O benefício de usar software como ClickUp ou Asana são os quadros de projeto prontos para uso que exigem personalização mínima. Mas se você é um usuário do Notion, ou gostaria de ser, você pode usar seu Projetos e tarefas modelo para obter planejamento em nenhum momento da mesma forma.
Não tenho a certeza de como funciona? Aqui está um guia de início rápido para ajudá-lo a começar.
Modelo de Tarefas no Notion Explicado
O modelo de tarefa no Notion é essencialmente uma lista de tarefas organizada por projeto. Os projetos aparecem como grupos no banco de dados e as linhas ou páginas que você vê em um grupo são tarefas.
Entre as páginas de tarefas e projetos, é aqui que você fará a maior parte do trabalho. À medida que você adiciona novos grupos e tarefas, eles aparecem na página de seus projetos, junto com as alterações feitas nos dados e propriedades atuais.
As propriedades padrão em sua página de tarefas são Nome da tarefa, Status, Atribuir, Devido, e Projeto. Aqui está um rápido resumo do que cada um faz:
Nome da tarefa
Nome da tarefa ajuda você a identificar tarefas rapidamente, então você vai querer ser um pouco descritivo e torná-las únicas. Você também pode clicar no nome de uma tarefa para visualizar ou adicionar informações relevantes. Se você não quiser que ele abra em tela dividida, você pode alterar o modo de espiar da sua página nas configurações de layout do seu banco de dados ao lado Abrir páginas em. Você pode encontrá-lo clicando nos três pontos no canto superior direito do banco de dados.
Status
Status fornece uma visão geral rápida do progresso. Existem várias opções de status, categorizadas por Pendência, Em andamento, e Completo. Conclua tarefas como Feito e Arquivo preencherá a barra de progresso na página de seus projetos.
Atribuir e Vencer
Atribuir mostra quem é o dono da tarefa. Devido comunica prazos e permite que você definir lembretes. Eles são guardiões definitivos se colaborarem com outras pessoas, delegando tarefas ou criando um quadro de tarefas aberto.
Projeto
Projeto é uma propriedade de relação que vincula a tarefa ao seu respectivo projeto. Uma tarefa só pode ser vinculada a um projeto. Se você achar que ver esta coluna é irrelevante, já que agrupou seus projetos, clique em seu título e selecione Ocultar na visualização para guardá-lo. Excluí-lo interromperá a comunicação entre as páginas.
Visualizações do modelo de tarefa do Notion
No topo do seu banco de dados de tarefas, abaixo do título, você verá as visualizações Por projeto, Meu, e Pessoas. Por padrão, você está na visualização do projeto, na qual organiza suas tarefas por projeto.
O Meu view cria uma lista de tarefas pendentes de todas as suas tarefas, organizando-as em uma lista de verificação. A única propriedade que aparentemente não reflete aqui é Status, mas se você olhar acima da coluna da caixa de seleção, perceberá que ela compartilha o mesmo símbolo da coluna de status na outra exibição. E quando você marca algo aqui, isso marca como feito em qualquer outro lugar.
O Pessoas view fornece uma visão geral rápida das tarefas nas quais você e seus colegas de equipe estão trabalhando. Esta é uma excelente ferramenta para verificar uns aos outros e garantir que a carga de trabalho de alguém não seja muito pesada.
Outra maneira de classificar as tarefas é usando filtros. Você pode encontrá-los em suas opções de exibição na parte superior do banco de dados e usá-los para classificar por propriedade. Por exemplo, visualizar tudo com um não foi iniciado status ou apenas tarefas atribuídas a pessoas específicas.
Modelo de Projetos em Conceito Explicado
O modelo de projetos é onde você encontrará uma visão geral rápida de todos os seus projetos. Ele usa um layout de quadro mais visual, onde você pode arrastar e soltar itens entre os status.
À primeira vista, você pode ver algumas das especificações e progresso de seus projetos ativos graças às suas propriedades. Se você preenchê-los, eles serão exibidos no quadro.
Se você não encontrar uma propriedade de que precisa, clique no quadro para abrir sua página e encontrará suas propriedades abaixo do título. Aqui você pode alterar seu status, adicionar pessoas ao projeto, visualizar a barra de progresso e adicionar ou editar a linha do tempo.
Na página do projeto, verá também o respetivo grupo de tarefas, onde poderá adicionar outras informações e dados relevantes para o projeto.
Como personalizar o modelo de tarefas e projetos
Claro, você gostaria de personalizar o modelo e torná-lo seu. Veja como você pode fazer isso.
Adicionando propriedades na página de tarefas
Para adicionar propriedades à sua página de tarefas, clique no símbolo de adição no canto superior direito do grupo. Fazê-lo vai abrir uma lista para você escolher e, a partir daí, clicar naquela que deseja adicionar. Assim que estiver em seu banco de dados, clique em seu título para dar o nome que você deseja.
Alteração de status na página de tarefas
Para editar ou adicionar mais opções à sua coluna de status, clique no status da tarefa para abrir o menu e selecione Editar propriedade no fundo. No Editar propriedade No menu, você verá três categorias de status - A fazer, Em andamento e Concluído. Você pode clicar nas opções atuais para editar o nome e a cor ou selecionar o símbolo de adição ao lado do título da categoria para adicionar algo novo.
Adicionando propriedades na página do projeto
A maneira mais rápida de adicionar propriedades à página do seu projeto é clicando em um dos quadros. No topo da página, você verá a opção # mais propriedades. Clique nele e na opção Adicionar uma propriedade vai aparecer. Depois de adicionar uma propriedade a um projeto, você também a verá em todos os seus outros projetos.
Alteração de status na página do projeto
Tecnicamente, a coluna de propriedade está oculta na página do seu projeto, portanto, pode não estar claro como editá-la. Mas quando você sabe onde procurar, é fácil.
Clique nos três pontos no canto superior direito do seu banco de dados, selecione Propriedades, e escolha Status. Agora você estará no Editar propriedade menu, onde você pode clicar nas opções atuais para editá-las e clicar no símbolo de adição para criar novas opções.
Organize suas tarefas e projetos com o Notion
Embora possa parecer complexo no começo, quando você decompõe o Notion Projetos e tarefas modelo em partes menores e trabalhar com ele, você saberá exatamente o que está fazendo em pouco tempo. O melhor lugar para começar é pegar o jeito do modelo como está e adicionar extras mais tarde.
