Trabalhar com uma equipe remota é uma excelente maneira de explorar um conjunto diversificado de talentos em todo o mundo. Você, sem dúvida, encontrará o ajuste certo para qualquer função ou projeto específico para garantir que seu negócio esteja crescendo.
No entanto, trabalhar com uma equipe remota requer uma abordagem diferente da gestão de uma equipe interna. Você terá que superar desafios como má comunicação, falta de reconhecimento, dificuldades de agendamento e muito mais. Isso significa que você precisará configurar processos para garantir que sua equipe remota tenha o melhor desempenho. Este artigo abordará dicas e ferramentas para ajudá-lo a atingir esse objetivo.
1. Configurar Canais de Comunicação
A comunicação eficaz é vital para qualquer equipe de sucesso, especialmente em uma configuração remota. Como você não poderá se comunicar pessoalmente, na maioria das vezes, é vital que você estabeleça diferentes canais para superar
erros comuns de comunicação em equipes virtuais e garantir que todos estejam na mesma página.Existem vários tipos de ferramentas que você pode usar para supere os desafios comuns de comunicação da equipe remota, como e-mails, sistemas de videoconferência e plataformas de mensagens instantâneas. Cada ferramenta oferece recursos diferentes, portanto, escolha aquelas que melhor atendem às necessidades de sua equipe e casos de uso específicos.
Por exemplo, você pode usar um aplicativo de mensagens instantâneas como o Slack para conversas e perguntas rápidas, e-mails para se comunicar com clientes e software de videoconferência como o Zoom para realizar reuniões virtuais ou check-ins. Quaisquer que sejam os canais de comunicação que você escolher, certifique-se de que todos conheçam seu propósito e os usem corretamente.
2. Escolha a produtividade ao invés do presenteísmo digital
Superando o presenteísmo digital é vital para garantir que sua equipe distribuída funcione da melhor maneira possível. Trabalhar com uma equipe remota permite evitar a replicação do modelo de escritório tradicional de ‘presenteísmo’ – onde você mede a produtividade pela quantidade de tempo gasto na frente de um computador, em vez de resultados reais do trabalho.
Em vez de esperar que sua equipe fique colada às telas o dia todo, você pode se concentrar em definir um Plano SMART para ajudá-los a atingir seus objetivos e resultados gratificantes em vez de tempo gasto online.
Isso lhes dá a liberdade de trabalhar durante suas horas mais produtivas e garante que você aproveite ao máximo seu tempo. Também muda o foco de um cultura “always-on” que prejudica a produtividade para um que celebra a produção, incentivando horários de trabalho flexíveis e melhor foco.
A comunicação eficaz capacita sua equipe a ser mais produtiva. Se esse é o seu objetivo, faz sentido gastar menos tempo respondendo a mensagens e mais tempo em tarefas reais. Uma das melhores maneiras de impor uma cultura que celebra a produção e não as horas gastas conectadas a dispositivos de trabalho é usando ferramentas que incentivam a comunicação assíncrona.
Embora as mensagens instantâneas tenham seu lugar em algumas circunstâncias, os pings, notificações e mensagens constantes podem distrair e dificultar o desligamento de sua equipe. A comunicação assíncrona é útil para equipes que trabalham em fusos horários diferentes, pois permite que respondam quando disponíveis, em vez de esperar que todos estejam disponíveis ao mesmo tempo.
Você pode usar ferramentas de comunicação assíncrona como Qatalog, Twist ou Yac para obter todas as informações de que precisam para fazer seu melhor trabalho, mantendo as interrupções no mínimo.
4. Esteja preparado para lidar com problemas técnicos
Às vezes, a tecnologia pode ser uma faca de dois gumes. Embora os computadores e as ferramentas de equipe virtual possam ajudá-lo a permanecer conectado, nada é infalível.
Haverá momentos em que os membros de sua equipe enfrentarão problemas técnicos que os impedirão de realizar seu trabalho. E, considerando que todos estão trabalhando em locais diferentes, nem sempre você pode contar com sua equipe interna de TI para solucionar os problemas de todos prontamente.
Para evitar interrupções significativas no fluxo de trabalho de sua equipe, é vital que todos estejam preparados para lidar com problemas comuns problemas técnicos de trabalho remoto. Isso inclui saber como corrigir erros comuns de rede e abordando as ameaças de segurança cibernética. Você pode adicionar alguns tutoriais de solução de problemas ao seu wiki interno, para que os membros da equipe saibam o que fazer em caso de dificuldades técnicas.
5. Crie uma estratégia de documentação eficaz
Uma das melhores maneiras de garantir que sua equipe tenha o melhor desempenho é ter um estratégia abrangente de documentação no lugar. A documentação é essencial em qualquer organização, mas é especialmente útil para equipes remotas, onde as informações podem se perder em mensagens e e-mails sem fim.
Seja um resumo do projeto, um tutorial de instruções ou notas de reuniões, certifique-se de que sua equipe tenha uma plataforma comum onde possam compartilhar, armazenar e acessar informações relevantes rapidamente. Um sistema de documentação bem organizado ajudará a manter todos na mesma página e tornará mais fácil para os membros da equipe encontrar o que precisam quando precisam.
Você pode usar soluções de software como Tettra para crie o wiki interno do seu local de trabalho e use-o como seu hub central para todas as informações relevantes. Essa ferramenta permite organizar informações em categorias e conceder permissão a membros específicos da equipe para editar documentos específicos.
6. Dar e receber feedback
Sempre há espaço para melhorias, mesmo nas melhores equipes. Como líder de equipe remota, é sua responsabilidade garantir que todos estejam trabalhando com eficiência e recebendo o feedback necessário para melhorar e subir na hierarquia corporativa. Você pode fazer isso instituindo check-ins regulares em videochamadas ou fazendo com que os supervisores enviem formulários de feedback por escrito.
É provável que seu pessoal também tenha um feedback valioso para você e para a empresa. No entanto, a maioria deles pode não se sentir à vontade para falar em uma videochamada ou escrever um e-mail. Você pode usar uma ferramenta como Officevibe para gerenciamento de equipes e para garantir que a voz de todos seja ouvida.
Essa ferramenta oferece opções de feedback anônimo, para que até mesmo os membros mais introvertidos da equipe possam compartilhar seus pensamentos honestos sem medo. Isso fornece uma visão clara do que sua equipe precisa e permite que você tome as medidas necessárias para que eles tenham o melhor desempenho.
7. Incentivar interações sociais
Trabalhar em casa pode parecer solitário às vezes e afetar o engajamento e o moral. Sem um escritório físico onde você possa ocasionalmente encontrar um colega e bater um papo rápido, é essencial encontrar soluções virtuais para promover um sentimento de camaradagem entre os membros de sua equipe.
Você pode criar um bebedouro virtual onde os membros da equipe podem se envolver em conversas casuais. Pode ser um bate-papo em grupo onde as pessoas podem compartilhar histórias engraçadas, discutir hobbies ou qualquer coisa não relacionada ao trabalho. Você também pode planejar coffee breaks virtuais para manter seu pessoal envolvido e motivado. Pode ser uma chamada de vídeo privada onde todos podem sair, rir e jogar.
Crie uma cultura positiva de trabalho remoto
Criar uma cultura de trabalho positiva é vital para qualquer equipe remota atingir todo o seu potencial. Para atingir esse objetivo, você precisa avaliar e melhorar constantemente sua abordagem de trabalho remoto.
Ao incorporar as dicas mencionadas acima e encontrar maneiras criativas de ajudar sua equipe remota a se sentir conectada e motivada, você pode crie uma cultura de trabalho eficaz que trará o melhor de sua equipe remota e garantirá um futuro de sucesso para sua organização.
