Ser um assistente virtual pode ser opressor, especialmente quando você tem um conjunto de tarefas diferentes ou semelhantes para vários clientes. E como você opera remotamente, é necessário automatizar grande parte de suas atividades usando ferramentas de software para aumentar a produtividade.
Este artigo destaca 10 ferramentas e aplicativos básicos que todo assistente virtual deve ter em seu arsenal. Essas ferramentas simplificarão seu fluxo de trabalho e enriquecerão sua experiência como assistente virtual avançado ou iniciante. Mas antes de revelá-los, vamos repassar brevemente o conceito de assistência virtual.
1. folga
Manter uma comunicação eficaz com seus clientes é essencial como assistente virtual, e o Slack faz um bom trabalho com isso. É um dos melhores plataformas de mensagens instantâneas para equipes remotas que permite que você se comunique em tempo real com clientes e membros da equipe ao trabalhar em um projeto.
Você pode distinguir entre projetos usando "canais" e torná-los acessíveis apenas a pessoas autorizadas. Além disso, o Slack possui um recurso de chamada no aplicativo e divertidos emojis personalizados para conversas mais descontraídas. Você também pode compartilhar diferentes arquivos com uma ou mais pessoas, incluindo gravações de áudio e imagens.
Download: Folga para janelas | | Mac | iOS | Android (Compras gratuitas no aplicativo disponíveis)
2. Google Workspace
O Google Workspace, também conhecido como G-Suite, é uma coleção de várias ferramentas de software com diferentes recursos e modos de operação. No entanto, você só precisa de cerca de oito dessas ferramentas como assistente virtual. Eles incluem:
- documentos Google: você pode usar isso para criar, editar e formatar documentos de texto.
- E-mail do Google: Esta ferramenta é ótima para mensagens e e-mail marketing.
- Apresentações Google: Esta ferramenta gratuita atende a todas as suas necessidades de apresentação.
- Folhas: Você pode usar esta ferramenta para entrada de dados e orçamento.
- Google Meet: Ótimo para videoconferência e manter-se conectado com sua clientela.
- Formulários do Google: Você pode usar isso para realizar pesquisas e obter respostas em tempo real.
- Google Drive: Este é um dos provedores de armazenamento em nuvem mais baratos para arquivos pessoais e relacionados ao trabalho.
- Calendário do Google: Ajuda você a agendar e acompanhar os projetos.
3. calmamente
Calendly é uma ferramenta de agendamento para gerenciamento de eventos. No entanto, não é suficiente como um calendário independente. Você precisa integrar um aplicativo de calendário como o Google Calendar ou iCloud no aplicativo para automatizar e agilizar suas reuniões. Ele também possui diferentes intervalos de tempo prontos para uso: 15, 30 e 60 minutos.
Você pode agendar uma reunião com diferentes datas e horários, e seus convidados podem indicar a disponibilidade no calendário. No entanto, os hóspedes ainda podem escolher um horário disponível preciso, independentemente dos horários, mas dentro do intervalo de datas que você fornecer.
Download: calendàriamente para iOS | Android (Compras gratuitas no aplicativo disponíveis)
4. canva
Na maioria dos casos, parte de suas responsabilidades administrativas como assistente virtual incluiria design gráfico. Portanto, seria melhor ter uma ferramenta de design. O Canva é o seu aplicativo ideal para tudo sobre design e infográficos. Você pode usá-lo para criar banners de mídia social, folhetos, postagens de carrossel, cartões etc.
Mais importante ainda, você pode brincar com o fontes gratuitas do Canva, modelos, imagens e elementos para criar designs impressionantes.
Download: Canva para janelas | Mac | iOS | Android (Compras gratuitas no aplicativo disponíveis)
5. Hootsuite
O Hootsuite é um aplicativo de gerenciamento de mídia social da comunidade que permite monitorar e navegar em diferentes plataformas de mídia social de um só lugar, em vez de abrir várias guias. É compatível com Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn e assim por diante.
Você pode criar, editar, formatar e agendar conteúdo para cada plataforma, verificar insights e gerenciar com eficiência o público de seus clientes. Embora a versão gratuita seja ótima, a versão pro oferece acesso a recursos mais abrangentes, especialmente se você tiver uma base de clientes exigente.
6. asana
Asana permite que você colabore e gerencie projetos de forma integrada. Se você trabalha com uma equipe, pode adicionar membros ao seu local de trabalho na Asana, onde pode monitorar o fluxo de trabalho. Você também pode integrar o Google Agenda e o Google Drive a esta ferramenta para permitir que você defina lembretes para tarefas e eventos.
Além disso, o Asana permite distinguir entre projetos ou informações específicas usando códigos de cores e adicionar anexos quando necessário. Por exemplo, você pode usar vermelho para indicar projetos de alta prioridade, amarelo para projetos em andamento, azul para aqueles em revisão e verde para projetos concluídos.
Download: Asana para iOS | Android | Mac (Compras gratuitas no aplicativo disponíveis)
7. TimeDoctor
O gerenciamento de tempo é uma habilidade importante que todo assistente virtual deve possuir. No entanto, você ainda precisa de uma ferramenta para ajudá-lo a manter o foco, especialmente se o seu pagamento for por hora. O TimeDoctor permite que você acompanhe seu tempo de trabalho e lazer e veja suas realizações diárias. Ele cria relatórios do tempo gasto em cada projeto e tarefa.
O TimeDoctor também ajuda a gerenciar as distrações. Ele monitora a duração do uso da web e do aplicativo durante o trabalho. E quando você excede o tempo estipulado, ele avisa com pop. Ele também alerta quando o seu PC fica ocioso por mais tempo do que o horário normal de trabalho. Não obstante, você pode editar manualmente a hora quando necessário.
Download: TimeDoctor para Google Play | Mac | janelas | Linux (Compras gratuitas no aplicativo disponíveis)
8. MailChimpName
O MailChimp permite que você gerencie e se comunique com o público e os clientes de seus clientes. Quando seus clientes lançam um novo produto ou serviço, você pode usar o MailChimp para apresentar esses produtos à sua clientela ou público-alvo usando newsletters ou campanhas publicitárias.
A ferramenta permite segmentar seus boletins, enviar e-mails em massa e analisar o desempenho de cada campanha publicitária. Você também pode integrar outras ferramentas – como Shopify e Stripe – na plataforma.
Download: MailChimp para iOS | Android (Compras gratuitas no aplicativo disponíveis)
9. Ontraport
Ontraport é outra plataforma de marketing e CRM que ajuda você a coordenar as atividades de negócios de seus clientes a partir de um sistema. Em outras palavras, você pode usar o Ontraport para apresentar produtos ao público-alvo de um cliente e gerenciar as interações com o cliente simultaneamente.
Você pode importar e exportar contatos, criar funis de vendas e automatizar campanhas de marketing para otimização de negócios. Além disso, a interface não é intuitiva para iniciantes. No entanto, você pode contornar isso com um pouco de prática. Também está disponível como uma plataforma baseada na web e aplicativo móvel.
10. gramaticalmente
Como assistente virtual, você deve estar sempre no topo do seu jogo de conteúdo, e usar esta ferramenta o ajudará a conseguir isso. Grammarly é uma ampla plataforma baseada na Web de edição que analisa o conteúdo do texto quanto a erros gramaticais, verbosidade, ortografia, pontuação, plágio e entrega de qualidade.
A plataforma usa inteligência artificial para garantir que seu conteúdo seja quase perfeito e compreensível. Você pode verificar se o seu conteúdo é envolvente e a categoria de pessoas que melhor se adequa. No entanto, a versão gratuita é limitada e você terá que se inscrever para a versão paga para aproveitar todos os recursos interessantes.
Você também pode salvar seus documentos e voltar a eles quando necessário.
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Destaque-se em sua carreira como assistente virtual
A assistência virtual é uma indústria em rápido crescimento; portanto, podemos esperar um bom nível de saturação no futuro próximo. Adquirir habilidades básicas de assistente virtual é imperativo para permanecer relevante no setor. No entanto, combinar essas ferramentas listadas com seu conjunto de habilidades ajudará você a se destacar em sua carreira.
Por fim, se você é novo no setor, precisa aprender como se tornar um assistente virtual antes de começar a procurar ferramentas. Consumir informações fundamentais sobre o plano de carreira ajuda você a não usar mal essas ferramentas a longo prazo.