Com um pouco de planejamento cuidadoso, iniciar um projeto colaborativo ou organizar uma pequena comunidade criativa (como uma sala de escritores) pode ser simples e divertido.
Existem alguns aspectos importantes a serem considerados, geralmente com um software útil ou um aplicativo que pode ajudar. Vamos dar uma olhada em apenas três deles aqui.
1. Crie um local para armazenar e acessar arquivos facilmente
Ao trabalhar em colaborações criativas, haverá um momento em que os arquivos precisam ser compartilhados. Os arquivos podem ser alguns cartões de arte para personagens em um mundo compartilhado. Podem ser gravações de vídeo de reuniões de discussão online. Como o tipo de mídia pode variar, vale a pena pensar em um local com boa capacidade de armazenamento sem gastar muito.
Por exemplo, o Dropbox tem um plano de uso comercial que oferece 5 TB de armazenamento por menos de US$ 20 por pessoa por mês. você pode encontrar um
avaliação gratuita do Dropbox Professional aqui se for do seu interesse. Também vale a pena pensar em algum lugar que seja fácil de compartilhar com outras pessoas. O Dropbox pode ajudar com arquivos maiores, como imagens e vídeos de alta qualidade, embora existam ótimas alternativas para arquivos baseados em texto.Os usuários do Microsoft One Drive e do Google Drive podem armazenar facilmente documentos feitos em um processador de texto e compartilhar facilmente um link com o restante dos colaboradores. Para usuários do Google, consulte nosso guia sobre maneiras de compartilhar os documentos do Google você cria.
Se você está desenvolvendo um roteiro, uma série de contos ou uma coleção de poemas e deseja ajudar uns aos outros sem ser muito intrusivo, as funções de comentário do Microsoft Word e do Google Docs são uma maneira muito útil de fazendo isso. O GCFLearnFree tem um bom vídeo no YouTube explicando como usar a função de comentário no Google Docs.
2. Organize uma Zona Interativa de Brainstorming
Haverá momentos em que trabalhar em um documento de processamento de texto não será suficiente para desenvolver algumas ideias. Um método eficaz para visualizar o desenvolvimento da ideia é usar um quadro interativo on-line, como o Miro.
Existem várias maneiras de personalizar o layout dos painéis e você pode compartilhá-los facilmente com os colaboradores para comentários. Especialmente com o Miro, você pode transformar ideias em tarefas, permitindo uma transição simplificada da concepção à produção.
Muitos dos aplicativos e sites de lousa interativa gratuitos são de uso gratuito e estão repletos de recursos. Para se aventurar, você pode faça login no Miro aqui e explore os recursos que ele oferece. Também existem explicações úteis on-line, como nosso artigo sobre como criar um planner mensal no Miro.
Se for necessário um sistema de gerenciamento de tarefas mais aprofundado, incluindo uma maneira de organizar o calendário, loja vinculada arquivos e gerenciar equipes maiores de forma eficaz, existem sistemas gratuitos como o Notion que valem a pena procurar em. Há uma série de explicações de recursos úteis por aí, incluindo nosso artigo sobre alguns truques poderosos do Notion para acelerar seu fluxo de trabalho.
O Notion possui funcionalidade de edição e criação de anotações em várias contas em tempo real. Embora isso pareça caótico, com o tipo certo de estratégia de gerenciamento de equipe, isso também pode ser usado como uma vantagem ao colaborar em um documento ao vivo.
3. Use um método eficiente de comunicação
Os serviços de mensagens instantâneas podem ser eficazes, como criar um grupo do WhatsApp ou do Facebook Messenger, embora tenham suas limitações. O Slack também pode ser popular, embora o envio de arquivos e a visualização do histórico de bate-papo possam rapidamente se tornar problemáticos devido às restrições de armazenamento da versão gratuita.
Um fórum de comunidade online, como o Discord, pode ser bom, pois você pode criar funções para os membros e há uma função de pesquisa abrangente para encontrar informações em conversas anteriores.
A videoconferência também é recomendada, pois é uma boa maneira de colocar nomes e dar uma conversa ao vivo e mais dinâmica com a qual um sistema baseado em texto pode ter dificuldades. Há também a capacidade de gravar videoconferências para revisão e compartilhamento com colaboradores ausentes no momento.
Zoom, Google Meet e Microsoft Teams são bons em seu trabalho e fornecem uma função de gravação e um link para as contas de seus hosts com muita facilidade. Vale a pena anotar os fusos horários se você tiver algum colaborador no exterior. O Zoom tem uma função que permite superar esse desafio. Nosso artigo sobre como definir seu local de trabalho no Zoom tem a resposta.
Uma boa maneira de criar pequenos comentários em vídeo ou tarefas breves é usar um sistema de gravação e compartilhamento de vídeo como o Loom. É fácil gravar a si mesmo e sua tela e, em seguida, gerar um link para compartilhar. Os colaboradores também podem reagir e comentar os vídeos uns dos outros. Um sistema como este é muito útil para o trabalho assíncrono.
Menos é mais
Para evitar a frustração dos colaboradores que precisam criar várias contas, baixar vários aplicativos e dar seus preciosos detalhes para muitas empresas terceirizadas, definitivamente vale a pena ter certeza absoluta de que você precisa do software de sua escolha antes implementá-lo.
Dito isso, você pode descobrir novos recursos interessantes e úteis no software que você não sabia que existiam ou que foram recomendados por um colaborador. Com um pouco de tentativa e erro e testes, você encontrará os aplicativos e sites que funcionam melhor para você e sua equipe.
