Existem duas maneiras de esquecer uma tarefa. A primeira maneira, você não anota, mas eventualmente se lembra no momento exato errado. A outra, a tarefa te deixa inteiramente até que alguém te responsabilize. Nenhuma das situações é divertida.
É por isso que emparelhar sua lista de tarefas com uma lista de pendências é ideal. Também é útil mantê-lo em um local acessível, como o Planilhas Google. Então, como você cria um backlog e o usa junto com uma lista de tarefas no Planilhas Google? Leia mais para descobrir.
O que é um backlog e por que você usaria um?
Se você simplesmente mantiver tudo o que precisa fazer em uma lista de execução, nunca sentirá que está fazendo alguma coisa. Usando uma lista de pendências, você pode estacionar todas as suas tarefas que não são uma prioridade atual em outro lugar e colocar todo o foco em sua lista diária. Embora as tarefas pendentes ainda sejam importantes, elas estão em espera por enquanto até que você esteja pronto para resolvê-las.
Por exemplo, você já tem uma lista de coisas nas quais está trabalhando e um colega de trabalho pede que você revise a apresentação dele. Você o colocaria em sua lista de pendências para não esquecer o pedido de seu colega de trabalho e está lá para lembrá-lo ao escrever sua próxima lista.
Manter um backlog é ideal porque evita que as tarefas caiam no esquecimento. Também ajuda você a manter o foco em sua lista atual, em vez de mergulhar em novos projetos ou solicitações à medida que surgem. Ao anotá-lo, você reconhece que voltará a ele mais tarde, portanto, não há necessidade de se preocupar com isso agora.
Construindo uma lista de tarefas com rastreamento de backlog no Planilhas Google
Você pode crie uma lista de tarefas simples no Planilhas Google seguindo estes passos:
- Adicione um título à célula B: 1 da sua planilha e dê um pouco de cor à linha superior.
- Destaque de 1 a 10 células na primeira coluna de sua planilha clicando em seu cabeçalho - quantas tarefas você costuma fazer diariamente.
- Vá para Inserir no menu superior.
- Selecione Caixa de seleção.
Agora você terá uma lista de verificação simples.
Em seguida, clique no sinal de mais (+) no canto inferior esquerdo para criar uma nova guia e nomeá-la Lista de pendências- e aquele com sua lista atual Pendência se ainda não o fez. Na guia Backlog, adicione um título e um pouco de cor à linha superior.
Se você não gosta de manter todas as suas tarefas em um local geral, pode manter os itens específicos de um projeto ou até mesmo separá-los adicionando títulos a várias colunas. Alguns exemplos seriam um backlog doméstico, um backlog de trabalho, um backlog de reformas, um backlog criativo, etc.
Outra opção é manter guias ou documentos separados para trabalho, escola ou casa. Realmente, é o que funciona melhor para você, mas você quer garantir que suas listas sejam acessíveis e que você as use diariamente. Para alguns, manter um pode ser a abordagem ideal.
Depois de configurar sua linha superior, é hora de fazer um inventário de tudo o que você precisa fazer. Evite pensar demais nisso. Adicione-o à lista se for significativo e não algo que venha naturalmente, como um hábito diário. Reserve um momento depois para revisar os itens da sua lista.
Verifique se há tarefas que você pode deixar ir. Por exemplo, você quer aprender a pintar, mas o processo agora parece uma tarefa árdua. Exclua essa lição de sua lista de pendências ou, se realmente quiser fazê-la algum dia, crie uma terceira revisitar guia e mova-os para lá por enquanto. Lá, ele não pode te incomodar enquanto você trabalha em outras coisas.
Como mover tarefas do seu backlog no Planilhas Google
Ao escrever sua lista de tarefas diárias, comece transferindo todas as tarefas inacabadas. Em seguida, verifique seu backlog para itens que deseja priorizar naquele dia.
Para movê-los de uma folha para outra, corte a célula e cole-a em sua lista diária. Cortá-lo em vez de copiá-lo irá excluí-lo do seu backlog. Você verá que a célula agora está vazia, então você pode clicar com o botão direito do mouse para excluí-la ou preenchê-la com algo novo.
Para ajudar a priorizar os itens em sua lista de pendências, você pode criar um sistema de classificação para avaliar a dificuldade, duração ou importância de sua tarefa. Por exemplo, você pode usar os números de 1 a 3 em outra coluna ao lado de uma tarefa para obter uma estimativa de quão desgastante é um item em sua lista de pendências. Dessa forma, você evita atribuir a si mesmo muitas tarefas desafiadoras ao mesmo tempo.
Para adicionar algum código de cores ao seu sistema de classificação, você pode usar Formatação condicional, encontrado sob o Formatar cardápio. Com a coluna de classificação selecionada, escolha O texto contém sob Formatar células se..., adicione o número ao campo e selecione uma cor de fundo correspondente.
Dicas para manter um backlog no Planilhas Google
- Evite adicionar hábitos diários à sua lista de tarefas e pendências. Isso só vai desordená-los e adicionar etapas extras ao processo.
- Adicione tarefas assim que pensar ou aprender sobre elas.
- Divida tarefas ou projetos maiores em ações menores para torná-los menos opressores.
- Frequentemente, verifique se há itens irrelevantes ou desatualizados para evitar que seu backlog fique confuso.
- Certifique-se de equilibrar sua carga de trabalho ao mover os itens. Evite preencher o seu dia com tarefas desafiadoras e demoradas. Vá para alguns rápidos também para manter seu ritmo.
- Se você precisar priorizar novamente sua lista diária, retorne as tarefas incompletas ao seu backlog.
- Se um item permanecer ou retornar ao seu backlog, pode ser um sinal de que não é uma prioridade ou que você precisa colocá-lo no topo da sua lista e simplesmente tirá-lo do caminho.
- Para arquivar tarefas concluídas, crie um novo Arquivo guia, adicione o intervalo de datas da semana ao topo de sua coluna e recorte e cole suas tarefas marcadas aqui antes de fazer sua nova lista. Caso contrário, exclua-os.
- Compartilhe a carga de trabalho com outra pessoa criando um backlog de equipe. Dessa forma, você pode realizar tarefas em conjunto, evitando a sobreposição. Você também não precisará dizer a eles o que precisa ser feito e vice-versa.
Evite que as tarefas caiam entre as rachaduras com um acúmulo no Planilhas Google
Se você costuma precisar de lembretes para tarefas ou esquecê-los completamente, um backlog o ajudará a ficar por dentro deles. Também ajudará você a priorizar sua lista de tarefas diárias e decidir quando descarregar tarefas menos significativas. Graças ao Planilhas Google, é muito fácil começar e você pode acessá-lo em vários dispositivos.
