Na maioria dos ambientes de trabalho, seus processos de fluxo de trabalho geralmente já estão em vigor para você seguir. Como freelancer, no entanto, isso é algo que você mesmo terá que desenvolver e implementar. Isso pode ser intimidador no começo, mas depois de algumas experiências, a flexibilidade de escolher sua própria documentação de fluxo de trabalho pode ser poderosa.
Por que se preocupar em documentar seu processo de fluxo de trabalho?
Espere - se ninguém está obrigando você a documentar seu fluxo de trabalho, por que se preocupar? Não é isso que significa “ser seu próprio chefe”?
É verdade: como freelancer, você pode decidir não documentar muita coisa se não quiser. Mas documentar seu processo de fluxo de trabalho pode ajudá-lo a planejar o tempo, manter um melhor relacionamento com os clientes e faturar pelo seu trabalho.
Você pode tentar ficar sem documentar por um tempo. Mas à medida que sua carreira de freelancer continua, você provavelmente se verá documentando cada vez mais. Este pode ser um processo longo e doloroso. Dedicar algum tempo para definir sua documentação é definitivamente a maneira mais fácil e suave.
Prevendo seu processo de fluxo de trabalho
Documentar seu processo de fluxo de trabalho pode parecer bastante abstrato e confuso se você não estiver acostumado. Além disso, pode parecer bem diferente dependendo do tipo de trabalho que você faz. Você pode considerar acompanhar este artigo usando um projeto que você já concluiu. Isso pode ajudá-lo a entender como um projeto é interrompido.
1. Divida sua tarefa
O primeiro passo é dividir sua tarefa em partes. Como escritor ou editor, este pode ser o esboço de um livro ou artigo. Se você é um artista, podem ser diferentes planos ou componentes da peça final. Faça o que fizer, a tarefa geralmente deve ser dividida em etapas quantificáveis que vão juntas para criar o projeto final.
Dividir sua tarefa em partes é importante por vários motivos. Primeiro, ele formará as partes móveis básicas da documentação do fluxo de trabalho. Além disso, pode ajudá-lo psicologicamente. Mesmo que você não goste muito de documentar, dividir uma tarefa em partes pode ajudar a tornar um grande projeto mais gerenciável.
2. Crie uma lista de verificação e um fluxograma visual
Depois de dividir sua tarefa, transforme cada uma das partes em um item de uma lista de verificação. Como dividir sua tarefa em primeiro lugar, criar uma lista de verificação serve a dois propósitos: ajuda a monitorar seu próprio progresso e ajuda a comunicar seu progresso aos clientes. Você também pode achar útil transformar sua lista de verificação em um fluxograma visual.
Isso é particularmente útil se o seu projeto tiver várias etapas. Por exemplo, se você estiver editando um livro, cada capítulo pode precisar ser esboçado, rascunhado, citado e editado. Detalhar algo assim em uma lista de verificação de papel seria confuso, principalmente se você estiver trabalhando com várias tarefas ao mesmo tempo ou se as tarefas puderem mover-se para frente e para trás nas etapas.
A solução que você usa para esse tipo de configuração pode depender de quão autônomo você é. Se você estiver trabalhando mais ou menos no vácuo (como alguns freelancers fazem), seu fluxograma visual pode ser notas adesivas em um quadro branco. Se você estiver trabalhando de perto com seu cliente ou com outros contratados, você pode use uma plataforma de fluxo de trabalho compartilhável como o Trello.
3. Definir Metas e Objetivos
Este passo pode parecer um pouco desnecessário. Por que você precisa de metas e objetivos se já tem uma lista de verificação?
Mesmo com uma lista de verificação, você não pode fazer todo o projeto de uma só vez. Você ainda precisa decidir quanto do seu projeto deseja concluir em um dia ou uma semana, ou apenas entre os check-ins com seus clientes.
Para retornar ao exemplo do livro, você deseja esboçar todos os capítulos antes de qualquer um dos capítulos ser rascunhado? Você quer começar a rascunhar um capítulo quando o capítulo anterior ainda não foi editado? São perguntas que só você pode responder. No entanto, respondê-las com antecedência pode ajudá-lo a se manter organizado.
Mais uma vez, ter metas e objetivos claros pode mantê-lo no topo do seu projeto, mas também pode ajudá-lo comunique-se com seu cliente sobre como o projeto está indo - e como você espera que ele aconteça junto.
4. Orçamento e tempo de rastreamento
Quando você tiver suas metas e objetivos decididos, é hora de começar a orçar seu tempo.
Quanto tempo você tem para concluir todo o projeto? Quanto tempo você tem para dedicar a este projeto dentro desse prazo? Quanto desse tempo precisará ser alocado para cada objetivo? Você tem todo o tempo do mundo ou precisa priorizar e talvez ir sem alguns extras cumprir prazos?
Se você for pago por hora, naturalmente estará rastreando seu tempo. Apenas lembre-se de anotar quanto desse tempo foi gasto em cada etapa do projeto. Dessa forma, você terá uma ideia melhor de quanto tempo precisará, tanto para avançar neste projeto quanto para orçar o tempo para projetos futuros.
Se você for pago por projeto ou entrega, como alguns freelancers fazem, pode ser tentador não controlar o tempo. No entanto, novamente, entender como você usa seu tempo pode ajudá-lo a se tornar um freelancer melhor e mais eficiente. Portanto, considere rastrear e orçar seu tempo - mesmo quando ninguém estiver obrigando você.
Revise, monitore e otimize
Ao longo de projetos individuais e após cada projeto, reserve um tempo para refletir sobre a documentação do processo de fluxo de trabalho. Houve coisas que você descobriu que estava quebrando ainda mais à medida que avançava? Algumas tarefas levaram mais ou menos tempo do que você esperava? Seus objetivos eram grandes demais para serem realistas ou pequenos demais para serem úteis?
Fazer esse tipo de trabalho durante um projeto pode ajudá-lo a trabalhar da maneira mais eficiente possível no restante do projeto. Fazer esse tipo de trabalho entre os projetos pode ajudá-lo a fornecer cotações mais precisas a futuros clientes, além de orçar seu próprio tempo de maneira gerenciável e eficaz.
Você Vale o Trabalho
A maioria dos clientes não solicita explicitamente a documentação do fluxo de trabalho. Pode ser fácil obter “visão de túnel freelancer”, que é a compulsão de não fazer nada além do que o cliente exige explicitamente. Mas fazer algum trabalho extra para ajustar sua programação pode ajudá-lo a se tornar um freelancer mais eficiente. E isso é bom para todos.
