Construir uma lista de tarefas é um hack de produtividade eficaz que ajuda você a canalizar sua atenção para as coisas que importam. No entanto, você pode complementar isso com uma lista de coisas a não fazer para melhorar sua produtividade.
Sua lista de coisas a não fazer deve consistir em tarefas e hábitos de baixo valor nos quais você raramente pensa conscientemente, mas que desperdiçam seu tempo e energia. Criar essa lista e evitar esses hábitos abrirá espaço para tarefas mais gratificantes. Embora sua lista de coisas a não fazer dependa de você, este artigo abordará alguns exemplos comuns para você começar.
1. Verificando seus e-mails o dia todo
Se você não gosta de deixar mensagens não lidas ou respondidas, provavelmente tem o hábito de verificar seus e-mails constantemente durante o dia de trabalho. Passar tanto tempo em sua caixa de entrada pode parecer um hábito produtivo, mas não é, a menos que seja o que seu trabalho exige.
Um dos principais problemas desse hábito é que ele o coloca em um modo reativo, pois você permite que sua caixa de entrada determine suas tarefas do dia, em vez de priorizar suas próprias tarefas. Isso tira o tempo e o foco que você deveria investir em atividades mais significativas.
Dito isso, você deve considerar ser mais proativo com seu tempo e caixa de entrada agrupando sua atividade de e-mail. Lote de tarefas envolve agrupar tarefas semelhantes e trabalhar nelas de uma só vez, por exemplo, verificar e responder seus e-mails em horários específicos do dia, deixando o resto do tempo para tarefas produtivas.
2. Multitarefa
Outro hábito que se mascara como um hack de produtividade é a multitarefa. Embora possa parecer contra-intuitivo, multitarefa ou, mais precisamente, mudança de contexto, pode ser demorado e ineficaz. Isso ocorre porque tentar várias coisas ao mesmo tempo força seu cérebro a alternar constantemente entre as tarefas, o que pode ser cansativo e levar à diminuição da eficiência e precisão.
A tarefa única, por outro lado, permite que você se concentre em uma tarefa e dedique toda a sua energia para concluí-la. Isso minimiza as distrações, melhora a concentração e ajuda você a concluir tarefas individuais mais rapidamente e com melhores resultados.
3. Dizer sim a reuniões desnecessárias
O próximo hábito a ser adicionado à sua lista de coisas a não fazer é dizer sim a reuniões desnecessárias. Aceitar todas as reuniões que aparecerem rapidamente preencherá sua agenda, deixando pouco tempo para fazer as coisas.
Primeiro, tente questionar o propósito de cada reunião e descubra se ela é indispensável. Algumas reuniões podem ser substituídas por chamadas rápidas, e-mails ou mensagens de bate-papo. Se a reunião for necessária, certifique-se de que tenha uma agenda e cronograma claros e tente mantê-la o mais breve possível. Ser seletivo com as reuniões que você aceita ajudará a liberar tempo no seu dia e permitir que você se concentre em tarefas mais significativas.
A mídia social é uma ótima ferramenta para se conectar com seus colegas e se manter informado, mas também pode prejudicar sua produtividade quando você se encontra constantemente em intermináveis tocas de coelho de feed de notícias. Este é um hábito difícil de quebrar, considerando que você nem sempre percebe que está fazendo isso até que algumas horas se passem.
Para supere seu hábito de rolagem irracional, você precisa reconhecer e remover o que o aciona. Alguns dos culpados comuns são as notificações e a sensação de estar perdendo. Depois de identificar e remover os gatilhos, você pode aproveitar as ferramentas que podem ajudar a minimizar seu tempo em aplicativos de mídia social como Tempo de tela para reduzir o uso do iPhone ou Modo de foco no Android.
5. Perder tempo em tarefas mundanas/repetitivas
Tarefas mundanas consomem tempo e recursos valiosos que você poderia usar para outras tarefas mais importantes e são a próxima entrada em nossa lista de coisas a não fazer. Essas tarefas podem facilmente passar despercebidas, mas se acumulam rapidamente e podem ser uma grande perda de tempo. Alguns exemplos de tarefas mundanas incluem entrada de dados, transcrição de videoconferênciase agendamento manual de postagens de mídia social, para citar alguns.
Existem várias maneiras de reduzir a quantidade de tempo que você gasta em tarefas mundanas, incluindo delegar tarefas a outra pessoa, terceirizar para um serviço terceirizado ou usar ferramentas de automação para lidar com tarefas repetitivas. Uma ou mais dessas estratégias podem ajudá-lo a economizar tempo e liberar sua energia para tarefas mais impactantes.
6. Usando seu telefone na cama
Embora possa não parecer tão ruim, usar o telefone na cama é uma hábito de smartphone que pode atrapalhar sua produtividade. Usar o smartphone logo de manhã ou à noite pode ter vários efeitos adversos.
Por exemplo, a luz azul emitida pelo seu telefone pode atrapalhar a produção de melatonina, um hormônio que ajuda a regular os ciclos do sono. Além disso, verificar as notícias ou a mídia social logo pela manhã pode definir um tom negativo para o resto do dia.
Com isso em mente, é essencial criar uma zona sem telefone no seu quarto. Isso ajudará a melhorar a qualidade do sono e permitirá que você comece o dia de forma mais produtiva. Você pode recorrer a outras atividades, como ler um livro físico, escrever em um diário antes de dormir e usar um despertador antiquado para acordá-lo.
7. Falha ao priorizar suas tarefas
É muito bom ter um plano para o seu dia listando suas tarefas em sua lista de tarefas, mas se você não as priorizar, é provável que não chegue às mais importantes a tempo. Idealmente, você deve tentar passar suas horas mais produtivas em suas tarefas mais desafiadoras e importantes. Essa abordagem garante que você aproveite ao máximo o seu dia e não perca nenhum prazo importante.
Uma das melhores maneiras de preparar suas listas de tarefas é usar a matriz de Eisenhower. Essa estrutura simples ajuda a determinar quais tarefas priorizar com base em sua urgência e importância. Depois de identificar suas principais prioridades, você pode se concentrar em resolvê-las primeiro e o restante de suas tarefas pode ser seguido.
Automatize tarefas de baixo valor e elimine hábitos improdutivos para aumentar a produtividade
Desenvolver uma lista personalizada de coisas a não fazer é uma estratégia eficaz que pode ajudá-lo a se concentrar em suas tarefas mais essenciais e aumentar sua produtividade.
Ao delegar, terceirizar ou automatizar tarefas de baixo valor e abandonar hábitos improdutivos, você pode criar mais espaço para as coisas que mais importam para você e aproveitar ao máximo seu dia. Você pode usar esta lista como inspiração para criar sua lista de coisas a não fazer e começar a remover os desperdícios de tempo de sua rotina diária.
