Se suas tarefas estão se acumulando enquanto o prazo se aproxima e você se sente sobrecarregado, talvez não esteja gerenciando seu tempo de maneira eficaz.
A maioria de nós comete erros horríveis de gerenciamento de tempo que não apenas nos custam nossas preciosas horas, mas também resultam em aumento da ansiedade, estresse e um desequilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Vejamos alguns dos erros mais comuns na gestão do tempo e como evitá-los para aumentar nossa produtividade:
1. Não Definir Metas
Trabalhar sem rumo sem um objetivo em mente pode resultar em falta de motivação e produtividade. Você cede facilmente às distrações e não administra bem o seu tempo.
Como evitá-lo?
Definir metas e se comprometer com elas lhe dá direção e motiva você a concluir suas tarefas. Você se torna mais focado e gerencia melhor seu tempo e recursos para atingir seus objetivos.
Mas lembre-se, nem todos os objetivos são iguais. As metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo) funcionam melhor do que metas inespecíficas. Vários estudos apoiam a afirmação. um desses estudo realizado no setor bancário da metrópole de Cape Coast descobriu que definir metas específicas e desafiadoras (ainda atingíveis) ajudou a aumentar o desempenho dos funcionários.
Portanto, em vez de ter como objetivo "completar meu primeiro romance", use sua variante SMART, ou seja, "completar pelo menos um capítulo do meu primeiro romance todos os meses". O último é mais específico, desafia você e define um limite de tempo para o seu objetivo.
2. Não Priorizando
Se você não tem uma lista de tarefas para ajudá-lo a se manter atualizado sobre as tarefas, você se verá pulando nelas ao acaso. No final do dia, você ainda terá muitas tarefas inacabadas e frustrações. Não é que não haja tempo suficiente, mas o fato de você não estar administrando bem o seu tempo.
Como evitá-lo?
Ter uma lista de tarefas ajuda você a priorizar suas tarefas e gerenciar bem seu tempo, atribuindo tempo com base na importância e urgência de suas tarefas. Veja como proceder:
- Encontre um aplicativo para listar e priorizar suas tarefas que se adapte às suas necessidades.
- Anote todas as tarefas que você precisa fazer em um dia ou semana em sua lista de tarefas.
- Classifique-os com base em sua importância e urgência usando um sistema de classificação.
- Classifique as tarefas mais importantes e urgentes no topo, enquanto as tarefas menos importantes e urgentes ficam na parte inferior.
- Comece com as tarefas mais importantes e urgentes e desça na lista.
3. Não está rastreando o tempo
Se você iniciar um projeto sem avaliar quanto tempo levará, é possível que ocupe mais tempo do que o necessário. Ou você pode ficar confiante demais e pegar mais do que aguenta, sem ter tempo suficiente para concluí-lo. Com menos tempo disponível, você não apenas não conseguirá cumprir os prazos, mas também o trabalho produzido provavelmente ficará abaixo da média.
Como evitá-lo?
Sempre avalie quanto tempo um determinado projeto deve levar e se esforce para concluí-lo dentro desse prazo (certifique-se de reservar um tempo extra para pausas curtas). Você deve use um aplicativo de controle de tempo para rastrear quanto tempo você gasta em um projeto ou tarefa.
Depois de saber quanto tempo (em média) uma determinada tarefa leva, você pode agendar suas tarefas com mais eficiência. Faça isso várias vezes e você obterá uma folha de registro detalhada do tempo gasto em diferentes tarefas em um determinado dia/semana/mês.
Depois disso, você pode descobrir quais tarefas recorrentes estão levando mais tempo e pensar em soluções para executá-las com mais eficiência ou automatizá-las para economizar mais tempo. A internet está repleta de aplicativos gratuitos de controle de tempo você pode usar para rastrear seus projetos para melhor gerenciamento de tempo.
4. procrastinar
A procrastinação é um grande impedimento para o trabalho, especialmente quando você precisa concluir uma tarefa difícil ou chata. Adicione a isso uma mistura de distrações atraentes, por exemplo, seu smartphone, e você terá a receita perfeita para a procrastinação.
Você vai relaxar, ceder às distrações e desperdiçar seu tempo até que o prazo se aproxime. Os procrastinadores estão sempre com pouco tempo, atrasados em seus prazos e têm pouco ou nenhum equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Como evitá-lo?
Uma ótima maneira de evitar a procrastinação é dividir um projeto enorme em tarefas menores e mais gerenciáveis. Por exemplo, se você precisa escrever um artigo de 2.000 palavras, em vez de temer escrever o artigo completo, divida-o em subtarefas: resumo, introdução, subtítulo 1, subtítulo 2, subtítulo 3 e conclusão.
Agora, atribua a si mesmo intervalos de tempo para cada uma dessas tarefas menores e comprometa-se com elas. Você se sentirá mais motivado para concluir essas tarefas menores e menos propenso a procrastinar. Outro ótimo método para superar a procrastinação é usar a técnica Pomodoro. A técnica Pomodoro segue um conceito semelhante.
Veja como você pode use a técnica Pomodoro:
- Divida um projeto em tarefas menores
- Obtenha um cronômetro e ajuste-o para 25 minutos
- Dê a si mesmo 25 minutos e trabalhe em uma única subtarefa
- Faça uma pausa de 5 minutos, assim que o cronômetro tocar (após 25 minutos)
- Complete quatro ciclos de 25 minutos e depois faça uma pausa de meia hora
5. Agendamento ineficaz
Você já reparou que alguns dias não são tão produtivos quanto outros? Isso porque nossos níveis de energia variam ao longo da semana. Além disso, pessoas diferentes têm níveis de energia diferentes ao longo do dia.
Se você não está considerando suas horas de pico produtivas durante o agendamento, há uma chance de você se encontrar com as tarefas mais importantes pendentes, com pouco tempo e energia sobrando.
Como evitá-lo?
Você é uma coruja noturna ou madrugadora? Avalie como você trabalha e descubra suas horas produtivas de pico. Depois de saber as horas em que você é mais produtivo, agende seus projetos de acordo.
Aloque suas horas mais produtivas para as tarefas mais importantes (e intensivas), mantendo menos tarefas importantes (ou menos intensas), por exemplo, responder a e-mails ou marcar reuniões, para os restantes horas de trabalho. Existem vários aplicativos de calendário disponíveis que podem ajudá-lo a agendar com eficiência; encontre aquele que melhor atende às suas necessidades.
6. Ceder às distrações
A Pesquisa de junho de 2020 da Statista revelou que 53,7% das pessoas que trabalham em casa achavam que o smartphone era a maior causa de distração. Quantas vezes você já se pegou trabalhando e, de repente, seu telefone começou a tocar? Você se distrai e agora é compelido a checar seu telefone.
Seja um e-mail de um cliente, uma mensagem de um colega ou uma notificação aleatória do Facebook, Twitter ou Instagram; as distrações podem custar-lhe uma boa parte das suas horas de trabalho.
Como evitá-lo?
Tudo se resume a um agendamento eficaz. Estabeleça intervalos de tempo para trabalho, verificação de e-mails, lazer, etc. Na hora de trabalhar, deixe o celular de lado (no modo avião), de preferência em outro cômodo, e mãos à obra.
Como a maior fonte de distração agora está fora do caminho, torna-se muito mais provável e fácil se concentrar em seu trabalho. Como você está colocando todo o seu foco e atenção em uma única tarefa, é menos provável que você cometa erros e tenha mais chances de concluir a tarefa com eficiência.
E se colocar o telefone no modo avião não funcionou para você? E se sua mente vagar pelas mídias sociais e você for obrigado a pegar o telefone para verificar e-mails ou navegar pelo feed do Facebook diretamente no laptop? Se é você, tente usando o aplicativo Freedom para se livrar das distrações, supere a procrastinação e alcance mais.
Liberte todo o seu potencial
Embora se concentre em como gerenciar melhor seu tempo, é fácil perder a noção de por que você está gerenciando seu tempo em primeiro lugar, ou seja, para fazer mais trabalho.
Navegar em uma infinidade de aplicativos de produtividade todos os dias sem realizar mais trabalho é inútil. Descubra o que funciona para você e atenha-se a ele, sem perder de vista o quadro geral. Mas para descobrir o que funciona para você, é importante entender suas necessidades de gerenciamento de tempo.