feito. Evitar tópicos complexos pode causar mais problemas do que abordá-los. Mesmo que redigir um e-mail difícil possa causar ansiedade, você se sentirá melhor quando clicar em enviar.

Seu gerente ou supervisor pode não ficar satisfeito com a mensagem, mas apreciará que você conte o que está acontecendo com antecedência suficiente. Lidar com conflitos pode não ser sua atividade favorita, mas é importante gerenciá-lo de forma eficaz. A gestão de conflitos é uma habilidade essencial para aprender profissionalmente e pessoalmente.